Importation de base de données : Fresh Management reprend vos contacts existants
Changer de logiciel effraie surtout pour une raison : l’idée de ressaisir, une par une, des fiches accumulées depuis des années.
Fresh Management importe votre base de contacts existante. Entreprises clientes, apprenants et prospects rejoignent votre espace avant même votre première session, et vous éditez un devis pour un client connu dès le premier jour.
Ce que Fresh Management importe pour vous
Ces contacts alimentent directement votre répertoire clients et prospects. Une entreprise importée est immédiatement utilisable : vous créez son devis, sa convention et sa facture sans recréer sa fiche.
Un apprenant déjà formé reste rattaché à son entreprise et à son historique de contact, ce qui vous permet de le réinscrire à un recyclage sans repartir d’une fiche vierge.
L’importation dans Fresh Management, en vidéo
Vous n’êtes pas seul face à votre fichier
La reprise demande plus qu’un bouton d’import. Le support de Fresh Management, basé en France, valide avec vous le format attendu et la structure de votre fichier avant l’opération.
C’est le moment de poser les questions qui comptent : ce que votre logiciel actuel exporte, ce qu’il faut séparer entre entreprises et personnes, ce qu’il vaut mieux écarter. Un fichier préparé s’importe en une fois, là où un export brut se reprend plusieurs fois.
Cet accompagnement fait partie de la prise en main, au même titre que le paramétrage de vos modèles de documents et de vos programmes de formation.
Ce que vous pouvez faire dès l’import terminé
Une fois vos contacts en place, Fresh Management devient opérationnel immédiatement, sans attendre d’avoir tout reconstitué.
- Répondre à une demande en éditant un devis pour une entreprise déjà connue, avec ses coordonnées et son interlocuteur.
- Ouvrir vos prochaines sessions et y inscrire des apprenants que vous avez déjà formés.
- Relancer vos prospects en cours, grâce aux relances automatiques, sans perdre les demandes en attente pendant la bascule.
- Publier votre offre sur le catalogue en ligne et recevoir les nouvelles demandes directement dans le logiciel.
Votre activité passée, elle, reste consultable dans votre ancien système, conformément à vos obligations de conservation. La reprise porte sur ce dont vous avez besoin pour travailler, pas sur dix ans d’archives.
Vos questions sur l’importation
Que reprend Fresh Management ?
Votre base de contacts : entreprises clientes, apprenants et prospects, depuis le fichier que vous utilisez aujourd’hui.
Faut-il préparer son fichier ?
Oui, et le support vous accompagne : le format attendu et la structure se valident avant l’import.
Et les données de mon logiciel actuel ?
Leur reprise dépend de ce que cet outil permet d’exporter. C’est le premier point à vérifier, et le support vous aide à l’évaluer.
Peut-on utiliser le logiciel avant la fin de la reprise ?
Oui. Vos contacts importés suffisent à créer des devis, des sessions et des inscriptions dès le premier jour.
Faut-il reprendre tout l’historique ?
Rarement. Les contacts actifs suffisent à démarrer, vos dossiers anciens restant consultables par ailleurs.
Apportez votre fichier, nous regardons ensemble
Venez à la démonstration avec un extrait de votre fichier de contacts, même imparfait. Vous verrez ce que Fresh Management reprend tel quel, ce qui demande une préparation, et à quelle date vous pouvez basculer.