L’indicateur 4 du RNQ V9 sur les questionnaires de positionnement Qualiopi est l’un des plus contrôlés en audit. Il exige que vous analysiez le besoin de chaque bénéficiaire avant toute formation, en lien avec l’entreprise et le financeur. Tout manquement est une non-conformité majeure, sans possibilité de pondération mineure.
Fresh Management génère, envoie et archive vos questionnaires de positionnement automatiquement. Chaque réponse est tracée, horodatée et disponible en un clic le jour de l’audit.
Questionnaires de positionnement : ce que Fresh Management fait concrètement
Avant chaque session de formation, Fresh Management envoie automatiquement un questionnaire de positionnement à chaque apprenant inscrit. Vous définissez les questions une seule fois par programme, le logiciel se charge de l’envoi, de la collecte et de l’archivage.
Chaque réponse est associée au dossier de l’apprenant et à la session concernée. Vous visualisez les résultats depuis votre tableau de bord et pouvez adapter le contenu de la formation en conséquence. Lors d’un audit Qualiopi, vous exportez l’ensemble des questionnaires remplis pour l’échantillon demandé par l’auditeur en quelques secondes.
Ce que Fresh Management gère pour vous :
- Création des questionnaires de positionnement par programme de formation
- Envoi automatique à chaque apprenant avant le démarrage de la session
- Collecte et archivage des réponses par apprenant et par session
- Horodatage de chaque réponse pour la traçabilité Qualiopi
- Export du dossier complet en cas d’audit
Ce que vous gagnez au quotidien
Conformité indicateur 4 garantie. Le RNQ V9 exige une analyse du besoin formalisée et documentée pour chaque bénéficiaire. Fresh Management produit cette preuve automatiquement, sans ressaisie ni oubli.
Zéro relance manuelle. Plus besoin de suivre qui a rempli son questionnaire et qui ne l’a pas fait. Fresh Management envoie des rappels automatiques aux apprenants qui n’ont pas répondu avant la date limite que vous fixez.
Adaptation pédagogique facilitée. Les résultats des questionnaires remontent directement dans le dossier de la session. Votre formateur accède au profil de positionnement de chaque apprenant avant de commencer, il adapte son intervention en conséquence.
Dossier d’audit prêt en 2 minutes. L’auditeur demande les preuves de l’indicateur 4 sur un échantillon de sessions. Fresh Management compile les questionnaires remplis, horodatés et signés pour chaque session sélectionnée.
Pour qui
Cette fonctionnalité est faite pour tout organisme de formation soumis à la certification Qualiopi, qu’il s’agisse d’un formateur indépendant qui prépare son premier audit ou d’un organisme multi-sites qui gère plusieurs centaines de sessions par an.
Elle est particulièrement utile si vous proposez des formations sur mesure, des bilans de compétences, ou des formations conduisant à une certification professionnelle, autant de cas où l’analyse du besoin est scrutée de près par les auditeurs.
Ce que ça change le jour de l’audit
Un auditeur Qualiopi sélectionne trois sessions au hasard dans votre activité des 12 derniers mois. Pour chacune, il demande la preuve que vous avez analysé le besoin de chaque apprenant avant la formation.
Sans Fresh Management, vous cherchez dans vos e-mails, vos fichiers Excel ou vos dossiers papier. Avec Fresh Management, vous ouvrez la session concernée, vous cliquez sur “Exporter les questionnaires de positionnement” et vous imprimez ou envoyez le dossier complet en 30 secondes.
Chaque questionnaire porte le nom de l’apprenant, la date de remplissage et les réponses saisies. L’auditeur a ce qu’il cherche. Vous passez à l’indicateur suivant.
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