Déclaration passeport prévention : envoyez vos apprenants au portail depuis la session
Chaque fin de trimestre ramène la même tâche : le portail du passeport de prévention ouvert dans un onglet, la liste des stagiaires dans un autre, et des numéros de Sécurité sociale à retrouver un par un.
Dans Fresh Management, vous codez la formation une fois, vous certifiez vos apprenants, et la déclaration passeport prévention part de la session, par envoi direct, par import en masse ou par fichier CSV. Les statuts et l’historique reviennent ensuite dans le logiciel.
Ce que fait l’intégration au passeport de prévention
Le portail officiel attend, pour chaque stagiaire, un numéro de Sécurité sociale et un nom de naissance qui concordent, et pour chaque formation des codes que personne ne connaît par cœur.
Fresh Management reprend ce que vous avez déjà saisi dans la formation et dans la session, et vous fait contrôler chaque apprenant avant l’envoi.
Ce que le passeport de prévention demande à un organisme de formation
Prévu à l’article L. 4141-5 du Code du travail, le passeport de prévention rassemble les attestations, certificats et diplômes obtenus par un travailleur en santé et sécurité au travail. L’organisme qui délivre la formation la déclare, dans un délai calculé à partir de la fin du trimestre civil. Les formations concernées et le calcul des délais sont détaillés dans notre article qu’est-ce que le passeport de prévention.
Deux types de déclaration coexistent. L’attestation de formation confirme une participation assidue et totale à une session. Le justificatif de réussite valide en plus les compétences acquises, sous la forme d’un diplôme, d’un titre, d’une habilitation ou d’un certificat.
Pour chaque stagiaire, le portail exige le numéro de Sécurité sociale et le nom de naissance. Si ce couple n’est pas reconnu dans le référentiel national, la déclaration du stagiaire est rejetée, comme le précisent les guides publiés sur le portail officiel du passeport de prévention.
Coder la formation une fois, déclarer à chaque session
Une formation SST, une habilitation électrique ou une formation incendie revient d’une session à l’autre avec les mêmes caractéristiques. Celles-ci se renseignent donc dans la formation, une seule fois, dans la zone Passeport de prévention qui apparaît à la création ou à la modification de la fiche.
Savoir si la formation est concernée
Tout n’est pas à déclarer. Si vous hésitez sur un intitulé, le simulateur de la zone Passeport de prévention vous pose une série de questions et conclut : la formation doit être déclarée, ou non. La même zone donne accès à des supports explicatifs et aux liens vers les sources officielles, pour vérifier une règle sans quitter la fiche.
Spécialité NSF, Formacodes, codes ROME : des champs préremplis
Pour une formation éligible, le portail attend une description codée : une spécialité dans la nomenclature NSF et des Formacodes pour le domaine, et entre trois et dix codes ROME pour les compétences transférables. Fresh Management préremplit ces champs, ainsi que le type de déclaration attendu. Vous relisez, vous ajustez si besoin, et la fiche est faite.
Formation certifiante : type de certification et durée de validité
Quand le type de déclaration est le justificatif de réussite, signalez dans l’étape « Paramètres » que la formation est certifiante.
- Activez l’interrupteur « Formation certifiante ».
- Choisissez le type de certification.
- Indiquez la durée de validité du diplôme en mois, puis validez : la formation est prête pour la déclaration.
Préparer les apprenants à déclarer
Certifier les apprenants dans la session
Pour une formation certifiante, commencez par enregistrer dans la session de formation que les apprenants ont été certifiés. Ouvrez ensuite la rubrique « Passeport de prévention » de la session : la liste des apprenants certifiés s’y affiche, et c’est elle que vous contrôlez avant d’envoyer.
Numéro de Sécurité sociale : renseigné, ou demande tracée
Seuls les apprenants dotés d’un numéro de Sécurité sociale valide peuvent être déclarés. Ce numéro se demande mieux à l’inscription qu’en fin de session : le jour de la déclaration, il faut sinon relancer le stagiaire ou son employeur, parfois des semaines après la formation.
