Logiciel conforme Qualiopi : gérez vos 32 indicateurs en toute sérénité

La certification Qualiopi n’est pas une option. Sans elle, votre organisme de formation ne peut pas accéder aux financements publics et mutualisés, CPF, OPCO, France Travail, Régions. Le problème : répondre aux 32 indicateurs du Référentiel National Qualité prend du temps, génère de la paperasse et expose à des non-conformités le jour de l’audit si votre organisation n’est pas en place.

Fresh Management est un logiciel de gestion conçu exclusivement pour les organismes de formation. Il structure votre activité selon les exigences du RNQ V9 et automatise la production des preuves documentaires attendues par les auditeurs. Vous restez conforme en continu, sans effort supplémentaire.

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Ce que les auditeurs Qualiopi vérifient, et comment Fresh Management vous prépare

Un audit Qualiopi suit une logique précise : l’auditeur arrive avec la grille du RNQ V9, procède par entretiens, vérification documentaire et échantillonnage de vos sessions. Ce ne sont pas vos intentions qui comptent, ce sont vos preuves. Fresh Management structure votre activité pour que chaque preuve soit disponible, traçable et exportable en quelques clics.

Voici les 7 critères du référentiel et ce que Fresh Management couvre sur chacun.

Critère 1 : information du public sur les prestations proposées (indicateurs 1 à 3)

L’auditeur vérifie que votre catalogue est accessible, détaillé et vérifiable : prérequis, objectifs, durée, modalités d’accès, tarifs, méthodes pédagogiques, accessibilité handicap, indicateurs de résultats.

Fresh Management synchronise en temps réel votre catalogue de formations avec vos sessions. Toutes les informations obligatoires sont structurées et exportables. Si vous proposez des formations certifiantes, les taux d’obtention et les blocs de compétences sont gérés nativement.

Critère 2 : identification des objectifs et adaptation aux publics (indicateurs 4 à 8)

L’auditeur demande à voir comment vous analysez les besoins avant chaque formation, comment vous définissez des objectifs opérationnels et évaluables, et comment vous positionnez vos apprenants à l’entrée.

Fresh Management génère des questionnaires de positionnement pré-formation, les archive par apprenant et par session. L’indicateur 4, analyse du besoin, est le plus contrôlé : tout manquement est une non-conformité majeure. L’indicateur 5 impose des objectifs opérationnels et évaluables : Fresh Management les intègre à chaque programme de formation que vous créez.

Critère 3 : adaptation aux publics, accompagnement et suivi (indicateurs 9 à 16)

L’auditeur contrôle que vous informez les bénéficiaires des conditions de déroulement, que vous évaluez l’atteinte des objectifs, que vous mettez en place des mesures pour prévenir les abandons. Pour les formations en alternance, il vérifie la coordination entre le centre et l’entreprise.

Fresh Management trace le suivi individuel de chaque apprenant, génère les évaluations intermédiaires et finales, envoie automatiquement les questionnaires de satisfaction, et produit les attestations de formation. Les émargements électroniques horodatés prouvent la présence effective à chaque séance.

Critère 4 : adéquation des moyens pédagogiques et techniques (indicateurs 17 à 20)

L’auditeur vérifie que vous disposez des moyens humains et techniques adaptés, que vous coordonnez vos intervenants internes et externes, que vous mettez des ressources pédagogiques à disposition des bénéficiaires.

Fresh Management centralise la gestion de vos formateurs, de vos salles et de vos ressources pédagogiques. L’extranet formateur leur permet d’accéder aux documents de session et de déposer leurs justificatifs. L’extranet apprenant donne accès aux ressources pédagogiques en un clic.

Critère 5 : qualification et développement des compétences des personnels (indicateurs 21 à 22)

L’auditeur contrôle que vous évaluez les compétences de vos intervenants et que vous entretenez leur développement professionnel.

Fresh Management centralise les CVs et qualifications de chaque formateur. La veille automatique des certifications vous alerte avant leur expiration, vous avez en permanence une vision consolidée des habilitations de chaque intervenant, prête à présenter le jour de l’audit.

