Indicateur 22 Qualiopi : entretenir et développer les compétences de votre personnel

Le libellé de l’indicateur 22 Qualiopi contient un mot qui induit régulièrement une erreur de préparation : “salariés”. Beaucoup de dirigeants d’OF lisent ce libellé et en concluent que l’indicateur ne concerne que leurs formateurs sous contrat. Ils préparent un plan de développement des compétences pour l’équipe interne, oublient les indépendants, et se retrouvent en non-conformité majeure à l’audit.

Il y a une deuxième erreur, plus subtile. L’indicateur 22 est l’un des rares pour lesquels l’audit initial et l’audit de surveillance ne vérifient pas la même chose. À l’initial, l’auditeur regarde si le dispositif existe. À la surveillance, il vérifie si des actions ont réellement eu lieu depuis. Un beau document sans traces d’actions concrètes ne passe pas la deuxième visite.

Cet article détaille ce que le guide de lecture Qualiopi version 9 exige vraiment, pour qui, et avec quelles preuves.

Le libellé officiel et ce qu’il signifie

Le libellé de l’indicateur 22, issu du Référentiel National Qualité (guide de lecture Qualiopi, version 9 du 8 janvier 2024) :

“Le prestataire entretient et développe les compétences de ses salariés, adaptées aux prestations qu’il délivre.”

Quelques repères structurants :

L’indicateur 22 appartient au critère 5 du RNQ, consacré à la qualification et au développement des compétences des personnels chargés de mettre en oeuvre les prestations. Il est commun à toutes les catégories d’actions : action de formation, bilan de compétences, VAE, apprentissage.

La non-conformité est majeure, même si elle est partielle. Ce point mérite d’être souligné : il ne suffit pas de couvrir 80 % du personnel pour être conforme. Si une partie du personnel n’est pas couverte, le résultat est identique à une absence totale de dispositif.

Pour les nouveaux entrants (OF qui passent leur premier audit), le formalisme est vérifié à l’audit initial. La mise en oeuvre effective ne sera vérifiée qu’à l’audit de surveillance. C’est une particularité qui distingue I22 de la plupart des autres indicateurs.

Un point d’évolution à connaître : le libellé a changé entre les versions. La version antérieure demandait de “démontrer l’existence d’un plan de développement des compétences”. La version 9 est plus large : elle parle d’entretenir et développer les compétences, sans limiter les preuves à un seul outil. Le plan de développement des compétences reste un élément de preuve valide, mais il n’est plus suffisant à lui seul.

Qui est réellement concerné par l’indicateur 22

Tout le personnel, pas seulement les formateurs

La formulation “salariés” dans le libellé ne signifie pas “formateurs uniquement”. L’indicateur 22 s’applique à l’ensemble du personnel de votre OF : formateurs, coordinateurs pédagogiques, ingénieurs pédagogiques, chargés de relation entreprise, direction, et personnel administratif impliqué dans la mise en oeuvre des prestations.

C’est l’erreur la plus répandue en préparation d’audit. Un OF qui présente un plan de développement des compétences couvrant ses formateurs mais pas son assistante administrative, qui gère les dossiers de financement et les émargements, est en non-conformité partielle. Et une non-conformité partielle sur I22 est une non-conformité majeure.

Les prestataires indépendants et sous-traitants

Le libellé dit “salariés”, mais le guide de lecture V9 apporte une précision explicite : “Les prestataires indépendants démontrent leur démarche de formation continue.”

Le mécanisme est le suivant. L’indicateur 22, au sens strict, porte sur les salariés de votre OF. Mais l’indicateur 27, qui encadre la sous-traitance, impose à votre structure de s’assurer que ses sous-traitants respectent le référentiel national qualité. Or le référentiel exige une démarche de formation continue. Conséquence directe : votre OF doit collecter les justificatifs de formation continue de ses intervenants externes, chaque année.

Ce n’est pas votre OF qui doit financer la formation continue de vos indépendants. Mais il est de votre responsabilité de vérifier qu’ils l’entretiennent eux-mêmes, et d’en avoir la preuve.

Pour aller plus loin sur la gestion des intervenants externes et les implications réglementaires de la sous-traitance, voir notre article sur la sous-traitance pédagogique : limites et risques.

Cas particulier : le formateur indépendant certifié Qualiopi en propre

Si un formateur indépendant avec lequel vous travaillez est lui-même certifié Qualiopi, il doit répondre à l’indicateur 22 pour son propre compte, dans le cadre de son propre audit. Votre OF n’est pas dispensé pour autant de collecter ses justificatifs : la responsabilité de vérification reste de votre côté.

