Kairos, le portail des OF chez Pôle Emploi

Un demandeur d’emploi entre dans votre session lundi. Sa rémunération de stagiaire, le paiement de votre devis et la suite de son parcours dépendent de ce que vous déclarerez à France Travail dans les jours qui viennent, et tout passe par le même portail : Kairos. Une entrée saisie en retard, une absence oubliée, et c’est le stagiaire qui reçoit un trop-perçu à rembourser.

Ce guide reprend ce qu’un organisme de formation doit savoir sur Kairos : l’adhésion, la connexion, les saisies obligatoires de l’entrée au bilan de fin de formation, et les changements apportés par Kairos nouvelle génération.

Kairos, le portail des organismes de formation chez France Travail

France Travail présente Kairos comme l’applicatif qui permet aux organismes de formation de lui transmettre les informations relatives au parcours de formation du demandeur d’emploi. Vous y créez vos devis, vous y attestez l’entrée du stagiaire, vous y déclarez ses absences et vous y saisissez le bilan de fin de formation. Le portail a été créé du temps de Pôle emploi et a gardé son nom après le changement d’opérateur : notre article sur le passage de Pôle emploi à France Travail détaille ce qui a changé pour les organismes.

Kairos sert les formations financées ou suivies par France Travail : l’aide individuelle à la formation (AIF), la préparation opérationnelle à l’emploi individuelle (POEI), les formations achetées dans le cadre des marchés de France Travail, les parcours 100 % à distance. Il ne remplace ni votre catalogue ni votre site. Pour que vos sessions y apparaissent, votre offre doit d’abord être renseignée auprès du Carif-Oref de votre région. Une formation absente de cette base ne peut pas être proposée à un demandeur d’emploi depuis Kairos.

Adhérer à Kairos en trois étapes

L’adhésion se fait une fois pour l’organisme. France Travail la décrit en trois temps.

Désigner un responsable gestion de compte

Avant toute demande, choisissez au sein de votre structure la personne référente Kairos, appelée responsable gestion de compte. C’est elle qui donnera ensuite les accès aux autres utilisateurs de l’organisme. Dans un petit centre, c’est souvent le dirigeant ; dans une structure plus large, le responsable administratif, à condition qu’il reste joignable quand un formateur ou une assistante perd son accès.

Remplir la demande d’adhésion

Le formulaire en ligne demande votre numéro SIRET, votre numéro de déclaration d’activité, les coordonnées du responsable gestion de compte et l’acceptation des conditions générales d’utilisation. France Travail indique que la demande prend cinq minutes, et qu’en cas d’erreur une nouvelle demande déposée dans la journée annule et remplace la précédente. Un organisme qui vient de se créer doit donc attendre son numéro de déclaration d’activité avant d’adhérer.

Recevoir les identifiants et créer les comptes

Les identifiants ne s’affichent pas à l’écran. Ils sont adressés au représentant légal de l’organisme par deux courriers papier distincts, l’un pour l’identifiant, l’autre pour la procédure de création du mot de passe. Le responsable gestion de compte habilite ensuite chaque utilisateur depuis l’application de gestion des identités et des droits des partenaires. Si votre équipe attend ses accès, vérifiez d’abord que les deux courriers sont bien arrivés au siège, et pas seulement l’un des deux.

Kairos connexion : accéder au portail au quotidien

La connexion passe par le Portail emploi, la porte d’entrée que France Travail réserve à ses partenaires pour accéder à ses applicatifs. Chaque utilisateur s’y connecte avec ses propres identifiants, une fois habilité par le responsable gestion de compte.

Beaucoup de blocages de connexion se règlent dans votre organisme, pas chez France Travail. Un utilisateur créé mais jamais habilité, un départ de salarié dont les droits n’ont pas été transférés, un responsable gestion de compte parti sans successeur : la correction passe alors par votre responsable gestion de compte. Gardez une trace écrite de la personne qui tient ce rôle et mettez-la à jour à chaque changement d’équipe.

Ce que vous saisissez dans Kairos, du devis au bilan

Chaque étape du parcours d’un stagiaire demandeur d’emploi correspond à une saisie. Les retards se paient en rémunération pour le stagiaire et en délais de paiement pour vous.

Les devis AIF et POEI

Pour une aide individuelle à la formation, vous créez le devis depuis Kairos à la demande du demandeur d’emploi. Il l’accepte, puis son conseiller France Travail le valide, et une attestation d’inscription en stage est émise. Pour une POEI, le devis s’accompagne d’un plan de formation et doit être validé par le conseiller et par le demandeur. Dans les deux cas, la saisie des devis suppose que votre certification Qualiopi soit visible dans l’onglet consacré à la qualité de votre fiche prestataire. Les mentions à porter sont reprises dans notre modèle de devis France Travail.

