Checklist : Comment remplir efficacement son Bilan Pédagogique et Financier (BPF) ?

Chaque année, tous les organismes de formation, qu’ils soient certifiés ou non, ont l’obligation de transmettre à la DREETS leur Bilan Pédagogique et Financier (BPF) avant le 30 avril. Ce document réglementaire, bien plus qu’une simple formalité, est un véritable révélateur de la santé de votre organisme.

Mais comment remplir efficacement son BPF, éviter les erreurs et s’en servir comme levier de pilotage stratégique ? Suivez cette checklist complète, étape par étape.

1. Comprendre le rôle du BPF

Le BPF est une déclaration annuelle obligatoire pour tous les organismes de formation enregistrés auprès de la DREETS.

Il a trois objectifs principaux :

• Contrôle administratif de votre activité de formation,
• Analyse économique et pédagogique de votre structure,
• Base statistique nationale sur l’offre de formation professionnelle.

À noter : ne pas transmettre votre BPF peut entraîner la radiation de votre numéro de déclaration d’activité (NDA).

2. À quel moment remplir et transmettre son BPF ?

• Période couverte : 1er janvier au 31 décembre de l’année précédente.
• Date limite de dépôt : 30 avril de l’année en cours.
• Outil de déclaration : via la plateforme Mes démarches emploi-formation (authentification via FranceConnect).

🕐 En cas de création récente, vous devez remplir le BPF si vous avez eu une activité de formation effective, même partielle, durant l’année.

3. Préparer ses données en amont

Avant d’ouvrir la plateforme, rassemblez toutes les informations chiffrées et pédagogiques nécessaires :

✅ Nombre d’actions de formation réalisées,
✅ Volume d’heures dispensées,
✅ Nombre de stagiaires formés (par catégorie : salarié, demandeur d’emploi…),
✅ Effectif formateur (salarié, indépendant, sous-traitant),
✅ Recettes perçues, par financeur : OPCO, CPF, entreprises, particuliers, Pôle emploi, etc.

Astuce : tenez à jour un tableau mensuel ou un CRM pour éviter le stress en avril. Cela facilitera le reporting automatique.

4. Remplir les différentes sections du BPF

Le BPF est structuré en plusieurs rubriques. Voici la checklist des sections à remplir sans faute :

📌 1. Identification de l’organisme

• Raison sociale, adresse, SIRET, NDA, coordonnées du référent.

📌 2. Nature des activités

• Type de prestations : formation, VAE, bilan de compétences, apprentissage.

Nouveauté depuis 2023 : il faut également indiquer si vous avez recours à la sous-traitance.

📌 3. Effectifs formés

• Par type de public : salariés, demandeurs d’emploi, travailleurs handicapés, indépendants…
• Par modalité : présentiel, distanciel, blended learning.

Important : croisez bien vos chiffres avec vos feuilles d’émargement, attestations de présence, et justificatifs CPF.

📌 4. Volume d’heures

• Total d’heures de formation dispensées,
• Répartition par type d’action : certifiante, qualifiante, adaptation au poste, etc.

📌 5. Moyens humains

• Nombre de formateurs (internes, externes, occasionnels),
• Personnels administratifs.

Conseil : mentionnez tous les intervenants ayant effectivement animé des sessions de formation durant l’année.

📌 6. Données financières

• Recettes totales (HT),
• Répartition par source de financement (OPCO, entreprises, CPF, État, etc.),
• Nature des contrats : convention, contrat de sous-traitance, facture directe.

5. Vérifier la cohérence des données

Une des erreurs les plus fréquentes : des chiffres incohérents entre les sections. Exemples :

• Plus de stagiaires que de sessions déclarées,
• Volume d’heures impossible à atteindre avec le nombre de formateurs déclarés,
• Recettes qui ne correspondent pas aux volumes d’activités.

🎯 Astuce pro : relisez votre BPF en croisant :

• le nombre d’apprenants X heures suivies = volume total d’heures,
• vos factures annuelles vs recettes déclarées,
• vos feuilles d’émargement vs nombre de sessions.

6. Transmettre et sauvegarder votre BPF

Une fois rempli :

✅ Téléchargez le récapitulatif PDF du BPF,
✅ Conservez une copie pendant au moins 5 ans (en cas de contrôle DREETS ou audit Qualiopi),
✅ Envoyez-le à vos partenaires si besoin (ex : OPCO, certificateurs, etc.).

Si vous constatez une erreur après envoi, contactez rapidement votre DREETS pour demander une modification.

7. Utiliser le BPF comme outil de pilotage

Le BPF n’est pas qu’un document administratif : il peut devenir un vrai tableau de bord stratégique si vous l’analysez sérieusement :

Comparez votre évolution d’une année sur l’autre :

• Croissance du chiffre d’affaires,
• Nombre moyen de stagiaires par action,
• Part des formations certifiantes vs non certifiantes.

Créez un rapport de performance annuel à partir de vos données BPF pour :

• vos réunions stratégiques,
• vos campagnes marketing (preuves sociales),
• vos dossiers de certification.

Erreurs fréquentes à éviter

❌ Ne pas inclure les formations en sous-traitance
❌ Déclarer des chiffres approximatifs “à la louche”
❌ Négliger la cohérence entre BPF et Qualiopi
❌ Remplir dans la précipitation sans vérification

Votre checklist BPF

✅ Préparer les données pédagogiques et financières à l’avance,
✅ Rassembler vos justificatifs de sessions, présences et facturations,
✅ Vérifier la cohérence interne de votre déclaration,
✅ Conserver le document transmis,
✅ Utiliser vos données BPF pour piloter et communiquer sur vos résultats.