FAQ Fresh Management : toutes vos questions

Un logiciel de gestion en ligne conçu pour les organismes de formation. Il réunit dans un même outil la gestion administrative (conventions, convocations, émargements, documents réglementaires), la gestion commerciale (CRM, devis, suivi des prospects), la gestion financière (factures, règlements, tableaux de bord) et la gestion pédagogique (parcours des apprenants, évaluations, preuves Qualiopi).

Aux formateurs indépendants qui structurent leur activité, aux organismes qui développent leur équipe, aux organismes certifiés qui gèrent du CPF et des financements, et aux structures qui pilotent plusieurs centres. Les trois formules correspondent à ces situations.

Oui, pour tout ce qui touche à la gestion d’un organisme. Une information saisie une fois alimente les documents et les étapes qui suivent : le devis devient l’inscription, l’inscription produit la convention et la convocation, la session alimente la feuille de présence puis la facture, et l’activité de l’année alimente le bilan pédagogique et financier. C’est la ressaisie qui disparaît, pas seulement le tableur.

Le mode de facturation, d’abord : nous comptons les personnes de votre administration qui travaillent dans le logiciel. Vos formateurs, vos jurys d’examen et vos apprenants disposent de leurs extranets sans jamais être comptés, quel que soit leur nombre. Ensuite, le support et l’accompagnement sont assurés en France par notre équipe. Enfin, le logiciel est construit avec des professionnels de la formation, sur les obligations réelles du secteur.

Nous publions des comparatifs sourcés et datés, avec les tarifs des deux éditeurs et les points sur lesquels ils nous devancent : face à Digiforma, face à Queoval et face à SmartOF. Comparez sur votre effectif administratif et votre volume d’apprenants, ce sont eux qui font la différence de prix.

Non. Fresh Management fonctionne dans votre navigateur, sur ordinateur, tablette et téléphone. Vos formateurs et vos apprenants accèdent à leurs espaces de la même façon, sans application à télécharger.

Le CRM et le suivi des prospects, les formations, sessions et plannings, le catalogue en ligne, l’émargement dématérialisé, les devis, factures, proformas et avoirs, la production des documents et des diplômes, les questionnaires et les évaluations, les extranets apprenant et formateur, les tableaux de bord, le bilan pédagogique et financier, ainsi que les connexions aux portails. Le détail figure sur la page toutes les fonctionnalités, et leur répartition par formule dans le comparatif des tarifs.

Le créneau de signature s’ouvre automatiquement à l’heure prévue dans la session. Les apprenants signent sur une tablette qui circule, sur un téléphone du centre ou sur leur propre téléphone, depuis leur extranet et sans application. À distance, la demande de signature leur parvient par e-mail, par SMS ou dans leur extranet. Le formateur voit en direct qui a signé et relance les autres.

Oui, à partir de la formule Pro : devis, proformas, factures et avoirs, validation des paiements, alertes sur les conflits comptables, exports vers votre comptabilité. La facturation électronique aux normes est facturée 0,10 € par facture en Pro et incluse en Premium.

Oui. Le planning réunit vos sessions, vos formateurs et vos salles sur une même vue, et signale les ressources déjà planifiées au moment de les affecter. Vos formateurs déclarent eux-mêmes leurs indisponibilités depuis leur extranet.

Chaque centre supplémentaire s’ajoute à 49 € HT par mois avec les formules Pro et Premium, sans changer de formule ni ouvrir un second compte.

Oui, à partir de la formule Pro. La signature électronique s’applique à vos documents contractuels comme à vos émargements, sur tablette et sur smartphone.

Oui. Un QR code infalsifiable est apposé sur les diplômes et les attestations : un employeur ou un financeur peut vérifier l’authenticité du document sans vous appeler.

Oui, dans les trois formules pour l’ajout et la gestion des partenaires. Si vous êtes organisme certificateur, vous ouvrez vos titres à des centres partenaires et suivez leur activité. Le suivi automatique de l’insertion professionnelle des certifiés, attendu par France compétences, figure à partir de la formule Pro.

Pas aujourd’hui. Le logiciel gère votre activité de formation, pas la diffusion de contenus en ligne. Un LMS est en cours de développement pour la formule Premium. Si votre activité repose principalement sur le e-learning, dites-le-nous dès la démonstration : nous vous dirons franchement si nous sommes le bon outil.

Un LMS héberge et diffuse vos contenus pédagogiques aux apprenants. Un logiciel de gestion pilote votre organisme : prospects, sessions, documents, présences, facturation, preuves qualité et déclarations. Les deux se complètent, ils ne se remplacent pas.

Oui, depuis le navigateur, sans application à installer. C’est le cas notamment des émargements, que vos apprenants signent sur leur propre téléphone.

Plusieurs sont en cours de développement : le CRM avec tunnel de vente intégré et l’envoi de SMS pour les formules Pro et Premium, puis, pour Premium, le LMS, la newsletter, la synchronisation d’agenda externe, l’espace entreprise, les connexions OPCO, Kairos et Chorus Pro, l’API Fresh Management, le passeport de prévention, la synchronisation bancaire et les agents IA. Les dates de mise à disposition se précisent au fil du développement : demandez-les à notre équipe pour ce qui vous intéresse.