Si le formateur relève du régime micro-entrepreneur et que son chiffre d’affaires annuel est inférieur à 77 700 euros hors taxes, il n’est pas soumis à l’obligation de certification Qualiopi. Votre OF peut faire appel à lui. Mais il doit quand même démontrer sa démarche de formation continue, et vous devez en avoir la preuve.

Ce que le niveau attendu exige concrètement

Le niveau attendu pour l’indicateur 22, selon le guide de lecture V9, est de démontrer la mobilisation des différents leviers de formation et de professionnalisation pour l’ensemble du personnel.

Le mot “différents” est important. L’auditeur n’attend pas uniquement un plan de formation classique. Il s’attend à voir que votre OF utilise une variété de dispositifs pour entretenir les compétences. Voici les leviers que le guide de lecture mentionne ou qui sont reconnus par les auditeurs :

La formation continue au sens strict : stages, formations inter ou intra, e-learning, certifications. Ce sont les preuves les plus lisibles pour un auditeur.

Les entretiens professionnels : obligatoires tous les deux ans pour les salariés en droit du travail, ils constituent également une preuve Qualiopi. L’entretien permet d’identifier les besoins, de fixer des objectifs de développement, et de documenter les actions prévues. Les comptes rendus d’entretiens sont des pièces directement utilisables.

La VAE et le CPF : un salarié qui mobilise son CPF pour se qualifier, ou qui engage une démarche de VAE, alimente la preuve I22 de votre OF. Ces démarches individuelles, documentées, montrent que le développement des compétences est effectif.

Les communautés de pratique et réseaux professionnels : participation à des journées professionnelles, groupes de travail sectoriels, événements de la formation professionnelle. Une trace de participation (programme, attestation, note de retour) constitue une preuve valide.

La veille documentaire : abonnements à des publications spécialisées, consultation régulière de ressources sectorielles. Une preuve d’abonnement combinée à une trace d’exploitation (par exemple une note interne ou un compte rendu de réunion qui intègre un enseignement de cette veille) répond à l’exigence. Notre article sur le dossier de veille détaille comment structurer et tracer cette démarche.

La règle générale : l’auditeur cherche de la diversité et de la régularité, pas un volume. Un formateur qui a suivi trois jours de formation dans l’année sur des thématiques liées à ses prestations, participé à un événement professionnel et documenté une démarche de veille, est dans une situation bien plus solide qu’un formateur qui cumule des attestations sans lien avec son activité réelle.

Audit initial et audit de surveillance : deux vérifications distinctes

C’est le point que les OF découvrent parfois trop tard.

À l’audit initial, l’auditeur vérifie que le dispositif de développement des compétences existe et est formalisé. Il regarde le plan de développement des compétences, les procédures d’entretiens professionnels, les modalités de collecte des justificatifs auprès des indépendants. Il évalue le formalisme. Pour les nouveaux entrants, la mise en oeuvre n’est pas encore exigible : le dispositif vient d’être mis en place.

À l’audit de surveillance (environ 18 mois après l’audit initial), la question change. L’auditeur ne demande plus si le dispositif existe : il vérifie si des actions ont effectivement eu lieu depuis la dernière visite. Il demande les attestations de formations suivies, les comptes rendus d’entretiens professionnels réalisés, les justificatifs de formation continue des indépendants de l’année en cours ou précédente.

Un OF qui a constitué un excellent dossier pour l’audit initial, puis n’a conduit aucun entretien professionnel et collecté aucun justificatif pendant 18 mois, échoue à la surveillance malgré une première certification réussie. C’est le scénario le plus courant de non-conformité sur I22.

La bonne gestion des plannings et du suivi de vos formateurs s’articule directement avec cette exigence : voir notre article sur la gestion du planning formateur.

Les preuves que l’auditeur va demander

Pour les salariés de votre OF

Plan de développement des compétences actualisé, qui couvre l’ensemble du personnel et mentionne les actions prévues ou réalisées. Un tableau daté, mis à jour au moins une fois par an, suffit : pas besoin d’un document de 50 pages.

Comptes rendus des entretiens professionnels. La date, l’objet de l’entretien, les besoins identifiés, et les actions décidées.

Attestations de formations suivies par les membres du personnel depuis le dernier audit. Internes ou externes, certifiantes ou non.

