Kairos : le portail France Travail des organismes de formation
Kairos est le portail que France Travail (ex-Pôle Emploi) met à disposition des organismes de formation pour gérer les stagiaires demandeurs d’emploi. C’est là que vous suivez les formations financées par France Travail (AIF, POEI), que vous déclarez les entrées et les sorties, et que vous saisissez les présences dont dépend la rémunération du stagiaire. Cette page explique Kairos du point de vue de l’organisme, ce qui change avec le passage à France Travail, et comment Fresh Management synchronise ces flux pour vous éviter la double saisie.
Demander une démoKairos, c’est quoi : le portail des OF chez France Travail
Kairos est l’espace professionnel par lequel un organisme de formation dialogue avec France Travail sur les dossiers des demandeurs d’emploi qu’il forme.
Quand un demandeur d’emploi suit une de vos formations avec un financement France Travail, tout le suivi administratif de son dossier passe par Kairos : l’inscription, la confirmation de son entrée en formation, la déclaration mensuelle de son assiduité, puis sa sortie. Ces informations conditionnent le versement de sa rémunération de stagiaire et le maintien de ses droits.
Pour la présentation détaillée : Kairos, le portail des OF chez Pôle Emploi.
À retenir : Kairos ne sert pas le demandeur d’emploi, il sert l’organisme qui le forme. C’est votre canal officiel avec France Travail pour tout stagiaire qu’il finance.
Pôle Emploi devient France Travail : ce que ça change pour votre portail Kairos
Le remplacement de Pôle Emploi par France Travail a fait évoluer les intitulés, les habilitations et certaines procédures, sans changer la logique de fond du portail.
Pour un organisme, l’essentiel est de vérifier que ses accès et ses habilitations ont bien suivi le changement, que les modèles de documents (devis, conventions) portent la bonne dénomination, et que les circuits de financement (AIF, POEI) sont à jour. Le nom du portail et l’ergonomie peuvent avoir bougé, les obligations déclaratives restent.
Le contexte du changement : Pôle Emploi devient France Travail.
Se connecter à Kairos en tant qu’organisme de formation
Obtenir et activer son accès OF
L’accès à Kairos est réservé aux organismes habilités par France Travail. Il suppose un organisme identifié, un référent déclaré et des identifiants dédiés. L’activation se fait à la première connexion, souvent au moment où vous accueillez votre premier stagiaire financé.
Les erreurs de connexion les plus fréquentes
Les blocages classiques : un compte non migré après le passage à France Travail, une habilitation qui n’a pas été étendue à la bonne agence, ou un référent parti sans transmettre ses accès. Anticiper la mise à jour de ces accès avant l’arrivée d’un stagiaire évite un retard de déclaration qui pénaliserait sa rémunération.
Gérer un stagiaire financé par France Travail (AIF, POEI) dans Kairos
Deux dispositifs reviennent le plus souvent dans Kairos. L’AIF (aide individuelle à la formation) finance tout ou partie d’une formation pour un demandeur d’emploi dont le projet est validé. La POEI (préparation opérationnelle à l’emploi individuelle) prépare un demandeur d’emploi à un poste précis en amont d’une embauche. Dans les deux cas, le suivi du dossier passe par le portail.
Déclarer les entrées et les sorties
Vous confirmez l’entrée effective du stagiaire à la date prévue, puis sa sortie à la fin (ou en cas d’abandon). Une entrée non confirmée, c’est un financement qui reste en suspens ; une sortie mal déclarée fausse le solde du dossier.
La saisie des présences et son impact sur la rémunération
Chaque mois, vous déclarez l’assiduité du stagiaire. Cette saisie déclenche le versement de sa rémunération de stagiaire de la formation professionnelle par France Travail. Une présence saisie en retard, c’est un stagiaire payé en retard, et c’est vers vous qu’il se tourne. La ponctualité de cette déclaration n’est pas administrative, elle est humaine.
À retenir : dans Kairos, chaque déclaration a une conséquence financière directe pour le stagiaire. Anticiper les saisies, c’est passer de la gestion réactive à la gestion anticipative.
Les nouveautés Kairos à connaître
Le portail évolue régulièrement : nouvelles interfaces de déclaration, ajustements des circuits AIF et POEI, évolutions liées à la montée en charge de France Travail. Suivre ces mises à jour évite de découvrir un changement de procédure au pire moment, devant un dossier urgent.
Les évolutions récentes : les nouvelles fonctionnalités Kairos 2026.
Synchroniser Kairos avec Fresh Management (fini la double saisie)
Kairos reste le portail officiel, vous continuez d’y déclarer. Ce que Fresh Management change, c’est que vous ne reconstituez plus l’information avant chaque saisie. Vos inscriptions, vos sessions et vos présences vivent dans Fresh Management, à jour et cohérentes, prêtes à être reportées.
- les entrées et sorties de vos stagiaires financés sont suivies au même endroit que le reste de vos sessions ;
- les présences signées, une fois dans Fresh Management, sont prêtes à être reportées, sans ressaisir des feuilles d’émargement dans un autre écran ;
- le suivi des financements France Travail (AIF, POEI) rejoint celui de vos autres financeurs, pour une vision unique.
Vos données de formation au même endroit, et vous ne ratez plus une échéance de déclaration par oubli.
Vos questions sur Kairos
Qu’est-ce que le portail Kairos ?
Kairos est le portail de France Travail (ex-Pôle Emploi) que les organismes de formation utilisent pour gérer les stagiaires demandeurs d’emploi.
Vous y déclarez les entrées, les présences et les sorties des demandeurs d’emploi que vous formez avec un financement France Travail (AIF, POEI). Ces déclarations conditionnent leur rémunération.
Comment un organisme de formation se connecte-t-il à Kairos ?
Avec une habilitation de France Travail et des identifiants dédiés, activés à la première connexion.
L’accès est réservé aux organismes habilités. Vérifiez que vos accès ont bien suivi le passage de Pôle Emploi à France Travail avant d’accueillir un stagiaire financé.
Kairos change-t-il avec France Travail ?
Les intitulés, habilitations et certaines procédures ont évolué, mais la fonction du portail reste la même.
Vérifiez surtout vos accès, la dénomination sur vos documents et la mise à jour des circuits AIF et POEI. Les obligations déclaratives, elles, ne changent pas.
Comment déclarer les présences d’un stagiaire dans Kairos ?
Vous saisissez l’assiduité du stagiaire chaque mois dans le portail, ce qui déclenche le versement de sa rémunération.
Une saisie en retard retarde son paiement. Avec un logiciel qui centralise vos émargements, ces présences sont prêtes à reporter sans ressaisie.
Kairos est-il obligatoire pour les formations financées par France Travail ?
Oui : le suivi des stagiaires financés par France Travail passe par Kairos.
C’est le canal officiel entre votre organisme et France Travail pour ces dossiers. Aucun autre outil ne s’y substitue, mais un logiciel de gestion peut vous éviter d’y ressaisir ce que vous avez déjà.