Quel logiciel et outil de gestion pour son organisme de formation ?

De manière indiscutable, la question du choix d’un outil de gestion de la formation est un sujet récurrent.
En effet, pour les organismes de formation (ou plus généralement les OPAC), la période où l’on doit se repenser est systématiquement animée par cette question : Période COVID, période estivale, période de Datadockisation ou période de mise en conformité Qualiopi ramènent toutes à cette question : Quel logiciel pour gérer mon organisme de formation ?

Malheureusement, à cette question s’associe forcément la question : De quoi avez-vous besoin pour gérer votre organisme de formation ?

Quels sont les bénéfices d’un outil de gestion de la formation ?

Derrière cette question se cache « malheureusement » bon nombre de points qui amènent discrètement l’outil de gestion de la formation comme le « messie » de l’organisme.

En fait, le logiciel de gestion est à la fois :
– Un outil juridique pour être en conformité vis à vis de la DIRECCTE et générer automatiquement des rapports comme le BPF (Bilan Pédagogique et Financier)
– Un outil qualité pour être Datadocké ou Qualiopisé : Disposer de documents et de processus administratifs solides qui font office de guide pour les utilisateurs.
– Un outil pour maîtriser ses coûts de gestion : Eviter de sur-solliciter une assistante commerciale ou d’en recruter une nouvelle.
– Un outil pour se concentrer sur son développement et non son administratif : Grâce à des automatisations de gestion et des tableaux de bords fiables.
– Un outil pour se digitaliser. Digitaliser sa gestion, Digitaliser ses formations, Digitaliser ses processus : A la fois pour être « moderne » mais également pour faire face à des contraintes d’agilité et de réactivité.

Notre étude sur le sujet après de 100 organismes de formation de différentes tailles fait en effet ressortir l’ensemble de ces besoins. Mais également des exigences plus subtiles

Quelles sont les attentes relatives à un outil de gestion de la formation ?

« Je souhaite accéder au digital » : Comme indiqué précédemment, l’une des principales valeurs ajoutées pour les professionnels de la formation est de pouvoir se digitaliser. Il en ressort plus précisément :
– Proposer des solutions e-learning. Il faut entendre par là « Proposer des formations à distance »
– Proposer une solution pour automatiser la gestion administrative au format numérique.
– Proposer une solution qui réalise le BPF à ma place.

Encore une fois, le logiciel de formation est perçu comme beaucoup plus que ce pour quoi il est conçu initialement. Aussi, les logiciels doivent être performants dans leurs services.

« Je souhaite un outil à ma portée » : Entendons par là, que l’informatique peut faire peur. Il faut donc à la fois un outil qui rende service et en même temps un outil qui ne fasse pas perdre de temps à son utilisateur. Plus précisément :
– Proposer un outil simple. Il faut entendre ici que l’outil très fonctionnel mais sans trop de complexité apparente.
– Proposer un outil design. Un outil agréable à utiliser.
– Proposer un outil qui s’adapte à la taille de mon organisation. Un outil peut être plus complexe si je suis une grosse structure et plus réduit si je suis une petite structure.
– Un outil qui s’adapte à mes processus et non l’inverse. Ce qui est quelque peu contradictoire avec les attentes Datadock et Qualiopi.

« Je souhaite disposer d’un service support » : Là aussi grosse contradiction avec d’un coté l’idée de ne pas payer trop cher le service et la volonté de se faire aider à n’importe quel moment. Plus précisément :
– Proposer une hotline disponible dans des plages horaires importantes.
– Proposer un accompagnement réactif.

Et pourtant, le secteur de la formation étant sous capitalisé, on remarque que les exigences sont importantes et les budgets associés limités : A titre d’exemple, bon nombre de consultants formateurs estiment impensable de mettre plus de 100€/mois dans un outil de gestion. Et quand bien même ils le font, ils reprochent encore pas bon nombre de choses à l’outil qu’ils utilisent.

Quels sont les logiciels de gestion de la formation ?

Pour rédiger cet article nous avons contacté tous les acteurs identifiés du secteur. Et malheureusement, force est de constaté que nous avons eu très peu de réponses à nos emails. La faute au COVID ? Le besoin de rester discret ? Ou plus simplement un secteur d’intervention très « niché » ? L’avenir nous le dira. En tout cas, difficile de pousser l’étude au delà des quelques acteurs qui ont pris le soin de nous répondre. Voici la liste des logiciels de gestion de la formation que nous avons recensé (par ordre alphabétique).

Nous remarquons très rapidement les problématiques suivantes :
– Certains sont des logiciels dédiés à la formation d’autres des modules de gestion de la formation adossés à des logiciels beaucoup plus gros appelés ERP.
– Certains sont des logiciels sectorisés (exemple logiciel de gestion de la formation dans le secteur hôtellerie) alors que d’autres sont généralistes.
– Certains sont construits sur des technologies lourdes et historiques alors que d’autres sont construits sur des technologies récentes et inter-connectables.

Quelles sont les nouvelles fonctionnalités d’un logiciel de gestion de la formation ?

Après avoir abordé les bénéfices et les attentes, nous avons également porté notre attention sur les « nouvelles fonctionnalités ». Entendons par là les fonctionnalités que certains proposent, qui s’éloignent du coeur du sujet mais qui, de fait, apparaissent comme de plus en plus incontournables.

  • Outils de gestion de la relation client (CRM): Création de pages Internet (Landing Page), Création de leads (formulaires de contact), Créations d’opportunités, Relances semi-automatique des opportunités, Outil d’aide à la création rapide de devis.
  • Gestion des ressources : Que ce soit au niveau de la gestion des plannings, des absences, des disponibilités des formateurs, du matériel et des salles, les fonctionnalités liées à la gestion des ressources sont de plus en plus proposées par les éditeurs.
  • Outils pédagogiques : En offrant un espace dédié aux formateurs, aux apprenants, des solutions LMS et LCMS pour gérer des contenus de formation et suivre l’apprentissage des apprenants, les outils pédagogiques deviennent également un élément de différenciation fort.
  • Outil comptable : Proposer un outil comptable qui permette de générer des factures hors cadre de la formation. Un outil de gestion de comptabilité analytique, de gestion de trésorerie, et des relances clients.

L’ensemble de ces éléments constituent donc des éléments de différenciation fort et en même temps qui génèrent une augmentation du prix.

Quel logiciel de gestion de la formation choisir ?

Fresh-management est une Solution de Gestion pour Organismes de Formation, Plus d’une centaine de centres de formation utilisent quotidiennement notre solution. Leur retour utilisateur nous permet de faire évoluer Fresh management en fonction des besoins identifiés auprès de nos clients. Nous avons à coeur de vous proposer une solution facile à prendre en main avec un soin tout particulier accordé au design et à l'ergonomie pour un confort d'utilisation optimal. Contrairement à tous nos concurrents, nous ne vous proposons pas une solution qui englobe tous les process d'une entreprise. Nous mettons à votre disposition une solution ciblée sur vos besoins. Fresh Management est très extrêmement simple à prendre en main car elle a été développée en partenariat avec de nombreux centres de formation qui nous ont fait part de leurs demandes.

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