La gestion administrative de votre organisme de formation, du devis au BPF
Fresh Management produit les documents d’une formation à partir des informations déjà saisies dans le dossier : devis, convention, convocation, feuille d’émargement, attestation, diplôme, facture.
Vous saisissez une information une fois. Elle alimente ensuite chaque document qui en a besoin, et les données des sessions préparent votre bilan pédagogique et financier annuel.
Ce que le module de gestion administrative prend en charge
Le module accompagne le dossier administratif d’une formation, de la demande de devis à la facture. Il alimente aussi la préparation du BPF.
Il s’adresse aux organismes de formation, aux formateurs indépendants et aux CFA qui produisent encore leurs documents dans Word et leur suivi dans un tableur.
Il remplace les modèles dupliqués pour chaque stagiaire, les feuilles d’émargement papier et la compilation manuelle des données du BPF.
Pourquoi l’administratif déborde dans un organisme de formation
Une session de douze stagiaires, c’est douze convocations et douze attestations. S’y ajoutent au moins une convention, une feuille d’émargement et une facture.
Chacun reprend les mêmes informations : l’intitulé, les dates, le prix, le nom de chaque apprenant. Recopiées à la main, elles finissent par diverger.
L’erreur apparaît au pire moment. Un financeur refuse une prise en charge pour une signature manquante. Un auditeur demande une preuve que personne ne retrouve.
Le parcours d’un dossier de formation, étape par étape
Dans Fresh Management, chaque étape repart des informations de la précédente. Vous complétez le dossier au lieu de le recopier.
- Le devis se construit à partir de la formation et de la session. Il part par e-mail pour être signé.
- La convention se génère depuis le devis accepté. Son numéro s’incrémente seul et les informations de la session se préremplissent.
- Les convocations et les documents de session sortent pour tous les apprenants en une fois, à partir de vos modèles.
- La feuille d’émargement est créée avec la session. Les apprenants signent par demi-journée, en salle comme à distance.
- Les attestations se produisent à la fin de la session, au nom de chaque apprenant. Les diplômes reçoivent un numéro unique.
- La facture reprend la session, les apprenants et le financeur. Les règlements s’enregistrent ensuite sur la facture concernée.
- Le bilan pédagogique et financier annuel se prépare avec les sessions, les apprenants et les financements enregistrés tout au long de l’exercice.
Des devis et des conventions générés sans ressaisie
La demande de devis arrive complète, grâce à un formulaire que votre prospect remplit lui-même. Le devis signé devient ensuite la base de la convention.
Vos documents de session : génération, personnalisation et partage
Vous créez un modèle une fois. Grâce aux champs variables, il produit un document individuel pour chaque apprenant, dans toutes les sessions concernées.
Votre logo, votre signature et votre cachet s’appliquent à tous les documents. Un document propre à une seule personne se crée sans toucher au modèle commun.
Un émargement électronique signé par demi-journée
La feuille de présence est créée automatiquement avec la session. Chaque apprenant signe par demi-journée, sur une tablette, un téléphone du centre ou son propre téléphone, sans rien installer.
Le formateur voit en direct qui a signé et qui manque. La feuille consolidée de la session s’exporte en PDF dès que le financeur ou l’auditeur la demande.
Des diplômes numérotés et vérifiables par QR code
Chaque apprenant certifié reçoit son diplôme à son nom, avec un numéro unique. Le QR code ouvre la version hébergée du diplôme, sans compte ni application.
Si vous habilitez d’autres centres à préparer votre titre RNCP, vos partenaires créent leurs sessions à partir de vos formations. Vous attribuez ensuite les diplômes.
Une facturation qui part du dossier de formation
La facture pro forma se génère depuis la convention, avant la formation. La facture reprend ensuite la session, les apprenants et le financeur.
Une facture réglée ne se modifie plus : la correction passe par une facture d’avoir, rattachée à la facture concernée. Chaque paiement et chaque remboursement reste visible sur une seule page.
Un BPF prérempli et des habilitations suivies toute l’année
Le bilan pédagogique et financier se remplit au fil de l’année. Les sessions, les apprenants et les financements enregistrés l’alimentent directement, sur ses trois volets.
Pour les certificateurs concernés, le flux d’accrochage des certifications RNCP ou RS vers la Caisse des Dépôts se génère depuis les sessions. Les erreurs se corrigent dans un onglet dédié.
Les habilitations de vos formateurs sont suivies, avec une alerte avant leur échéance.
