Programme de formation : rédigé une fois, repris partout où on vous le demande
Le programme de formation est le document le plus réclamé de votre activité. Le prospect le demande avant de s’engager, l’entreprise le joint à son dossier, le financeur le vérifie, l’auditeur le compare à ce que vous avez réellement dispensé. Et il circule souvent en trois versions différentes selon la personne qui l’a envoyé.
Dans Fresh Management, le programme est rattaché à la formation. Toutes ses sessions le reprennent, et il alimente automatiquement le catalogue, le devis, la convention et la convocation.
Ce que fait la gestion des programmes dans Fresh Management
Cette reprise automatique règle un problème peu visible mais coûteux : l’écart entre ce que le prospect a lu sur votre site, ce que la convention décrit et ce que le stagiaire a reçu avec sa convocation. Les trois proviennent du même programme.
La formation et son programme, en vidéo
Pourquoi conserver les versions successives d’un programme
Un programme évolue : un module ajouté, une durée revue, une évaluation modifiée après un retour de stagiaires. Sans historique, vous ne pouvez plus dire ce qui a été annoncé à un participant formé il y a dix-huit mois.
C’est pourtant la question que pose un auditeur ou un financeur qui contrôle un dossier ancien : le programme remis correspondait-il à la prestation réalisée. Des versions datées y répondent sans discussion.
Un contentieux avec un client suit la même logique. Le document opposable est celui qui lui a été transmis au moment de son inscription, pas votre version actuelle.
Ce que votre programme doit contenir
Le Code du travail impose de mettre à la disposition du stagiaire, avant son inscription définitive, les objectifs et le contenu de la formation, la liste des formateurs, les horaires, les modalités d’évaluation, les coordonnées de la personne chargée des relations avec les stagiaires et le règlement intérieur (article L. 6353-8).
À ces mentions s’ajoutent celles attendues au titre de l’information du public : public visé, prérequis, durée, modalités et délais d’accès, tarifs, méthodes mobilisées et accessibilité aux personnes en situation de handicap. Notre article détaille comment rédiger un programme de formation conforme, mention par mention.
Où votre programme réapparaît
Dans le catalogue en ligne
Le catalogue en ligne publie le programme à jour. Le prospect lit ce que vos documents diront ensuite, sans écart entre la vitrine et le dossier.
Dans le devis et la convention
Le devis et la convention reprennent les éléments du programme, ce qui évite de joindre un PDF à part, parfois périmé.
Dans la convocation du stagiaire
La convocation transmet au participant ce qu’il va suivre. Les modèles d’e-mail permettent d’y joindre les mêmes informations à chaque session.
Dans votre dossier de preuves
Le programme relie les objectifs annoncés aux évaluations menées. Le positionnement mesure l’écart au départ, l’évaluation des acquis le mesure à l’arrivée.
Vos questions sur les programmes de formation
Le programme est-il rattaché à la formation ou à la session ?
À la formation. Toutes ses sessions reprennent le même programme, ce qui évite de le ressaisir à chaque date.
Peut-on conserver l’historique des versions ?
Oui. Plusieurs versions datées coexistent, ce qui permet de savoir quel programme a été remis à un stagiaire donné.
Faut-il recopier le programme dans le devis et la convention ?
Non. Ces documents reprennent le programme rattaché à la formation, comme le catalogue en ligne et la convocation.
Quelles mentions doit contenir un programme de formation ?
Les objectifs et le contenu, la liste des formateurs, les horaires, les modalités d’évaluation, le contact et le règlement intérieur (article L. 6353-8), auxquels s’ajoutent le public, les prérequis, la durée, les tarifs, les délais d’accès et l’accessibilité.
Que faire si le programme change en cours d’année ?
Vous créez une nouvelle version. Les sessions à venir reprennent la version en vigueur, et les sessions passées conservent la leur.
Reprenez un de vos programmes pendant la démonstration
Apportez le programme d’une formation que vous vendez souvent. Vous le rattachez à la formation, créez une session et vérifiez où il réapparaît : catalogue, devis, convention, convocation.