L’entrée en formation

Le premier jour, vous attestez la présence du demandeur d’emploi en saisissant l’attestation d’entrée en formation. Depuis la fin de la période de transition, le 16 février, cette saisie se fait uniquement dans Kairos nouvelle génération. France Travail rappelle que l’entrée effective, l’interruption et la sortie effective doivent lui être signalées dans les trois jours, sous forme dématérialisée. Le contenu de ce document est détaillé dans notre article sur l’attestation d’entrée en formation.

Les absences et les abandons

C’est la saisie qui pèse le plus sur le stagiaire, parce que sa rémunération dépend à la fois de votre déclaration d’assiduité et de sa propre actualisation, entre le 28 du mois et le 15 du mois suivant. Une absence se déclare sans attendre, avec son motif et son justificatif. Un abandon se déclare immédiatement, avec son motif. Les modifications ne sont possibles que le jour même, et les données partent chaque soir vers France Travail.

Deux règles méritent d’être connues de toute l’équipe. Un stagiaire absent avant le 28 du mois et non déclaré dans Kairos est considéré comme présent par France Travail. Vous pouvez régulariser jusqu’au 15 du mois suivant, mais la régularisation peut créer un trop-perçu que le stagiaire devra rembourser. Une absence connue le lundi et saisie en fin de mois lui coûte donc plus cher qu’à vous. La méthode pour tenir ce suivi est détaillée dans notre guide sur la gestion des absences en formation professionnelle.

La saisie revient à l’organisme qui dispense la formation. Si vous sous-traitez, convenez par écrit avec votre sous-traitant de qui saisit, et à quel moment.

Le bilan de fin de formation

Dès le lendemain de la fin d’une formation financée par France Travail, qu’il s’agisse d’une AIF, d’un achat de France Travail, d’un parcours à distance ou d’une POEC, le bilan de fin de formation est obligatoire.

La facturation

Les factures ne se déposent pas dans Kairos mais sur Chorus Pro, avec la transmission à France Travail des justificatifs de réalisation. Le format attendu et les pièces à joindre sont expliqués dans notre page sur la facturation d’un financeur public via Chorus Pro.

Kairos et le CPF : qui saisit quoi

Un demandeur d’emploi peut aussi financer sa formation avec son compte personnel de formation. Sans abondement de France Travail, vous n’avez rien à saisir dans Kairos : tout se passe dans EDOF. Avec un abondement accepté, les dates d’entrée et de sortie et le taux de réalisation se déclarent dans EDOF, mais les absences se déclarent dans Kairos. Ce double circuit demande une règle claire dans l’équipe : pour un même stagiaire, deux portails et deux types de saisie.

Ce qui change avec Kairos nouvelle génération

France Travail fait évoluer le portail par vagues, documentées dans des modes opératoires publiés sur son site d’information des organismes. Les dernières nouveautés modifient surtout la navigation. Un bandeau horizontal fixe remplace le menu vertical, avec cinq onglets : accueil, individus, formations, devis, facturation. La page d’accueil se configure, et une recherche rapide retrouve une formation par numéro de formation, de session ou de convention, ou un stagiaire par son identifiant France Travail de onze caractères. La recherche par nom n’est pas proposée.

Un bouton permet aussi d’inscrire un demandeur d’emploi en place ferme sur une session, depuis le catalogue ou depuis sa fiche. Prévenez vos équipes avant chaque vague : un écran qui change sans explication fait perdre une matinée de saisies.

Préparer vos saisies avant d’ouvrir Kairos

Dans un organisme qui forme des demandeurs d’emploi, les saisies Kairos arrivent en bout de chaîne. L’absence est connue du formateur à 9 h ; elle doit être déclarée le jour même ; et entre les deux, elle passe souvent par une feuille papier, un message et un tableur. Chaque relais ajoute un risque d’oubli, que le stagiaire paie en fin de mois.

Avec la feuille de présence dématérialisée de Fresh Management, apprenants et formateur signent par demi-journée, et le formateur voit en direct qui a signé. L’absence est connue le matin même, au même endroit que la session et le dossier du stagiaire, prête à être reportée dans Kairos avant le soir. Ce que Fresh Management prend en charge pour les organismes qui travaillent avec France Travail est présenté sur notre page Kairos pour votre organisme.

Le portail Kairos impose peu de démarches à l’adhésion, mais beaucoup de régularité ensuite. Une organisation qui saisit le jour même protège la rémunération de vos stagiaires et vos paiements. La procédure officielle d’adhésion est publiée par France Travail sur sa page dédiée à l’adhésion à Kairos.

Questions fréquentes sur Kairos