Si un stagiaire ne l’a pas transmis malgré votre demande, cochez « Non communiqué » sur sa ligne pour attester que la demande a bien été faite. Le portail officiel recommande de conserver une trace écrite d’un refus, et précise que sans ce numéro la responsabilité de renseigner le passeport revient à l’employeur.
Nom de naissance et nom d’usage
Le portail rapproche le numéro du nom de naissance, tel qu’il figure sur une pièce d’identité. Quand une apprenante est inscrite sous son nom d’usage, indiquez son nom de naissance dans la zone prévue : sans lui, le couple ne sera pas reconnu.
Déclaration passeport prévention : trois façons d’envoyer vos apprenants
Quand tous les apprenants déclarables sont prêts, le bouton « Déclarer », tout en haut de la session, ouvre le choix du mode d’envoi.
Envoi direct : chaque apprenant vérifié avant l’envoi
- Choisissez la qualification du formateur.
- Précisez la nature du certificat délivré.
- Cliquez sur « Vérifier » : le portail contrôle chaque numéro de Sécurité sociale avec le nom de l’apprenant.
- Lisez la mention affichée sur chaque ligne. « Reconnue par le portail » signifie que le couple numéro et nom est valide.
- Cliquez sur « Déclarer ». Les apprenants passent au statut « en cours de création » sur le portail.
Un nom mal orthographié ou deux chiffres inversés dans un numéro apparaissent à cette étape, avant que la déclaration ne parte.
Import en masse : plusieurs sessions en une seule fois
La rubrique « Sessions à déclarer » liste toutes les sessions éligibles au passeport de prévention qui n’ont pas encore été déclarées. Sélectionnez-en plusieurs, à condition que leurs apprenants soient certifiés et que leurs numéros de Sécurité sociale soient renseignés, puis cliquez sur « Déclarer la sélection ».
En import en masse, vous choisissez la qualification du formateur, puis le fichier CSV est déposé. Il apparaît en cours de dépôt sur votre espace du passeport de prévention, et son traitement se suit dans l’onglet « Fichiers de déclaration ».
Le fichier CSV, pour déposer vous-même
Pour garder la main sur le dépôt, téléchargez le fichier CSV depuis la session ou depuis la sélection, et déclarez manuellement depuis votre propre espace sur le portail.
La déclaration des apprenants, de la fiche formation au suivi
Le parcours complet en images : connexion au portail, paramétrage d’une formation certifiante, envoi direct depuis une session, puis import en masse de plusieurs sessions.
Suivre vos déclarations sans retourner sur le portail
Des statuts actualisés depuis la session
Après l’envoi, le bouton « Actualiser » met à jour les statuts depuis le portail. Vous confirmez ainsi que les apprenants ont bien été transmis, sans vous reconnecter à votre espace déclarant.
Un historique unique, logiciel et espace déclarant
La page Passeport de prévention rassemble l’historique de vos déclarations, y compris celle que vous venez d’envoyer. Un badge en indique l’origine : « Fresh Management » pour une déclaration partie du logiciel, « Espace déclarant » pour une déclaration faite directement sur le portail. Les filtres par période, par formation ou par statut affinent la recherche.
Un clic sur une déclaration ouvre son détail : formation, session, statut, puis les informations de chaque apprenant déclaré.
Retrouver une déclaration, retirer un apprenant
Une déclaration se retrouve aussi par le SIRET de l’employeur ou par le numéro de Sécurité sociale du titulaire. Pratique quand un client vous demande ce qui a été déclaré pour l’un de ses salariés. En cas d’erreur, retirez un apprenant de la déclaration, ou supprimez la déclaration entière avec le bouton rouge.
Les fichiers de déclaration
Chaque fichier CSV envoyé en import en masse reste consultable et téléchargeable dans la rubrique « Fichiers de déclaration ». Son contenu se relit à tout moment, et la trace de ce qui a été transmis reste rangée au même endroit.
Connecter Fresh Management au passeport de prévention
La connexion se fait une fois, avec les identifiants de votre espace déclarant. D’après les guides officiels, ce sont ceux de votre compte Net-entreprises, habilité pour le passeport de prévention.