Critère 6 : inscription dans l’environnement professionnel (indicateurs 23 à 29)

L’auditeur vérifie que vous réalisez une veille légale et réglementaire, une veille sur les évolutions des métiers et des innovations pédagogiques, que vous mobilisez les expertises pour accueillir les publics en situation de handicap, et que vous encadrez correctement la sous-traitance.

Fresh Management gère la sous-traitance pédagogique et les partenaires certifiés RNCP. Le blog Fresh Management publie régulièrement des analyses réglementaires sur la formation professionnelle pour vous aider dans votre veille.

Critère 7 : recueil et prise en compte des appréciations et réclamations (indicateurs 30 à 32)

L’auditeur demande la preuve que vous recueillez les appréciations des bénéficiaires, financeurs et équipes pédagogiques, que vous traitez les réclamations et les aléas, et que vous mettez en œuvre des mesures d’amélioration continue.

Fresh Management envoie automatiquement les questionnaires de satisfaction à l’issue de chaque session et archive les résultats. Les tableaux de bord consolidés vous permettent d’analyser vos résultats par formateur, par programme et par session. Le BPF, Bilan Pédagogique et Financier, est généré automatiquement à partir de vos données réelles.

Les 32 indicateurs Qualiopi et la solution Fresh Management

Le tableau suivant présente les 32 indicateurs officiels du RNQ V9 (Guide de lecture Qualiopi, Ministère du Travail) et la fonctionnalité Fresh Management qui y répond.

Pour chaque indicateur, vous pouvez consulter la page produit ou l’article associé pour voir précisément comment Fresh Management le couvre.

N°	Intitulé officiel (RNQ V9)	Fonctionnalité Fresh Management
1	Information accessible au public sur les prestations : prérequis, objectifs, durée, modalités d’accès, tarifs, méthodes, évaluation, accessibilité handicap	Catalogue de formation en ligne
2	Diffusion d’indicateurs de résultats adaptés à la nature des prestations et des publics	Analyse de performance et tableaux de bord
3	Pour les formations certifiantes : information sur les taux d’obtention, blocs de compétences, équivalences, passerelles et débouchés	Gestion des titres RNCP partenaires
4	Analyse du besoin du bénéficiaire en lien avec l’entreprise et/ou le financeur	Questionnaires de positionnement voir aussi article dédié
5	Définition des objectifs opérationnels et évaluables de la prestation	Programmes de formation voir aussi article dédié
6	Établissement des contenus et modalités adaptés aux objectifs et aux publics bénéficiaires	Documents pédagogiques et actions de formation
7	Pour les formations certifiantes : adéquation des contenus aux exigences de la certification visée	Gestion des certifications et blocs de compétences
8	Procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée	Questionnaires pédagogiques et groupes de niveau
9	Information des bénéficiaires sur les conditions de déroulement de la prestation	E-mails automatiques et modèles de documents
10	Mise en œuvre et adaptation de la prestation, de l’accompagnement et du suivi aux publics	Session de formation et accès formateur et stagiaire
11	Évaluation de l’atteinte par les bénéficiaires des objectifs de la prestation	Évaluation de formation
12	Mesures pour favoriser l’engagement des bénéficiaires et prévenir les ruptures de parcours	Rappels et notifications et liste d’attente
13	Pour les formations en alternance : anticipation des missions, coordination et progressivité des apprentissages centre/entreprise	Actions de formation et planning
14	Accompagnement socio-professionnel, éducatif et relatif à l’exercice de la citoyenneté	Journal d’activité et suivi des compétences
15	Information des apprentis sur leurs droits, devoirs et règles de santé/sécurité	Modèles de documents réglementaires et documents personnalisés
16	Pour les formations certifiantes : conditions de présentation à la certification respectant les exigences de l’autorité de certification	Bulletins PVE et PVO et génération de diplômes
17	Mise à disposition des moyens humains, techniques et d’un environnement approprié	Salles de formation et espace de stockage collaboratif
18	Mobilisation et coordination des différents intervenants internes et/ou externes	Planning et gestion des formateurs
19	Mise à disposition de ressources pédagogiques et appropriation par le bénéficiaire	Extranet apprenant et bibliothèque pédagogique
20	Personnel dédié à la mobilité, référent handicap et conseil de perfectionnement	Droits des utilisateurs et champs personnalisés
21	Détermination, mobilisation et évaluation des compétences des intervenants adaptées aux prestations	Compétences et extranet formateur
22	Entretien et développement des compétences des salariés adaptées aux prestations délivrées	Veille certifications formateurs et notes de frais formateurs
23	Veille légale et réglementaire sur la formation professionnelle et exploitation des enseignements	Blog Fresh Management et veille réglementaire continue
24	Veille sur les évolutions des compétences, métiers et emplois dans les secteurs d’intervention	Suivi des compétences
25	Veille sur les innovations pédagogiques et technologiques	API et intégrations externes
26	Mobilisation des expertises et outils pour accueillir et accompagner les publics en situation de handicap	Champs personnalisés accessibilité et formulaires personnalisés
27	En cas de sous-traitance ou portage salarial : respect de la conformité au référentiel	Gestion des partenaires et sous-traitants
28	Pour les FEST : mobilisation du réseau de partenaires socio-économiques pour coconstruire l’ingénierie et favoriser l’accueil en entreprise	Gestion des partenaires entreprises et conventions de formation
29	Actions concourant à l’insertion professionnelle ou la poursuite d’étude par l’apprentissage ou toute autre voie	Enquête d’insertion automatisée
30	Recueil des appréciations des parties prenantes : bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques, entreprises	Questionnaires de satisfaction et questionnaires pédagogiques
31	Modalités de traitement des difficultés, réclamations et aléas survenus en cours de prestation	Journal d’activité et centre de notifications
32	Mesures d’amélioration à partir de l’analyse des appréciations et des réclamations	BPF automatique et analyse de performance

