Planning de formationย : voir dโun coup dโลil qui forme, oรน et quand
Un formateur affectรฉ ร deux sessions le mรชme jeudi. Une salle rรฉservรฉe pour un groupe de quinze alors quโelle en accueille douze. Une journรฉe ajoutรฉe ร une session sans vรฉrifier que lโintervenant รฉtait libre. Ces erreurs ne se dรฉcouvrent pas dans un tableur partagรฉ, mais le matin mรชme.
Le planning de Fresh Management rรฉunit vos sessions, vos formateurs et vos salles sur une mรชme vue, alimentรฉe par les sessions elles-mรชmes.
Ce que montre le planning
Le planning ne se remplit pas ร la mainย : il dรฉcoule de vos sessions. Quand vous en crรฉez une, la planification automatique gรฉnรจre ses รฉvรฉnements ร partir des modules de la formation, selon les jours travaillรฉs et les horaires que vous indiquez.
Comment les dates dโune session arrivent dans le planning
- Vous fixez la date de dรฉbut. Elle se reporte automatiquement dans lโรฉtape de planification.
- Vous choisissez les jours. Du lundi au vendredi par dรฉfaut, modifiable pour les formations du samedi ou en soirรฉe.
- Vous excluez les dates ร รฉviter. Jours fรฉriรฉs, fermeture annuelle, semaine sans formateur.
- Vous rรฉglez les horaires. Des horaires par dรฉfaut, ou des horaires diffรฉrents dโun jour ร lโautre si le dรฉroulรฉ lโexige.
- Vous lancez lโajout automatique. Les รฉvรฉnements se gรฉnรจrent ร partir des modules de la formation, puis apparaissent dans le calendrier.
Ce mode de construction change surtout la donne sur les parcours longs. Une formation de douze journรฉes rรฉparties sur deux mois se planifie en une fois, jours fรฉriรฉs exclus, au lieu dโรชtre saisie date par date.
Ce quโun planning dโorganisme de formation doit absorber
Les formations chez le client
Une session en intra ne se dรฉroule pas dans vos locaux. Le lieu se choisit parmi vos adresses favorites ou se saisit ร la crรฉation de la session, et le formateur le retrouve dans son planning, sans appeler votre secrรฉtariat la veille.
Les parcours ร plusieurs intervenants
Quand une formation mobilise plusieurs formateurs selon les modules, chacun doit voir ses propres journรฉes. Lโaffectation se fait module par module lors de la planification.
Plusieurs centres
Un organisme qui gรจre plusieurs sites doit distinguer les ressources de chacun. Une salle de Lyon ne doit pas apparaรฎtre comme disponible pour une session parisienne. Cโest lโobjet de la gestion multi-centres.
Les reports et les remplacements
Une session reportรฉe ou un formateur remplacรฉ en cours de parcours suppose de reprendre les รฉvรฉnements concernรฉs. Mieux vaut le faire dans la session, pour que les documents et les รฉmargements suivent, plutรดt que de corriger un calendrier isolรฉ.
Un planning qui alimente vos documents
Les horaires dโune session ne servent pas quโร organiser la journรฉe. Ils figurent sur la convocation remise au stagiaire, sur la feuille de prรฉsence, et le Code du travail impose dโinformer le stagiaire des horaires avant son inscription dรฉfinitive.
Un planning tenu ailleurs que dans le logiciel oblige ร recopier ces informations, avec le risque dโรฉcart entre ce qui est annoncรฉ, ce qui est รฉmargรฉ et ce qui est facturรฉ. Ici, la feuille de prรฉsence et le dรฉroulรฉ pรฉdagogique du formateur reposent sur les mรชmes crรฉneaux.
รviter les doubles rรฉservations avant quโelles nโarrivent
Au moment dโaffecter un formateur ou une salle ร une session, une case permet dโรฉcarter les ressources dรฉjร planifiรฉes sur la mรชme pรฉriode. Le conflit est donc traitรฉ ร la crรฉation, quand il est encore facile de changer de date ou dโintervenant.
Les alertes sur les saturations jouent le mรชme rรดle pour les limites atteintes, et les salles de formation apportent la capacitรฉ et lโinventaire du matรฉriel disponible.
Planifier avec les disponibilitรฉs rรฉelles de vos formateurs
La plupart des organismes reconstituent les disponibilitรฉs de leurs intervenants par e-mail avant chaque ouverture de session. Cโest long, et lโinformation vieillit en quelques jours.
Depuis son extranet, le formateur consulte ses sessions et dรฉclare lui-mรชme ses indisponibilitรฉs, avec leurs dates et un motif si besoin. Vous planifiez sur une information quโil a saisie, et non sur un souvenir de conversation.
Pensez aussi ร croiser le planning avec le suivi des habilitationsย : un intervenant disponible dont la qualification expire avant la session pose un autre problรจme.
Planning et agenda
Le planning porte sur lโactivitรฉ de formationย : sessions, modules, salles et intervenants. Lโagenda porte sur vos รฉchรฉances et vos rendez-vous, commerciaux ou administratifs.
Les deux se complรจtentย : le premier organise la production, le second votre propre emploi du temps. Les rappels et notifications relient lโun et lโautre aux actions ร mener.
Vos questions sur le planning
Faut-il saisir les dates deux foisย ?
Non. Le planning dรฉcoule des sessions, dont les รฉvรฉnements sont gรฉnรฉrรฉs ร la crรฉation selon les modules, les jours et les horaires retenus.
Comment รฉviter dโaffecter un formateur dรฉjร occupรฉย ?
Une case permet dโexclure les formateurs et les salles dรฉjร planifiรฉs sur une autre session au mรชme moment.
Les formateurs voient-ils leur planningย ?
Oui, depuis leur extranet, par mois, par semaine ou par jour, avec la possibilitรฉ de dรฉclarer leurs indisponibilitรฉs.
Que voit-on pour chaque รฉvรฉnementย ?
Les horaires, le module concernรฉ, le formateur et la salle de formation.
Peut-on exclure les jours fรฉriรฉsย ?
Oui, ร lโรฉtape de planificationย : vous sรฉlectionnez les dates ร exclure avant de gรฉnรฉrer les รฉvรฉnements.
Peut-on avoir des horaires diffรฉrents selon les joursย ?
Oui. Des horaires identiques sont proposรฉs par dรฉfaut, et vous pouvez les personnaliser jour par jour.
Quelle diffรฉrence avec lโagendaย ?
Le planning concerne les sessions de formation, lโagenda vos rendez-vous et vos รฉchรฉances.
Regardez votre mois de formation pendant la dรฉmonstration
Prenez un mois chargรฉ de votre activitรฉ. Vous crรฉez deux sessions qui se chevauchent, observez comment le logiciel signale le conflit de formateur, puis consultez la vue mensuelle.