Preuves de participation à des événements professionnels : programmes, attestations de présence, notes de retour.

Traces de veille documentaire exploitée : abonnements, comptes rendus de lecture, notes internes qui intègrent des enseignements tirés de la veille.

Pour les prestataires indépendants

Justificatifs de formation continue de l’année en cours ou de l’année précédente. Une attestation de formation, un certificat de participation à un événement professionnel, une preuve d’abonnement à une ressource documentaire avec trace de consultation.

Ces documents doivent être collectés et archivés par votre OF. Ce n’est pas à l’auditeur de les demander directement aux indépendants : c’est votre responsabilité de les avoir en dossier.

La veille des certifications de vos formateurs dans Fresh Management vous permet de suivre ces échéances et de déclencher automatiquement les demandes de mise à jour avant qu’une expiration ne génère une lacune dans votre dossier.

Ce qui déclenche une non-conformité majeure

Aucun dispositif formalisé : ni plan de développement, ni entretiens professionnels, ni processus de collecte auprès des indépendants.

Un dispositif existant sur le papier, mais aucune action tracée depuis l’audit initial. Lors de la surveillance, l’absence de preuves d’actions réelles équivaut à une absence de dispositif.

Un dispositif qui couvre les formateurs mais exclut le reste du personnel. Personnel administratif, direction, coordinateurs : si une seule catégorie n’est pas couverte, la non-conformité est partielle, donc majeure.

Des intervenants externes sans aucun justificatif de formation continue dans leur dossier, alors qu’ils interviennent régulièrement pour votre OF depuis plus d’un an.

Un plan de développement des compétences qui liste des actions “prévues” mais dont aucune n’a été réalisée ni justifiée entre deux audits.

I21, I22 et I27 : chacun son périmètre

Ces trois indicateurs traitent tous des intervenants, et leur articulation génère des confusions. Un rappel synthétique.

L’indicateur 21 porte sur les compétences initiales : votre OF s’assure que chaque intervenant, interne ou externe, possède les compétences adaptées à la prestation qu’il réalise. C’est la vérification à l’entrée, et en continu. Notre article indicateur 21 Qualiopi détaille les preuves attendues.

L’indicateur 22 porte sur le développement continu : votre OF entretient et fait progresser les compétences de ses salariés dans le temps, et s’assure que ses indépendants font de même pour leur propre compte. C’est la dynamique dans la durée.

L’indicateur 27 encadre la sous-traitance dans son ensemble : quand votre OF fait appel à un sous-traitant, il s’assure que celui-ci respecte le référentiel. C’est l’indicateur cadre qui donne sa portée aux obligations découlant d’I21 et I22 pour les intervenants externes.

Si votre processus I27 est solide, les preuves I21 et I22 pour les sous-traitants se construisent naturellement dans le même mouvement.

Comment tenir ce suivi au quotidien

L’indicateur 22 ne se prépare pas en urgence avant l’audit de surveillance. Il se tient en continu, avec trois routines simples.

Les entretiens professionnels planifiés : une date par collaborateur dans le calendrier, un compte rendu systématique, archivé dans le dossier du salarié. Deux ans maximum entre deux entretiens selon le Code du travail, mais une fréquence annuelle est préférable pour alimenter le dossier Qualiopi.

La collecte annuelle auprès des indépendants : en début d’année ou à chaque renouvellement de collaboration, vous demandez les justificatifs de formation continue mis à jour. Un email, une relance, un archivage. Ce processus doit exister et être traçable.

Le plan de développement des compétences actualisé : un tableau simple, mis à jour au fil des actions réalisées. Pas un document figé établi à la création de l’OF et jamais retouché depuis.

Fresh Management centralise le suivi de vos intervenants et intègre une veille des certifications qui vous alerte avant les expirations, sans surveillance manuelle. Votre dossier I22 est alimenté en continu, prêt pour l’audit initial comme pour la surveillance.

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FAQ

Sources

• Référentiel National Qualité (RNQ), guide de lecture Qualiopi version 9 du 8 janvier 2024, ministère du Travail (travail-emploi.gouv.fr)
• Article L. 6321-1 du Code du travail (obligation d’adaptation des salariés à leur emploi)
• Décret n° 2019-565 du 6 juin 2019 relatif au référentiel national mentionné à l’article L. 6316-3 du Code du travail
• Décret n° 2023-1350 du 28 décembre 2023 relatif à la sous-traitance des organismes de formation inscrits sur la plateforme CPF