Il vous aide à produire et à centraliser vos preuves au moment où la formation a lieu : analyse du besoin, positionnement, émargements, évaluations, recueil des appréciations, traitement des réclamations, suivi des compétences de vos intervenants. L’accompagnement Qualiopi et l’analyse qualité figurent dans la formule Premium. Un logiciel ne certifie pas : c’est votre organisme qui est audité, et c’est la réalité de vos pratiques qui est examinée.

Oui, à partir de la formule Pro, sur la base des données saisies au fil de l’année. Vous ne reconstituez plus vos chiffres à la main avant l’échéance, et les montants proviennent de votre activité réelle.

Oui, avec la formule Premium : le catalogue EDOF et l’accrochage à la Caisse des Dépôts se font par échange entre les deux systèmes, sans ressaisie. La connexion FORPREV, utile aux organismes habilités par l’INRS, figure dans la même formule.

Oui. Les données de vos apprenants, de vos formateurs et de vos clients sont hébergées en France, et vous y accédez à tout moment. La conformité RGPD figure dans les trois formules, Solo comprise.

Ces trois connexions sont en cours de développement pour la formule Premium. En attendant, vous suivez vos financements externes dans le logiciel et préparez les éléments à déposer sur chaque portail.

Non, aucun texte ne l’impose. Ce sont vos obligations qui le sont : bilan pédagogique et financier annuel, traçabilité des présences, documents contractuels, preuves à produire en cas de certification ou de contrôle. Un logiciel ne remplace pas ces obligations, il évite d’avoir à les reconstituer après coup.

Elle est disponible aux normes, via un raccordement à une plateforme agréée : 0,10 € par facture avec la formule Pro, incluse avec Premium.

Trois formules, hors taxes et par mois : Solo à 39 €, Pro à 79 € et Premium à 139 €. Chacune comprend un utilisateur. Le détail formule par formule figure sur la page tarifs.

Les personnes de votre équipe qui travaillent dans le logiciel : celles qui créent les sessions, inscrivent les stagiaires ou établissent les factures. Le premier est compris dans la formule, les suivants s’ajoutent à 39 € HT par mois en Pro et 69 € HT en Premium. La formule Solo est limitée à un utilisateur. Vos formateurs, vos jurys et vos apprenants ne sont jamais comptés.

Non. Les trois formules existent sans engagement, résiliables à la fin de chaque mois. Si vous préférez payer d’avance, la remise est la même pour toutes les formules : 20 % sur un an, 30 % sur deux ans, 40 % sur trois ans, le total étant réglé en une seule fois.

Un utilisateur dans les trois cas, puis 300 e-mails par mois et 3 Go de stockage en Solo, 1 000 e-mails et 5 Go en Pro, 3 000 e-mails et 10 Go en Premium.

Le dépassement est facturé en fin de mois, avec un relevé détaillé. Pour les e-mails : 0,02 € l’unité en Solo, 0,015 € en Pro, 0,01 € en Premium. Pour le stockage : 1 € le Go en Solo, 0,80 € en Pro, 0,60 € en Premium. Vous ne payez donc pas d’avance une capacité que vous n’utiliserez pas.

Oui, à tout moment, en conservant vos données. Vous démarrez avec ce dont vous avez besoin aujourd’hui et vous passez à la formule supérieure quand votre activité évolue.

Par carte bancaire ou par prélèvement SEPA. Les abonnements prépayés sont réglés d’avance et ne se renouvellent pas automatiquement : à l’échéance, vous décidez de reconduire ou non.

Oui. La démonstration se fait avec un membre de notre équipe, sur vos propres cas : vos formations, vos documents, vos financeurs. Vous repartez avec la formule qui correspond à votre organisation et son coût réel.

Non. Le logiciel est conçu pour des professionnels de la formation, avec des parcours guidés et une équipe joignable si vous bloquez. L’accompagnement à la prise en main et la formation en ligne sont compris à partir de la formule Pro.

Oui. Vos contacts, entreprises, apprenants et prospects sont importés après validation du format de votre fichier, et notre équipe vous accompagne pendant cette reprise. La transition se fait sans interrompre votre activité.

Oui. La formule Solo est prévue pour cela : formations, sessions, plannings, catalogue en ligne, émargement, CRM et partenaires RNCP, pour 39 € HT par mois. Le jour où quelqu’un vous rejoint, vous passez en Pro sans migration.

Parce que la dispersion a un coût invisible : le temps passé à ressaisir les mêmes informations, les écarts entre un devis, une convention et une facture, et les preuves Qualiopi à reconstituer avant l’audit. Tout part ici d’une saisie unique.

Oui, à partir de la formule Pro, et sans coût supplémentaire. Le formateur retrouve ses sessions, ses documents et son émargement, l’apprenant ses informations, ses ressources et ses questionnaires.

Le support par e-mail avec la formule Solo, par e-mail et depuis la plateforme avec Pro, et un support téléphonique dédié avec Premium, qui donne aussi accès à des créneaux d’accompagnement à la demande et à une veille réglementaire.

En France. Vous parlez à des personnes qui connaissent le métier des organismes de formation et vos obligations.

Écrivez-nous depuis la page contact ou réservez une démonstration : nous répondons directement à votre situation plutôt qu’à un cas général.