Référent VSS en organisme de formation : désignation, procédure et signalements

Un stagiaire signale à la pause qu’un formateur multiplie les remarques déplacées. Une stagiaire raconte qu’un autre participant l’a suivie jusqu’au parking. Dans la plupart des organismes de formation, personne n’a prévu à qui ces faits doivent être rapportés, ni ce qu’on en fait ensuite. Depuis le 1er novembre 2026, le référentiel Qualiopi demande d’y répondre par écrit : une procédure, un référent VSS chargé des signalements et une trace des suites données.

Voici comment désigner ce référent, rédiger la procédure et constituer le dossier quand votre organisme compte quelques personnes.

Ce que Qualiopi demande sur les violences sexistes et sexuelles

L’indicateur 12 du référentiel porte désormais une seconde exigence : le prestataire « s’assure de la prévention et du traitement de toute situation de violence, dont les violences sexistes et sexuelles, de harcèlement ou de discrimination dans le cadre de leur formation ». Notre article sur l’indicateur 12 Qualiopi détaille l’ensemble de l’indicateur.

Le guide de lecture cite trois preuves : une procédure de prévention et de traitement des violences sexistes et sexuelles portée à la connaissance des apprenants et du personnel, la désignation d’un référent chargé du traitement des signalements, et la traçabilité des signalements reçus et des suites données, dans le respect de la confidentialité. L’indicateur 12 fait partie des indicateurs à gradation : une mise en œuvre partielle des mesures définies donne une non-conformité mineure. Le guide précise aussi qu’il s’applique aux formations d’une durée supérieure à deux jours.

Deux autres indicateurs complètent le dispositif. Le guide cite, pour l’indicateur 22, un plan de formation de l’équipe qui couvre la pédagogie et les violences sexistes et sexuelles. Pour les CFA, l’indicateur 15 demande d’informer les apprentis des dispositifs de signalement et des interlocuteurs qui peuvent les accompagner.

Référent VSS et référent harcèlement : deux obligations distinctes

Le terme de référent recouvre deux réalités qu’il vaut mieux ne pas confondre dans votre dossier.

Le référent des signalements cité par le guide de lecture

C’est la personne que vos stagiaires, vos formateurs et vos salariés peuvent saisir d’un fait de violence, de harcèlement ou de discrimination survenu dans le cadre d’une formation. Le guide n’en fixe ni le statut ni la qualification. Votre organisme le désigne, publie son nom et ses coordonnées, et lui confie le suivi des signalements.

Le référent harcèlement du code du travail

Le code du travail organise un autre dispositif, tourné vers les salariés de l’entreprise. L’article L. 1153-5-1 impose, « dans toute entreprise employant au moins deux cent cinquante salariés », un référent chargé d’orienter, d’informer et d’accompagner les salariés en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes. L’article L. 2314-1 prévoit en plus un référent désigné par le comité social et économique parmi ses membres, là où un CSE existe.

Ces deux référents visent vos salariés en tant qu’employeur. L’obligation générale de l’article L. 1153-5 reste la vôtre quelle que soit la taille de l’organisme : prendre les dispositions nécessaires pour prévenir le harcèlement sexuel, y mettre un terme et le sanctionner. Le référent VSS exigé par Qualiopi, lui, existe pour les personnes que vous formez.

Dans un organisme de quelques personnes : qui désigner

Dans une petite structure, le dirigeant est souvent le seul choix possible. Le guide de lecture admet qu’un prestataire indépendant assure seul les différentes fonctions. La difficulté apparaît quand le signalement vise le dirigeant, ou un formateur qui travaille pour lui depuis des années.

Prévoyez donc dans la procédure un second contact, extérieur à la relation en cause : un associé, un salarié désigné, ou une personne de confiance extérieure avec qui vous avez formalisé cet appui. Indiquez aussi les recours qui ne dépendent pas de vous, comme le dépôt de plainte.

Rédiger la procédure VSS de votre organisme

Une procédure tient en deux pages si elle répond à quatre questions.

Les personnes concernées

Listez qui peut signaler et qui peut être mis en cause : stagiaires, formateurs salariés, formateurs indépendants, intervenants sous-traitants, personnel administratif. Pensez aux formations en intra. Quand la session se déroule chez le client, les faits peuvent impliquer un salarié de l’entreprise d’accueil, et c’est l’employeur de ce salarié qui a autorité sur lui.

Le circuit d’un signalement

Décrivez les étapes dans l’ordre. Le référent reçoit le signalement, par écrit ou à l’oral, et en accuse réception. Il recueille les faits auprès de la personne qui signale, sans lui demander de les prouver. Il décide avec la direction des mesures immédiates : changer un stagiaire de groupe, retirer un intervenant d’une session, informer l’employeur concerné. Il note enfin les suites données et informe la personne qui a signalé de la clôture.

