Les fonctionnalités indispensables d’un logiciel de gestion pour OF
Il existe un vaste choix d’actions de gestion à mettre en place pour qu’un centre de formation fonctionne de manière formelle. C’est pourquoi il est recommandé d’utiliser un logiciel de gestion comme Fresh Management. Découvrez dans cet article les principales fonctionnalités de ce logiciel de gestion dédié aux OF.
Fresh Management assure une bonne gestion commerciale
Avec Fresh Management, vous pouvez :
- développer votre clientèle ;
- avoir un suivi commercial efficace.
Il vous offre une base de données
Vous pouvez stocker l’ensemble de vos prospects et de vos apprenants dans une base de données fiable sur Fresh Management. Cela vous permet de les rattacher à chaque formation à laquelle ils se sont inscrits. Un logiciel de gestion pour centre de formation vous permet aussi de stocker tous vos documents importants, notamment les attestations, les convocations, les cartes d’identité, etc.
Il vous permet de communiquer directement depuis la plateforme
En utilisant un logiciel de gestion comme Fresh Management, vous pouvez envoyer directement vos courriels et vos SMS depuis l’outil digital. Il vous suffit juste de créer des modèles d’e-mail au préalable. Programmez ensuite leur envoi. Cela vous permet de gagner largement du temps.
Vous avez aussi la possibilité d’intégrer une ligne téléphonique dans votre logiciel de gestion pour OF pour pouvoir passer des appels via la plateforme.
Un outil rattaché à CPF et à API Pôle Emploi
Un outil de gestion dédié aux organismes de formation vous permet de recevoir sur la plateforme digitale toutes vos demandes rattachées au Pôle Emploi et au CPF. De ce fait, tous les demandeurs seront automatiquement enregistrés sur votre base de données.
Pour avoir des statistiques à jour
Avec Fresh Management, vous pouvez consulter toutes les statistiques de votre centre de formation en un clic :
- les taux de réussite ;
- les taux de remplissage ;
- le bilan pédagogique et financier de l’établissement ;
- le chiffre d’affaires, etc.
Un logiciel de gestion pour bien piloter le côté administratif de votre OF
Pour digitaliser la gestion des tâches administratives de votre centre de formation, un logiciel de gestion vous donne accès à un tableau de bord. Ce dispositif peut être personnalisé en fonction de vos préférences. Il vous permet d’avoir un calendrier des listes de tâches à effectuer. Vous recevrez des notifications pour vous rappeler les tâches à réaliser.
Avec le logiciel de gestion Fresh Management, vous pouvez aussi éditer facilement et rapidement les diplômes en choisissant parmi les thèmes graphiques mis à votre disposition.
C’est aussi un logiciel de gestion financière
En utilisant un logiciel de gestion, vous pouvez automatiser la création de devis et de factures dans votre OF. Seuls quelques clics suffisent pour éditer ces documents. En plus, il est possible de suivre l’avancement de vos paiements tout en programmant des relances si besoin.
Cela facilite la création et l’envoi de devis
Automatiser la génération d’une convention est facilitée avec un logiciel de gestion efficace. Vous pouvez même appliquer des remises sur les devis et les factures que vous élaborez en un clic. Une fois ces documents établis, vous pouvez les envoyer par e-mail à vos clients.
Une facturation simplifiée
Le logiciel vous simplifie le quotidien avec la gestion des factures grâce à la génération automatique d’une facture à chaque fois que vous y ajoutez un client. Il est aussi facile de gérer les avoirs et les acomptes avec cet outil. Même si vous commettez une erreur, vous pouvez toujours revenir là-dessus tout en mettant à jour votre facturation. En effet, si jamais vous avez mal configuré un ou plusieurs paramètres comptables, l’outil vous avertit et vous accompagne pour résoudre le problème.
Pour une meilleure gestion de vos documents
Un logiciel de gestion d’un OF vous génère automatiquement l’ensemble de vos documents. Il est même possible de les personnaliser selon le profil de votre OF et la formation que vous proposez. L’une des fonctionnalités logiciel de gestion pour OF est de gérer efficacement tous vos documents :
- les documents pour les stagiaires : fiche de renseignement, convocation, reçu de paiement, attestation de formation professionnelle, devis, diplômes et convention de stage ;
- les documents dédiés aux formateurs : ordre de mission ou contrat ;
- les documents pour le centre de formation incluant le bilan pédagogique, les papiers relatifs à la qualification Qualiopi et au référentiel qualité, l’évaluation annuelle des formateurs ;
- les documents faits pour les sessions comme l’état des paiements, les suivis des stagiaires, etc.
