Gérez tout votre organisme de formation depuis un seul outil
Vous dirigez un centre de formation et votre quotidien, c’est de jongler entre Excel, les emails, les dossiers papier, les relances OPCO et la pression permanente des audits Qualiopi. Chaque outil que vous utilisez parle un langage différent. Rien ne se connecte vraiment.
Fresh Management est le logiciel pour centre de formation conçu pour centraliser tout en un seul endroit. Gestion administrative, pédagogie, facturation, conformité Qualiopi, synchronisation CPF et EDOF : tout est intégré, sans module supplémentaire à acheter.
Ce que fait concrètement Fresh Management au quotidien
Fresh Management prend en charge l’ensemble du cycle de vie d’une formation, de la première inscription jusqu’à la facturation finale et le suivi post formation.
Dès qu’une session est créée, le logiciel génère les conventions, convocations, feuilles d’émargement et attestations de fin de formation. Vous n’éditez plus aucun document à la main. Les apprenants signent leurs émargements depuis un smartphone ou tablette, les formateurs accèdent à leurs ressources via un extranet dédié, et les financeurs reçoivent les exports conformes sans ressaisie de votre part.
Côté facturation, Fresh Management génère les devis, factures et avoirs en quelques clics, avec calcul automatique de TVA et exports comptables directement exploitables y compris un BPF toujours à jour, même en multi-centres.
Pour la conformité, le logiciel vous permet de collecter et classer en continu les preuves exigées par les 32 indicateurs du Référentiel National Qualité. Vous n’avez plus à constituer un dossier Qualiopi en urgence la veille d’un audit : les preuves s’accumulent naturellement au fil de votre activité.
Les bénéfices clés pour votre centre de formation
Un seul outil à la place de cinq
Fresh Management remplace Excel, votre outil de facturation, votre gestionnaire de documents, votre plateforme d’émargement et vos relances manuelles. Vos équipes travaillent toutes depuis la même interface, sur les mêmes données, en temps réel.
Une prise en main en moins d’une journée
L’interface est pensée pour des professionnels de la formation, pas pour des informaticiens. Les centres qui migrent vers Fresh Management sont opérationnels dès le premier jour. Notre équipe support basée en France vous accompagne à chaque étape.
Conformité Qualiopi : les 32 indicateurs couverts en continu
La certification Qualiopi exige que votre organisme trace et archive des preuves pour les 32 indicateurs du Référentiel National Qualité (RNQ V9, Ministère du Travail, 2024). Ce n’est pas une formalité : un auditeur peut vous demander n’importe quelle pièce justificative le jour J, et l’absence d’une preuve suffit à déclencher une non-conformité.
Fresh Management vous permet de classer ces preuves instantanément au fil de votre activité. Questionnaires de satisfaction envoyés et archivés (Indicateur 13), évaluations des acquis tracées (Indicateur 14 et 15), documents accessibilité stockés (Indicateur 9), suivi des réclamations journalisé (Indicateur 31) : chaque action dans le logiciel produit une preuve sans effort supplémentaire de votre part.
Quand votre auditeur arrive, vous ouvrez Fresh Management. Le dossier est là, complet, classé, exportable. Préparer un audit devient une vérification, pas une course contre la montre.
Pour les indicateurs liés aux résultats (taux d’obtention de certification, taux d’insertion, taux de satisfaction), Fresh Management consolide les données à partir des questionnaires et des parcours apprenants. Vous disposez des chiffres à jour sans calcul manuel.
Synchronisation EDOF, CPF, OPCO et FORPREV : ne ratez plus aucun financement
Les financements de la formation professionnelle impliquent aujourd’hui au minimum quatre interlocuteurs distincts : France Compétences via EDOF pour le CPF, les OPCO pour les financements employeurs, Transitions Pro pour le CPF de transition, et FORPREV pour les formations SST et habilitations sécurité.
Chacun a ses propres formats, ses propres délais, ses propres exigences documentaires. Un dossier incomplet ou une donnée mal formatée entraîne un refus de prise en charge.
Fresh Management synchronise directement avec EDOF pour centraliser vos dossiers CPF. Il se connecte à FORPREV pour la déclaration automatique des formations SST. Les dossiers OPCO sont générés avec les pièces justificatives requises et exportés dans le format attendu. Vous ne ratez plus un financement par oubli ou par erreur de format.
Pilotage de votre activité : les bons chiffres en temps réel
Combien de sessions sont en cours cette semaine ? Quel est le taux de remplissage moyen de vos formations ce trimestre ? Quelle formation génère le plus de chiffre d’affaires ? Quel formateur a le meilleur taux de satisfaction apprenants ?
