Une journée type d’audit Qualiopi : à quoi faut-il s’attendre ?

Pour tout organisme de formation souhaitant accéder aux financements publics ou mutualisés, obtenir la certification Qualiopi est une étape incontournable. Cette certification, délivrée après un audit rigoureux, atteste de la qualité des prestations proposées. Mais comment se déroule concrètement une journée d’audit Qualiopi ? Voici un aperçu détaillé, étape par étape, pour mieux anticiper ce moment décisif.

1. Avant l’audit : une préparation méthodique

📋 Constitution du dossier de preuves

Avant le jour J, l’organisme de formation doit réunir un ensemble de documents démontrant sa conformité au Référentiel National Qualité (RNQ). Parmi eux :

• Programmes et supports de formation
• Procédures internes
• Évaluations des apprenants
• Retours d’expérience
• Justificatifs des compétences des formateurs

📆 Organisation logistique

Il faut ensuite convenir d’une date avec l’auditeur et planifier la journée : accueil, entretiens, accès aux locaux et documents, observation des sessions si nécessaire. Cette étape est essentielle pour garantir le bon déroulement de l’audit.

2. Le jour de l’audit : déroulement en plusieurs temps

🧭 Réunion d’ouverture

La journée commence par une réunion de bienvenue. L’auditeur y présente :

• Les objectifs de la journée
• Les critères à observer
• Le déroulé précis de l’audit
  C’est aussi l’occasion pour l’organisme d’exposer son activité et son fonctionnement.

📂 Analyse documentaire

Vient ensuite le temps de l’étude des documents. L’auditeur examine en détail les procédures internes et les éléments de preuve en lien avec les 7 critères du RNQ, tels que :

• L’ingénierie pédagogique
• L’adaptation aux publics
• Le suivi des bénéficiaires
• L’amélioration continue

👥 Entretiens avec l’équipe

Des échanges sont menés avec différentes parties prenantes (direction, formateurs, personnel administratif). Ces entretiens visent à vérifier que les pratiques décrites dans les documents sont bien appliquées sur le terrain.

🎓 Témoignages des apprenants

L’auditeur peut également interroger un ou plusieurs stagiaires pour recueillir leur retour d’expérience. Ces retours permettent d’évaluer la perception de la qualité des prestations et l’impact des formations suivies.

🏫 Visite des locaux

Une inspection des espaces de formation est généralement prévue. Elle permet de contrôler leur conformité en matière de sécurité, d’accessibilité, et d’adaptation aux activités proposées.

🎥 Observation pédagogique (facultative)

Si des formations ont lieu le jour de l’audit, l’auditeur peut assister à une session. Cela lui permet d’apprécier en direct :

• Les méthodes pédagogiques utilisées
• L’interaction entre formateur et apprenants
• Le climat de formation

3. Clôture de l’audit : retour à chaud et suite du processus

🧾 Réunion de synthèse

En fin de journée, une réunion de clôture est organisée. L’auditeur y présente ses constats :

• Points forts identifiés
• Éventuels écarts à corriger
• Premières recommandations

Cette restitution orale permet à l’organisme de poser des questions et de mieux comprendre les éléments relevés.

📝 Rapport d’audit et actions correctives

Dans les jours suivants, l’organisme reçoit un rapport écrit détaillant les constats de l’audit. Si des écarts sont relevés, il doit proposer un plan d’actions correctives et fournir les preuves de leur mise en œuvre, dans un délai fixé.

En résumé : un audit exigeant mais structurant

L’audit Qualiopi, bien qu’exigeant, constitue une opportunité de valoriser et renforcer la qualité des prestations de formation. Il permet également d’identifier des axes d’amélioration concrets pour une démarche qualité continue.

Questions fréquentes

🔹 Comment bien se préparer à un audit Qualiopi ?

Réunissez tous les documents exigés, formez vos équipes au référentiel RNQ, et planifiez la journée avec rigueur.

🔹 Combien de temps dure l’audit ?

En moyenne une journée, mais la durée peut varier selon la taille de l’organisme et le nombre de sites concernés.

🔹 Que se passe-t-il si des non-conformités sont relevées ?

Vous disposez d’un délai pour corriger les écarts et transmettre les preuves de conformité. La certification n’est accordée qu’après validation des actions correctives.

🔹 Pourquoi est-ce important ?

La certification Qualiopi est indispensable pour accéder aux financements publics et atteste du sérieux de votre organisme auprès de vos partenaires et bénéficiaires.

📌 Conclusion

L’audit Qualiopi est bien plus qu’un simple contrôle : c’est un levier de professionnalisation et de structuration. En anticipant les étapes, en impliquant l’ensemble de l’équipe, et en adoptant une démarche d’amélioration continue, les organismes de formation peuvent aborder cette journée avec confiance et en faire une opportunité de valorisation.