- Ouvrez le « Hub API » puis « Passeport de prévention », ou cliquez sur l’icône de nuage puis sur « Se connecter » au niveau du passeport de prévention.
- Saisissez votre SIRET, votre nom, votre prénom et votre mot de passe, puis validez.
- La page récapitulative s’ouvre : sessions à déclarer et leurs statuts, historique des déclarations, fichiers CSV déposés sur le portail.
Pour les organismes du réseau prévention, cette déclaration s’ajoute à la synchronisation Forprev : les deux démarches n’ont pas la même finalité et se font séparément.
Vos questions sur la déclaration au passeport de prévention
Comment un organisme de formation déclare-t-il ses apprenants au passeport de prévention ?
Depuis son espace déclarant sur le portail officiel, ou directement depuis la session dans Fresh Management.
Sur le portail, la déclaration se fait formation par formation, ou par dépôt d’un fichier CSV. Dans Fresh Management, vous vérifiez d’abord les apprenants auprès du portail, puis vous choisissez l’envoi direct, l’import en masse ou le téléchargement du fichier.
Quelles formations faut-il déclarer ?
Les formations en santé et sécurité au travail sanctionnées par une attestation, un certificat ou un diplôme.
Elles doivent aussi apporter des compétences transférables à un poste exposé à des risques similaires. La formation des formateurs et celle des membres du CSE en sont exclues, et les formations financées par le CPF, France Travail ou un opérateur de compétences remontent sans déclaration de l’organisme. Pour un intitulé dont vous doutez, le simulateur de la fiche formation vous aide à trancher.
Que faire si un apprenant ne donne pas son numéro de Sécurité sociale ?
Sans numéro de Sécurité sociale valide, le stagiaire ne peut pas être déclaré.
Demandez-le au stagiaire ou à son employeur, de préférence dès l’inscription. Dans la session, la case « Non communiqué » atteste que la demande a été faite. Le portail officiel recommande de garder une trace écrite d’un refus, et indique que la responsabilité de renseigner le passeport revient alors à l’employeur.
Faut-il des codes NSF, Formacode et ROME pour déclarer ?
Oui, le portail attend une description codée de chaque formation.
Il demande des codes ROME pour les compétences transférables et, pour une formation non certifiante, une spécialité NSF et des Formacodes. Fresh Management préremplit ces champs dans la zone Passeport de prévention de la formation, avec le type de déclaration.
Peut-on déclarer plusieurs sessions en une seule fois ?
Oui, depuis la rubrique « Sessions à déclarer ».
Elle accepte les sessions dont les apprenants sont certifiés et ont un numéro de Sécurité sociale renseigné. Sélectionnez les sessions, cliquez sur « Déclarer la sélection », puis choisissez le mode d’envoi.
Attestation de formation ou justificatif de réussite : quelle différence ?
L’attestation prouve la participation, le justificatif de réussite prouve les acquis.
L’attestation de formation confirme qu’un travailleur a suivi la session de façon assidue et totale. Le justificatif de réussite valide en plus les compétences acquises : diplôme, titre, habilitation ou certificat. Une formation déclarée en justificatif de réussite se paramètre comme certifiante dans sa fiche, avec son type de certification et sa durée de validité en mois.
Les déclarations faites directement sur le portail apparaissent-elles dans Fresh Management ?
Oui, elles sont repérées par le badge « Espace déclarant ».
L’historique de la page Passeport de prévention les affiche à côté des déclarations envoyées depuis le logiciel, marquées « Fresh Management ».
Faut-il un compte sur le portail du passeport de prévention ?
Oui, un compte Net-entreprises habilité pour votre SIRET.
Ce sont ces identifiants, SIRET, nom, prénom et mot de passe, que vous saisissez une fois dans Fresh Management pour connecter votre compte.
Votre prochaine fin de trimestre, préparée en démonstration
Pendant la démonstration, nous suivons avec vous le parcours complet d’une déclaration passeport prévention sur une formation proche des vôtres.
Codage de la formation, certification des apprenants, vérification auprès du portail et envoi : vous voyez chaque étape sur un cas qui ressemble à votre activité.