Audit Qualiopi : quelles pièces justificatives faut-il préparer ?
L’obtention de la certification Qualiopi est obligatoire pour tout organisme de formation souhaitant proposer des actions financées par des fonds publics ou mutualisés (comme le CPF via EDOF). Mais pour réussir cet audit exigeant, il est crucial de bien préparer vos documents Qualiopi.
Voici la checklist complète des pièces justificatives attendues lors d’un audit Qualiopi, pour chaque indicateur du référentiel national qualité (RNQ).
📌 Pourquoi bien préparer les documents de l’audit Qualiopi ?
L’audit Qualiopi repose sur 7 critères décomposés en 32 indicateurs, que l’auditeur évalue à travers des preuves documentaires concrètes. Il ne s’agit pas de déclarer que vous êtes conforme, mais de le prouver par des pièces justificatives précises.
Une préparation rigoureuse en amont vous permet de :
- Gagner du temps le jour J,
- Répondre précisément à chaque exigence,
- Réduire le risque de non-conformité.
✅ Documents Qualiopi : la checklist par indicateur
Voici une liste indicative des principales pièces justificatives Qualiopi, classées par critère du référentiel.
🟩 Critère 1 : Informations sur l’offre
Indicateurs 1 à 3
Documents attendus :
- Fiche programme détaillée (objectifs, prérequis, durée, modalités, évaluation…),
- CGV ou contrat de formation avec clauses obligatoires,
- Guide d’accueil du stagiaire,
- Supports d’information envoyés aux prospects (site web, plaquette, email).
🟩 Critère 2 : Objectifs et adaptation des prestations
Indicateurs 4 à 7
Pièces justificatives :
- Dossier d’analyse des besoins (questionnaire, entretien préalable),
- Trame de positionnement initial (test, entretien),
- Modalités d’adaptation du parcours (accompagnement spécifique, aménagements),
- Plan individualisé de formation si applicable.
🟩 Critère 3 : Accompagnement et suivi
Indicateurs 8 à 10
Documents à préparer :
- Fiches de suivi de l’apprenant,
- Relevés d’assiduité (émargements),
- Comptes-rendus de bilan intermédiaire,
- Procédure de gestion des abandons et retours à chaud.
🟩 Critère 4 : Moyens mobilisés
Indicateurs 11 à 16
Pièces justificatives possibles :
- Inventaire des ressources matérielles et pédagogiques,
- Exemple de support de formation,
- Liste des outils numériques utilisés (LMS, visioconférence…),
- CV et diplômes des formateurs,
- Contrats de sous-traitance ou convention de partenariat,
- Procédure d’évaluation des formateurs externes.
🟩 Critère 5 : Compétences des formateurs
Indicateurs 17 à 20
À fournir :
- CV à jour des intervenants,
- Plan de développement des compétences de l’équipe,
- Attestations de formation continue des formateurs,
- Grille d’évaluation interne des intervenants.
🟩 Critère 6 : Veille réglementaire et pédagogique
Indicateurs 21 à 23
Preuves recommandées :
- Plan de veille avec sources identifiées (revues pro, sites officiels, newsletters),
- Historique des mises à jour de programmes,
- Exemple d’évolution pédagogique basée sur la veille.
🟩 Critère 7 : Prise en compte des appréciations
Indicateurs 24 à 32
Documents utiles :
- Questionnaire de satisfaction (à chaud, à froid),
- Synthèse annuelle des retours stagiaires,
- Plan d’amélioration continue basé sur les retours,
- Réclamations et leur traitement,
- Taux de réussite, de satisfaction, de retour à l’emploi,
- Dossier de traitement des non-conformités précédentes (audit initial ou surveillance).
❓ FAQ – Préparation à l’audit Qualiopi
💬 Peut-on présenter des preuves issues d’un seul client ?
Oui, mais il est recommandé de montrer plusieurs exemples si vous en avez, surtout en audit de surveillance.
💬 L’audit Qualiopi peut-il être à distance ?
Oui. Depuis le COVID, la plupart des audits initiaux et de surveillance peuvent être réalisés 100 % en visio, sous conditions.
💬 Que faire en cas de non-conformité mineure ?
Vous avez 3 mois maximum pour fournir les éléments correctifs. Préparez un plan d’action documenté à transmettre à l’auditeur.
