Formulaire d’inscription en ligne : des formulaires personnalisés pour votre organisme de formation
Un stagiaire dont le nom est mal orthographié sur l’attestation, un recyclage accepté sans que personne n’ait vérifié le certificat initial, un OPCO découvert la veille de la session. Ces erreurs naissent souvent au moment de l’inscription, quand l’information n’a pas été demandée ou a été notée à la main.
Avec Fresh Management, vous créez vos propres formulaires d’inscription en ligne, avec les champs dont votre organisme a besoin, et les réponses rejoignent directement le dossier du stagiaire.
Ce que permet la personnalisation des formulaires dans Fresh Management
Chaque organisme a ses propres questions. Un centre qui prépare au SSIAP ne demande pas la même chose qu’un formateur en langues. Fresh Management vous laisse construire le formulaire qui correspond à vos formations, au lieu d’adapter vos inscriptions à un modèle figé.
Les champs obligatoires règlent le problème le plus courant : le formulaire renvoyé à moitié rempli, qu’il faut compléter au téléphone. Le dépôt de pièces jointes évite les échanges d’e-mails pour récupérer un justificatif, comme la copie du certificat SST demandée avant un maintien et actualisation des compétences.
Ce qu’une fiche d’inscription de formation doit recueillir
Un formulaire d’inscription générique demande un nom et une adresse e-mail. Pour un organisme de formation, c’est insuffisant : chaque réponse alimente un document qui engage l’organisme.
L’identité exacte du stagiaire
Le nom et le prénom tels qu’ils doivent figurer sur l’attestation et sur le certificat, sans surnom ni abréviation. Une erreur à cette étape se retrouve sur tous les documents de la session, et la corriger après coup oblige à rééditer des pièces déjà signées.
L’entreprise et le financeur
Quand le stagiaire est salarié, le formulaire doit identifier son employeur, la personne à qui adresser la convention et, s’il est connu, le financeur de la formation. Demander ces informations dès l’inscription vous évite de découvrir une prise en charge OPCO au moment de facturer.
Les prérequis de la formation
Certaines formations ne s’ouvrent qu’aux titulaires d’un diplôme ou d’un certificat en cours de validité. Une question obligatoire, accompagnée d’un dépôt de justificatif, vous permet de vérifier le prérequis avant de confirmer la place. Pour évaluer le niveau d’un candidat, les questionnaires de positionnement prennent le relais.
Les besoins d’adaptation
L’indicateur 26 du référentiel national qualité demande au prestataire de mobiliser les expertises, outils et réseaux nécessaires pour accueillir, former ou orienter les publics en situation de handicap. Une question sur un éventuel besoin d’aménagement, posée dès l’inscription, vous laisse le temps d’organiser l’accueil. Le détail des attendus figure dans notre article sur l’indicateur 26 Qualiopi.
Du formulaire au dossier : ce que deviennent les réponses
- Vous construisez le formulaire. Vous choisissez les champs, les questions obligatoires et les pièces à joindre.
- Vous le diffusez. Le formulaire est intégré à votre site ou envoyé par lien au candidat ou à l’entreprise.
- Le stagiaire répond. Il ne peut pas valider sans les informations obligatoires, et il dépose ses justificatifs au même endroit.
- Les réponses arrivent dans Fresh Management. Elles sont enregistrées sur la fiche du contact et dans son dossier, dans le répertoire clients et prospects.
- Vous préparez la suite. Devis, convention et convocation partent d’informations déjà vérifiées.
Pour une entreprise qui veut d’abord connaître un tarif, le formulaire de devis recueille les éléments nécessaires au chiffrage avant toute inscription.
Formulaire d’inscription et RGPD : ne demander que le nécessaire
La liberté de créer des champs a une limite. Le RGPD exige que les données collectées soient adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard de la finalité (article 5 du règlement). Chaque champ doit donc correspondre à un usage réel : la date de naissance si un document l’exige, le numéro de sécurité sociale uniquement si un dispositif le demande.
Pour le handicap, posez la question du besoin d’aménagement plutôt que celle de la nature du handicap. Vous obtenez l’information utile à l’organisation de la formation sans collecter une donnée de santé dont vous n’avez pas besoin.
Formulaires d’inscription et questionnaires : deux usages différents
Les formulaires personnalisés servent à recueillir les informations d’inscription. L’évaluation et la satisfaction relèvent d’un autre module de Fresh Management, avec ses propres modèles : consultez nos pages sur le questionnaire d’évaluation à chaud et à froid et sur le questionnaire de satisfaction.
Vos questions sur le formulaire d’inscription en ligne
Comment créer un formulaire d’inscription en ligne pour une formation ?
Listez d’abord les informations dont vos documents auront besoin : identité exacte, entreprise, financeur, prérequis, besoin d’aménagement. Dans Fresh Management, vous créez ensuite le formulaire avec ces champs, rendez obligatoires ceux qui conditionnent l’inscription et ajoutez les pièces à joindre.
Quelles informations demander dans une fiche d’inscription de formation ?
Le nom et le prénom tels qu’ils figureront sur l’attestation, les coordonnées du stagiaire, l’employeur et l’interlocuteur pour la convention, le financeur s’il est connu, les justificatifs de prérequis et un éventuel besoin d’aménagement. Rien de plus que ce qui sert au dossier.
Quelle différence avec le formulaire de devis ?
Le formulaire de devis recueille ce qu’il faut pour chiffrer une demande, souvent auprès d’une entreprise. Le formulaire d’inscription recueille les informations du stagiaire une fois la formation choisie.
Le formulaire peut-il s’intégrer à mon site ?
Oui. Le formulaire s’intègre à votre site ou se partage par lien, par exemple dans un e-mail adressé à une entreprise qui inscrit plusieurs salariés.
Le stagiaire peut-il joindre des documents ?
Oui. Il dépose ses justificatifs directement dans le formulaire, par exemple un certificat exigé comme prérequis, et vous les retrouvez dans son dossier.
Où sont enregistrées les réponses ?
Sur la fiche du contact et dans son dossier, dans Fresh Management. Vous n’avez pas à les recopier avant de préparer le devis ou la convention.
Construisez votre formulaire d’inscription pendant la démonstration
Venez avec la fiche d’inscription que vous utilisez aujourd’hui, papier ou Word. Pendant la démonstration, vous voyez comment la transformer en formulaire d’inscription en ligne dans Fresh Management et où arrivent les réponses.