Ces questions ont des réponses dans Fresh Management, en temps réel, sans export Excel. Les tableaux de bord personnalisables affichent les KPIs que vous choisissez : chiffre d’affaires par formation, taux de remplissage, taux d’obtention de certification, satisfaction apprenants, alertes de facturation.
Les directeurs d’OF qui pilotaient sur Excel décrivent un changement de posture : ils passent de la gestion réactive (courir après les informations) à la gestion anticipative (ajuster l’offre avant que les problèmes surviennent).
Pour qui est fait Fresh Management
Fresh Management s’adapte à la taille et au profil de votre structure. Trois situations où il apporte une valeur immédiate :
Vous préparez ou venez d’obtenir Qualiopi
La certification n’est pas la fin du travail, c’est le début. L’audit de surveillance intervient 18 mois après l’initial. Fresh Management sécurise votre conformité en continu, sans action supplémentaire de votre part.
Vous gérez des financements multiples
CPF, OPCO, Transitions Pro, KAIROS : chaque financeur a ses propres formats. Fresh Management centralise tout et élimine les risques d’erreur qui entraînent des refus de prise en charge.
Vous perdez plus des heures chaque semaine en administratif
Conventions, convocations, émargements, attestations, BPF : ce sont des tâches répétitives et chronophages. Fresh Management les réduit pour que vous les concentriez sur ce qui compte : les apprenants et le développement commercial.
Fresh Management fonctionne aussi pour les structures multi-sites : une seule plateforme, un reporting consolidé, des accès différenciés par centre.
Ce qu’un logiciel de gestion change au quotidien pour les organismes de formation
Prenons un centre de formation en sécurité privée basé à Lyon, 5 formateurs, 400 stagiaires par an. Avant Fresh Management, la responsable administrative passait chaque lundi matin à éditer manuellement les conventions de la semaine sous Word, puis à les envoyer une par une par email.
Avec Fresh Management, elle crée la session en deux minutes. Le logiciel génère les conventions en un clic, envoie les convocations, et notifie les formateurs concernés. Le lundi matin est libéré. Elle l’utilise désormais pour analyser le taux de remplissage des sessions du trimestre, ajuster l’offre commerciale et rédiger pour le site internet.
C’est ce que nos clients appellent “reprendre la main sur leur centre“.
Vous voulez voir Fresh Management en action avec votre propre situation ?
Nos équipes vous présentent l’outil en 30 minutes, adaptées à la taille et aux spécificités de votre centre.
FAQ
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion pour centre de formation ? C’est un outil qui centralise toutes les fonctions administratives, pédagogiques et commerciales d’un organisme de formation sur une seule plateforme. Il remplace les fichiers Excel, les outils de facturation séparés et les documents Word manuels. Un bon logiciel centre de formation gère les inscriptions, les sessions, les documents réglementaires, la facturation et la conformité Qualiopi depuis une interface unique.
Est-ce qu’un logiciel de gestion pour centre de formation est obligatoire pour obtenir Qualiopi ? Non, ce n’est pas une obligation légale. Mais en pratique, les organismes certifiés Qualiopi qui gèrent leur conformité sans logiciel dédié consacrent deux à trois fois plus de temps à la préparation de leurs audits. Un logiciel comme Fresh Management collecte automatiquement les preuves exigées par les 32 indicateurs du RNQ au fil de votre activité quotidienne.
Quelle est la différence entre Fresh Management et les autres logiciels ? Fresh Management se distingue par sa simplicité de prise en main et sa complétude fonctionnelle sans modules additionnels. Fresh Management intègre nativement la synchronisation EDOF et FORPREV, la gestion Qualiopi, la facturation, les extranets formateurs et apprenants dans une seule offre.
Combien de temps faut-il pour prendre en main un logiciel centre de formation ? Avec Fresh Management, les centres sont opérationnels dès le premier jour. L’interface est conçue pour des responsables de formation, pas pour des profils techniques. Notre équipe support basée en France assure un accompagnement à la configuration initiale, sans surcoût.
Un logiciel de gestion pour centre de formation fonctionne-t-il pour les formations à distance et le blended learning ? Oui. Fresh Management gère les formations en présentiel, à distance (FOAD) et hybrides depuis la même interface. Le planning, les émargements, les évaluations et les documents sont adaptés à chaque modalité, sans outil externe supplémentaire.