Les émargements électroniques sont une fonctionnalité incontournable de Fresh Management, conçue pour optimiser le suivi des présences lors de vos sessions de formation.
Vos apprenants signent leur présence en 10 secondes depuis leur smartphone. La feuille de présence se remplit automatiquement dans Fresh Management. Le jour de l’audit Qualiopi, vous exportez tout en 30 secondes. Le papier, les classeurs et les signatures manquantes appartiennent au passé.
Deux modes d’émargement électronique selon votre contexte
Smartphone. Chaque apprenant, via sur extranet, peut signer les feuilles d’émargement. Il ne peux pas signer des présences antérieures ou en avance. Il signe depuis son propre téléphone en quelques secondes, sans application à télécharger. La signature est liée automatiquement à la session.
Tablette. Une tablette peut être est mise à disposition en salle de cours. Les apprenants signent à tour de rôle en début et en fin de demi-journée. Le formateur valide depuis son propre accès. Aucune ressaisie.
Dans les deux cas, la feuille de présence dématérialisée se remplit automatiquement dans Fresh Management. Elle est disponible en export PDF depuis le dossier de la session, à tout moment, depuis n’importe quel poste.
Valeur légale : ce que dit le Code du travail
L’émargement électronique a la même valeur légale que l’émargement papier sous trois conditions : identification du signataire, intégrité infalsifiable du document et conservation des justificatifs.
Fresh Management satisfait ces conditions. Chaque signature est liée au dossier de l’apprenant et archivée de façon infalsifiable. Le journal d’activité trace chaque action effectuée sur la plateforme. Vos émargements sont recevables par la DREETS, les OPCO, France Travail et la Caisse des Dépôts.
Indicateur 24 Qualiopi : l’émargement comme preuve centrale
L’indicateur 24 du RNQ V9 exige que vous prouviez le suivi de l’exécution de chaque formation. C’est l’indicateur le plus contrôlé lors d’un audit de surveillance. L’auditeur demande systématiquement les feuilles de présence pour chaque session échantillonnée.
Avec Fresh Management, vous exportez le dossier complet d’une session en quelques secondes : feuilles de présence par demi-journée, signatures de chaque apprenant, absences tracées distinctement. L’auditeur a ce qu’il cherche. Vous passez à l’indicateur suivant.
Consultez notre page dédiée aux 32 indicateurs Qualiopi pour voir la couverture complète de Fresh Management sur le RNQ V9.
Pourquoi l’émargement papier ralentie votre activité
Une feuille perdue = un remboursement bloqué. Sans preuve de présence, un OPCO ou la Caisse des Dépôts peut refuser le remboursement de la session.
Un processus qui mobilise du temps administratif inutilement. Imprimer, faire circuler, récupérer les signatures manquantes, scanner, classer : pour 20 sessions par mois, c’est plusieurs heures par semaine sur des tâches à zéro valeur ajoutée.
Des données personnelles exposées sans raison. Une feuille avec les noms et signatures de vos apprenants qui circule en salle est une exposition inutile au regard du RGPD. La dématérialisation élimine ce risque.
Pourquoi choisir Fresh Management pour l’émargement
| Critère | Émargement papier | Fresh Management |
|---|---|---|
| Temps de signature | 2 à 5 minutes par liste | 10 secondes par apprenant |
| Archivage | Manuel, risque de perte | Automatique, infalsifiable |
| Conformité Qualiopi | À prouver manuellement | Export en quelques secondes |
| Valeur légale | Oui si conservé | Oui, signé et tracé |
| Formations à distance | Impossible | Nativement intégré |
| RGPD | Données exposées | Données sécurisées, serveurs France |
Ce que ça change au quotidien
Un organisme de formation en sécurité du travail, 8 sessions par semaine, 12 apprenants en moyenne. Avant Fresh Management : 16 feuilles imprimées par semaine, récupérées auprès des formateurs, scannées et classées manuellement.
Avec Fresh Management : les apprenants signent depuis leur smartphone en 10 secondes. Lors du dernier audit Qualiopi, les émargements de 3 sessions demandées par l’auditeur ont été exportés en quelques secondes.
En lien avec cette fonctionnalité :
Feuille de présence dématérialisée