Automatisez votre facturation en 5 étapes clés

Automatiser la facturation devient de plus en plus primordial pour toute entreprise souhaitant évoluer dans la bonne direction. En gérant votre centre de formation, comme tout dirigeant d’entreprise, vous êtes au quotidien confronté à plusieurs défis dans vos opérations. La gestion de la facturation en fait partie étant donné qu’elle a un grand impact sur votre activité. Plus votre organisme de formation se développe, plus la facturation devient fondamentale et conséquente pour faire croître votre entreprise. Pour optimiser le processus tout en bénéficiant de ses avantages, il est recommandé d’avoir recours à l’automatisation de votre facturation.

Qu’est-ce que l’automatisation de la facturation ?

Il s’agit de mettre en place un logiciel de gestion pour traiter toutes vos factures sur ordinateur. En effet, automatiser la facturation consiste à la traiter de manière électronique. C’est une technique plus avantageuse par rapport au processus manuel classique qui peut être à la fois coûteux et inefficace. En optant pour l’automatisation de votre facturation, vous pouvez bénéficier d’un Retour sur investissement en moins de six mois après avoir lancé votre activité.

Comment savoir qu’il est temps pour votre OF d’automatiser la facturation ?

Posez-vous les questions suivantes pour savoir si votre organisme de formation doit passer à l’automatisation de sa facturation. Si vous répondez oui à chacune d’entre elles, cela veut dire qu’il est temps de passer à l’action. Les voici : 

• le département financier de votre centre de formation gère-t-il manuellement des tâches répétitives ?
• vous souhaitez passer à la vitesse supérieure pour traiter vos factures ?
• vous avez besoin de plusieurs jours, voire de plusieurs semaines pour identifier les factures non payées et cela retarde le suivi de vos comptes ?
• vous devez toujours procéder aux modifications manuelles lorsqu’un de vos clients demande un changement dans son abonnement ? 
• vous utilisez des feuilles de calcul pour clôturer vos livres de comptes chaque mois ?
• vous perdez des heures pour évaluer votre état financier ? 
• vous avez du mal à avoir des rapports qui détaillent les performances de vos stratégies de tarification ? 
• vous souhaitez positionner votre organisme de formation pour la croissance ?

Comment automatiser le processus de facturation ?

Voici les six principaux points à prendre en compte avant de vous lancer dans la facturation automatisée pour votre centre de formation :

Trouvez le bon logiciel pour automatiser la facturation

C’est sans doute la première étape à réaliser pour automatiser votre processus de facturation. Pour cela, vous devez d’abord examiner vos flux de travail et vos mesures internes pour identifier les principaux problèmes au niveau de votre système de facturation. C’est à partir de cela que pourrez ensuite rechercher les meilleures solutions de facturation automatisées qui répondront à vos besoins.

Un bon logiciel de gestion de facturation de qualité est un outil qui : 

• génère des factures basées sur des tarifs échelonnés, des frais de retard et des taxes localisées ;
• délivre des factures conformes aux conditions de paiement, au cycle et aux préférences spécifiques d’un client ;
• crée des factures personnalisées ou des modèles préétablis ;
• crée des plans de versement sur-mesure pour s’adapter à chaque client ;
• offre une expérience transparente via un portail de paiement client.

Configurez l’e-facturation 

Votre processus de facturation manuelle peut coûter plus cher que vous ne le pensez. Si votre OF continue d’envoyer des factures papier, la configuration de la facturation électronique devrait être l’une des premières étapes à suivre pour automatiser votre système de facturation. 

Fastidieuse et obsolète, la facturation à la main prend du temps. La facturation automatisée peut vous aider à récupérer le temps perdu. Elle vous permet d’envoyer des factures rapidement, ce qui contribue à raccourcir le cycle de facturation à l’encaissement.

Planifiez des rappels de facturation

En automatisant votre système de facturation, assurez-vous de programmer un processus de rappel de paiement efficace. Même si les conditions de paiement peuvent être clairement définies sur une facture, il arrive parfois que les clients ne paient pas à temps. Vous pouvez éviter cela en leur envoyant des rappels en temps opportun. 

Lancez un portail de paiement client

Une fois l’automatisation du processus de facturation mise en place, vous pouvez vous concentrer sur l’automatisation des paiements grâce à un portail en libre-service. Celui-ci permet à vos clients de régler rapidement leurs factures, de surveiller les soldes, de gérer les abonnements et de mettre à jour leurs informations. 

Créez des tableaux de bord de reporting pour les performances de facturation

Créer et maintenir des rapports précis et à jour est un défi lorsque votre centre de formation s’appuie sur des systèmes de facturation manuels. La création de rapports peut prendre beaucoup de temps. Les systèmes de facturation automatisés gèrent la plus grande partie du travail impliquée dans le processus de création de rapports. Cela vous permet de voir les données dont vous avez besoin en temps réel.

Lors de la mise en œuvre d’une solution d’automatisation de la facturation, ne négligez pas vos besoins en matière de reporting. Au lieu de cela, profitez-en pour mettre en place des tableaux de bord intelligents. Ils vous permettent de surveiller facilement les KPI (indicateurs clés de performances) importants et les données clients.