Comment un logiciel de gestion peut m’accompagner dans ma démarche Qualiopi ?

Depuis que le référencement Datadock est remplacé par la certification Qualiopi, celle-ci fait aujourd’hui partie des principales préoccupations des centres de formation. 

Qu’est-ce que la certification Qualiopi ?

Avant d’aller plus loin, il est important de faire plus ample connaissance avec Qualiopi. Il s’agit tout d’abord d’une certification délivrée par un organisme certificateur. L’organisme chargé de l’audit Qualiopi se déplace sur le site du centre de formation pour vérifier si celui-ci applique toutes les dispositions conformes aux exigences du Référentiel National Qualité.

A quoi sert-elle ? 

Autrefois, la formation professionnelle était peu encadrée et peu réglementée. De ce fait, certains programmes n’étaient pas de qualité. Une simple déclaration d’activité suffisait pour exercer en tant qu’OF.

Avec le référencement Datadock en 2015, une première étape est franchie pour permettre aux organismes de formation de faire preuve d’un certain niveau de qualité. Toutefois, la réglementation en matière de qualité demeurait toujours complexe dans le domaine de la formation. En plus de Datadock, il y avait plus d’une cinquantaine de labels et de certifications qualité. La loi avenir du 5 septembre 2018 simplifie tout en créant un référentiel et une qualification : Qualiopi. Celle-ci est reconnue par tous les organismes de financement et s’applique à l’ensemble des prestataires de formation. Elle vient remplacer les autres référencements, normes et labels déjà existants.

Contrairement à eux, Qualiopi est une véritable démarche qualité. Elle dispose d’un référentiel à respecter, une certification et un audit réalisés par un organisme indépendant. Sans cette certification, les organismes de formations ne pourront pas :

• mutualiser de la formation professionnelle ;
• bénéficier des fonds de financement publics.

Certification Qualiopi : pour qui ?

Elle s’adresse à toutes les structures qui exercent l’une des activités citées ci-après :

• des actions de formation ;
• des bilans de compétence ;
• un apprentissage ;
• un accompagnement à la VAE ou validation des acquis de l’expérience.

Notez que les formateurs indépendants sont aussi concernés. 

Qualiopi : s’agit-il d’une certification obligatoire ? 

La certification n’est pas obligatoire. Un OF peut exercer en toute légalité même s’il n’est pas certifié Qualiopi. Cependant, une condition indispensable pour bénéficier de financements : OPCP, Pôle emploi, CPF ou encore AGEFIPH. 

Utiliser un logiciel de gestion aide à obtenir et à conserver sa certification Qualiopi

Il est important de préciser que le logiciel de gestion utilisé au sein d’un centre de formation ne valide pas tout seul son audit. Par contre, il va aider à simplifier les différentes étapes, à gagner du temps et à passer le jour d’audit sans stress. Voici quelques exemples d’avantages apportés par un logiciel de gestion comme FRESH MANAGEMENT ou un outil CRM pour ce qui est de faciliter les démarches Qualiopi :

Un logiciel de gestion structure l’offre de formation professionnelle

Avec le projet de transition professionnelle qui a remplacé le CIF, les salariés peuvent suivre une formation certifiante. Cela leur permet d’évoluer dans leur carrière et de se reconvertir. Ce type de formation peut être suivi en dehors ou pendant le temps de travail.

Toute certification qualité demande une bonne dose de structure et un brin d’organisation. Ce n’est pas dans vos cordes ? Pas de souci, Fresh Management est là pour vous aider. 

En seulement quelques clics, vous pouvez publier votre catalogue de formation, valider votre indicateur, construire une progression pédagogique et avoir un reporting détaillé avec des statistiques.

Pour une meilleure gestion des documents

Fresh Management permet de :

• digitaliser ;
• centraliser ;
• classer ; 
• sécuriser les documents associés à la formation professionnelle. Cela vous permet de vous retrouver facilement pour les rapports, les bilans, les audits, etc.

En centralisant vos rapports, vos bilans et vos indicateurs dans Fresh Management, vous pouvez facilement publier certaines statistiques sur vos documents de formation : le taux de réussite, les prix, les prérequis ou encore la durée.

Grâce à ce logiciel, vous pouvez aussi générer et stocker vos documents obligatoires comme ceux qui permettent de fournir à vos clients les informations sur le déroulement de vos prestations : convocation, règlement intérieur, etc.