La protection de la personne et la confidentialité

Écrivez noir sur blanc que les informations ne circulent qu’entre les personnes qui en ont besoin pour traiter le signalement. Prévoyez que la personne qui signale ne subisse aucune conséquence sur son parcours de formation. L’article L. 1153-2 du code du travail protège les salariés victimes ou témoins de bonne foi ; pour vos stagiaires, c’est votre procédure qui fixe cet engagement.

Ce qui sort de votre périmètre

Votre organisme ne mène pas d’enquête pénale. La procédure indique les coordonnées des services compétents, la possibilité de porter plainte et, quand le stagiaire est salarié, le rôle de son employeur. Pour un apprenti, le CFA a des obligations propres, rappelées par les indicateurs 14 et 15.

Faire connaître la procédure aux stagiaires et au personnel

Le guide cite trois supports : l’affichage, le règlement intérieur et le livret d’accueil. Une procédure rangée dans le classeur qualité, que personne n’a lue, ne répond pas à l’exigence. Ajoutez un paragraphe et le nom du référent dans votre règlement intérieur, reprenez les coordonnées dans votre livret d’accueil, et présentez le dispositif en une phrase à l’ouverture de chaque session.

Côté personnel, faites signer la procédure aux formateurs, y compris aux indépendants, au moment de leur contrat. Ils sont souvent les premiers à recevoir une confidence.

Tenir le registre des signalements sans exposer les personnes

Le registre est la preuve de traçabilité. Il reste vide tant qu’aucun signalement n’a été reçu, et il doit exister quand même. Pour chaque signalement, notez la date, la session, la nature des faits en quelques mots, les mesures prises et la date de clôture. Les récits détaillés et les échanges avec les personnes vont dans un dossier séparé, à accès restreint.

Réservez l’accès du registre au référent et à son suppléant. À l’audit, vous montrez qu’il existe et comment il est tenu, sans ouvrir les dossiers individuels.

Former le référent VSS et l’équipe

Le guide ne fixe pas de durée ni de programme pour le référent. Il cite, à l’indicateur 22, la formation de l’équipe aux violences sexistes et sexuelles. Une sensibilisation de vos formateurs, datée et tracée, fait partie de ce plan. Pour le référent, une formation dédiée l’aide à recevoir une parole sans la juger ni la minimiser. Votre OPCO peut vous indiquer les actions qu’il prend en charge.

Préparer l’audit : le dossier du référent VSS

Le jour de l’audit, l’auditeur doit pouvoir suivre le fil sans chercher : la procédure datée, la désignation écrite du référent et de son suppléant, les supports qui la font connaître, le registre et les preuves de formation de l’équipe. Dans Fresh Management, ces pièces se rangent avec les preuves de l’indicateur 12, et les droits des utilisateurs permettent de réserver les documents du référent aux seules personnes habilitées.

Un référent VSS désigné et connu, une procédure lue par vos stagiaires et un registre tenu à jour suffisent à répondre à l’exigence. Si vous voulez voir comment ranger ces preuves dans votre organisme, réservez une démo.

Questions fréquentes sur le référent VSS

Le référent VSS est-il obligatoire dans un organisme de formation ?

Pour Qualiopi, oui : depuis le 1er novembre 2026, le guide de lecture cite la désignation d’un référent chargé du traitement des signalements parmi les preuves de l’indicateur 12. Le guide précise que cet indicateur s’applique aux formations d’une durée supérieure à deux jours.

Le dirigeant peut-il être référent VSS ?

Oui. Le guide de lecture admet qu’un prestataire indépendant assure seul les différentes fonctions. Prévoyez alors un second contact pour le cas où le signalement concerne le dirigeant lui-même.

Le référent harcèlement du CSE peut-il être le référent VSS ?

Rien ne l’interdit, mais les deux rôles ont des publics différents. Le référent du CSE, prévu par l’article L. 2314-1 du code du travail, est désigné pour les salariés. Le référent VSS de Qualiopi traite les signalements des personnes en formation. Si la même personne assume les deux, écrivez-le dans sa désignation.

Que faire si le signalement vise le référent lui-même ?

La procédure doit prévoir un second contact, à qui le signalement est alors adressé. Indiquez son nom et ses coordonnées sur les mêmes supports que ceux du référent.

Faut-il une formation pour être référent VSS ?

Le guide de lecture n’impose pas de formation au référent. Il cite la formation de l’équipe aux violences sexistes et sexuelles parmi les preuves de l’indicateur 22. Une formation du référent reste utile pour recueillir un signalement dans de bonnes conditions.

Que contient le registre des signalements ?

La date, la session, la nature des faits en quelques mots, les mesures prises et la date de clôture. Les éléments détaillés vont dans un dossier séparé, accessible au seul référent et à son suppléant.

Sources

• Guide de lecture du référentiel national qualité, version 10, DGEFP, novembre 2026 : préambule (gradation), indicateurs 12, 15 et 22, NB de l’indicateur 18
• Code du travail, articles L. 1153-2, L. 1153-5, L. 1153-5-1 et L. 2314-1 (consultés le 05/11/2026)