Les documents qu’un dossier de formation réunit dans Fresh Management
Voici ce que le module produit ou conserve pour chaque session, et à quel moment. Le BPF, lui, porte sur l’ensemble de l’exercice.
- Le devis : avant la formation, à partir de la session et du financeur.
- La convention de formation : dès l’acceptation du devis, préremplie et numérotée.
- La facture pro forma : avant la formation, quand un client ou un financeur doit engager son budget.
- Les convocations et les documents de session : avant le démarrage, un par apprenant.
- La feuille d’émargement : pendant la formation, signée par demi-journée.
- Les attestations : à la fin de la session, une par apprenant.
- Les diplômes : pour les formations certifiantes, numérotés et vérifiables par QR code.
- La facture et, si besoin, l’avoir : après la prestation, rattachés au dossier.
Vos apprenants retrouvent aussi leurs documents administratifs dans leur extranet : convention, attestation, règlement intérieur et programme.
Des preuves Qualiopi constituées au fil des sessions
Les conventions, les émargements et les attestations font partie des preuves examinées lors d’un audit Qualiopi. Le module les produit et les conserve au moment où la formation a lieu.
Un document bien rempli ne remplace pas pour autant l’action qu’il prouve.
Le référentiel passe de 32 à 33 indicateurs au 1er novembre 2026. Les exigences applicables dépendent de votre activité et du référentiel en vigueur lors de l’audit.
Les modules qui prolongent la gestion administrative
La gestion administrative reçoit les inscriptions du CRM et alimente le pilotage. Pour les portails, consultez le détail des échanges disponibles avec chacun d’eux.
Les guides pour maîtriser vos obligations administratives
- Convention de formation : modèle gratuit et clauses obligatoires
- Feuille d’émargement : les mentions obligatoires
- Émargement électronique : ce que la réglementation impose
- Remplir son BPF : le guide complet
- Impayés : le circuit de recouvrement qui préserve la relation client
- Durée de conservation des documents : le tableau pour un OF
Ce que les organismes demandent avant de dématérialiser leur administratif
Quels documents administratifs un organisme de formation doit-il produire ?
Cela dépend du bénéficiaire, du financement et de la prestation. Il faut toujours un cadre contractuel, des informations préalables et des justificatifs de réalisation.
Convocations, feuilles d’émargement et attestations complètent le dossier selon les exigences du financeur. Le BPF se déclare chaque année. Les certificateurs concernés transmettent les données de leurs titulaires au SI CPF dans les trois mois suivant la certification.
Le BPF est-il vraiment prérempli ?
Oui. Les sessions, les apprenants et les financements enregistrés alimentent directement le bilan pédagogique et financier.
Vous n’avez plus à reconstituer les heures et les financements dans un tableur au printemps. Le bilan couvre ses trois volets : l’identification, le bilan pédagogique et le bilan financier.
Comment fonctionne l’émargement électronique ?
Chaque apprenant signe par demi-journée, sur une tablette, un téléphone du centre ou son propre téléphone.
Aucune installation n’est nécessaire, en salle comme à distance. Le formateur voit en direct les signatures manquantes, et la feuille consolidée de la session s’exporte en PDF.
Peut-on garder ses propres modèles de documents ?
Oui. Vous créez vos modèles avec votre logo, votre signature et votre cachet, puis ils s’appliquent à tous vos documents.
Un modèle produit un document individuel pour chaque apprenant grâce aux champs variables. Un document propre à une seule personne se crée sans modifier le modèle commun.
Comment corriger une facture déjà émise ?
Par une facture d’avoir, totale ou partielle, émise depuis le dossier et rattachée à la facture concernée.
La facture d’origine reste intacte, ce qui préserve la traçabilité demandée par votre comptable. Les avoirs figurent ensuite dans l’export comptable de la période, avec les factures.
Le module suffit-il à garantir la conformité Qualiopi ?
Non. Il produit et conserve une partie des preuves, mais la conformité repose sur les actions réellement menées.
Conventions, émargements et attestations comptent parmi les preuves examinées à l’audit. Le périmètre complet dépend de votre activité et du référentiel en vigueur.
Découvrez le parcours administratif d’une session en démonstration
En trente minutes, vous pouvez partir d’un cas proche du vôtre : une session, vos documents et vos financeurs.
Vous voyez le devis devenir une convention, la feuille d’émargement se remplir et la facture partir du même dossier.