Les documents indispensables pour la formation 

Les paperasses sont très importantes, voire même indispensables pour les centres de formation et les formateurs indépendants. Vous avez, en effet, plusieurs documents obligatoires à la formation à préparer. Cet article vous résume tout ce dont vous avez besoin pour exercer légalement.

Avant la formation : les documents obligatoires

Voici ce que vous devez préparer avant de fournir vos programmes de formation à vos apprenants : 

Le document concernant les programmes de formation 

Ce type de document obligatoire à la formation regroupe : 

• les caractéristiques de la formation, notamment les méthodes pédagogiques, les modalités, les pré-requis, les formats, etc. ;
• le contenu pédagogique.

C’est avec ce document que vos clients potentiels vont se baser pour faire le choix d’acheter ou non votre formation professionnelle. Les organismes financeurs et les organismes certificateurs Qualiopi vont également l’examiner attentivement avant toute prise en charge.

Le devis ou le bon de commande

Si vous proposez une prestation que vous facturez au-dessus de 1 500 euros, il est obligatoire de présenter un devis ou un bon de commande. Ce document vous permet de détailler le contenu et le coût de manière précise. 

Le contrat de formation 

Ce document contractuel doit être conclu avant l’inscription de l’apprenant et le règlement de la formation professionnelle. Il garantit l’officialisation des relations entre un apprenant et un organisme de formation ou un formateur indépendant. Un contrat de formation a pour rôle de cadrer la prestation tout en définissant les conditions de déroulement du programme de formation.

La convention de formation 

Ce document est indispensable si vous avez affaire à une entreprise. Elle doit contenir les éléments suivants : 

• les informations sur votre organisme de formation ;
• les informations concernant votre client bénéficiaire, qu’il s’agisse d’un particulier ou d’une entreprise ;
• les détails concernant la prestation ;
• l’effectif de la classe ;
• l’engagement des participants ;
• le coût de la formation ;
• les modalités de règlement ;
• les étapes à suivre en cas de litige, etc.

Le règlement intérieur 

Tout centre de formation doit établir un règlement intérieur qui s’applique à l’ensemble de ses apprenants. Ce document fournit des informations sur les mesures applicables en matière de santé et de sécurité dans l’établissement, de discipline, etc. Le règlement intérieur doit être, en amont, envoyé à chaque apprenant.

La convocation à la formation

Bien que ce document ne soit pas obligatoire, il est tout de même difficile de s’en passer. Elle récapitule tous les détails concernant la formation : 

• la date ;
• les horaires ;
• le lieu ;
• les coordonnées du formateur, etc.

Quels sont les documents indispensables pendant la formation ?

Pour chaque journée de formation, les apprenants et les formateurs doivent signer une feuille d’émargement. Ce document permet d’avoir un meilleur suivi et un contrôle optimal de l’assiduité de chaque apprenant. C’est, en effet, une obligation légale mise en place par le Code du Travail s’appliquant à tous les centres de formation.

En plus de la feuille de présence, il y a les tests et évaluations des acquis. Ils permettent d’évaluer les compétences des apprenants et de vérifier si les objectifs sont atteints.

D’autres documents obligatoires à la fin de la formation

Voici quatre principaux documents obligatoires à la formation qui pourraient encore être utiles :

L’attestation de fin de formation 

Ce document individualisé est remis à chaque apprenant à la fin de son parcours. Il a pour rôle d’attester le suivi de la formation et l’acquisition des compétences.

Le certificat de réalisation

Votre OF doit établir ce certificat après chaque action de formation. Il permet également aux organismes de contrôler que les actions de formation sont bien exécutées.

La facture

Vérifiez bien que dans votre facture, il y a bien les mentions obligatoires comme : 

• la date d’établissement de la facture ;
• la numérotation ;
• l’identification de votre centre de formation ;
• les informations concernant votre apprenant ;
• la date de la prestation ;
• le descriptif de la formation ;
• les prix : en HT, en TTC et la TVA.