Signature électronique : un outil devenu indispensable

Après les restrictions sanitaires causées par la pandémie du Coronavirus, la signature électronique est devenue de plus en plus utilisée. Elle est même devenue indispensable pour faciliter la réalisation d’actes commerciaux et la gestion administrative.

Qu’est-ce que la signature électronique ?

C’est un mécanisme qui permet de : 

• authentifier l’auteur d’un document électronique ;
• garantir son intégrité ;
• prouver un consentement.

Sa valeur est la même que celle d’une signature manuscrite. La différence se trouve dans le fait qu’elle correspond à des caractères et n’est donc pas visuelle.

Pour qu’elle soit reconnue aux yeux de la loi, il faut qu’elle soit :

• authentique : l’identité de son propriétaire doit être présente et vérifiable ;
• infalsifiable : un individu ne peut pas se faire passer pour quelqu’un d’autre ;
• inaltérable : elle ne permet pas la modification d’un document sur lequel elle est apposée ;
• non réutilisable : elle doit être intégrée dans le document signé. Il est donc impossible de la déplacer sur un autre ;
• irrévocable : il est impossible pour le propriétaire de la contester.

Voici quelques documents essentiels pouvant être signés de cette manière : 

• les factures ;
• les devis ;
• les contrats de travail ;
• les bons de commande ;
• les documents juridiques ;
• les documents comptables ;
• les compromis et les mandats de vente ;
• les actes notariés, etc.

Pourquoi utiliser la signature électronique ?

Voici dix bonnes raisons de vous tourner vers cette signature innovante :

Elle vous permet de gagner du temps

Vous pouvez économiser un temps précieux en décidant de passer à la signature électronique. En effet, vous n’avez plus besoin de voyager, d’organiser des réunions interminables, ni de vous déplacer quand vous avez besoin de signer un document ou quand la signature de votre partenaire, de votre fournisseur ou de votre client est nécessaire. En plus de cela, avec la signature électronique, vous pouvez accélérer vos activités commerciales. 

Elle offre une meilleure sécurité

Il faut que la signature électronique soit validée, certifiée et apposée au document pour que chaque changement soit visible. De ce fait, il est difficile de falsifier les documents signés de manière électronique. 

La signature électronique permet de réduire les coûts

En utilisant la signature électronique, vous pouvez économiser différents coûts : les dépenses associées à l’impression, au déplacement, à l’envoi des documents par voie postale, etc. 

Vous pouvez économiser du papier

Étant donné que les documents sont sous forme numérique, vous n’avez pas besoin de les imprimer. Cela vous permet d’économiser le papier que vous utilisez dans votre entreprise. De plus, vous faites un geste envers la planète. 

Vous gagnez plus de places

En cessant d’utiliser du papier pour vos documents, vous économisez de l’espace pour les archives imprimées. Vous pouvez donc vous débarrasser du stockage de documents dans votre bureau. 

La mobilité est assurée

Grâce à la signature électronique, vous avez la possibilité de signer des documents où que vous soyez : en vacances, en voyages d’affaires, etc. De ce fait, vos collaborateurs, vos clients ou vos fournisseurs n’ont pas à attendre votre retour pour avoir votre accord.

Vous ne risquez plus de perdre des documents 

Comme vous signez électroniquement des documents, vous êtes sûr qu’ils ne vont pas se perdre dans vos archives. Tous vos documents sont sur votre ordinateur. Enregistrez-les dans votre cloud pour les rechercher et les trouver facilement. 

C’est plus moderne et plus agile

Comme la technologie fait aujourd’hui partie du quotidien du monde entier, il est plus important de passer à la signature électronique. En effet, il est plus rentable d’être moderne et avisé dans ce domaine.

La signature électronique permet une utilisation internationale

Il est difficile de négliger les signatures électroniques, car elles peuvent être utilisées pour différentes activités dans le monde.

C’est plus pratique !

Ce dernier point résume tout. Avec la signature électronique, vous avez la possibilité d’effectuer des automatisations de vente. Aucune circonstance ne vous fait sentir dépendant.o