Comment Fresh Management prépare concrètement votre audit Qualiopi

Le jour de l’audit, l’auditeur procède par échantillonnage de vos sessions et demande des preuves concrètes pour chaque indicateur applicable. Ce ne sont pas vos intentions qui comptent, ce sont vos documents. Fresh Management structure votre activité pour que chaque preuve soit disponible en quelques clics.

Le dossier d’audit complet en quelques minutes. Fresh Management compile automatiquement les conventions signées, les feuilles d’émargement, les évaluations, les questionnaires de satisfaction et les attestations de formation pour chaque session sélectionnée par l’auditeur.

La traçabilité totale des actions de formation. Chaque document est horodaté. Le journal d’activité enregistre toutes les actions effectuées sur la plateforme. Vous pouvez prouver que chaque étape du parcours apprenant a bien eu lieu, à la date et à l’heure exactes.

La conformité en continu, pas seulement avant l’audit. Les questionnaires de satisfaction partent automatiquement en fin de session. Les certifications de vos formateurs sont surveillées toute l’année. Le BPF se remplit en temps réel. Vous n’avez pas à reconstituer un dossier en urgence.

La gestion des non-conformités. Le RNQ V9 distingue les non-conformités mineures et majeures. Certains indicateurs, 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31, 32, ne peuvent donner lieu qu’à des non-conformités majeures. Fresh Management couvre précisément ces indicateurs à risque élevé.

Questions fréquentes sur Fresh Management et Qualiopi

Fresh Management est-il certifié Qualiopi ?

Fresh Management est un logiciel, pas un organisme de formation. Il n’est donc pas soumis à la certification Qualiopi. En revanche, il est conçu pour aider les organismes de formation à obtenir et maintenir leur certification en couvrant les 32 indicateurs du RNQ V9 (Guide de lecture, 8 janvier 2024).

Comment préparer un audit Qualiopi avec Fresh Management ?

Fresh Management génère automatiquement les preuves documentaires requises au fil de votre activité. Avant un audit, vous exportez le dossier complet par session en quelques clics : conventions, émargements, évaluations, questionnaires, attestations. Consultez notre guide complet sur l’audit Qualiopi 2026 pour préparer votre passage.

Fresh Management couvre-t-il vraiment les 32 indicateurs ?

Oui. Chaque indicateur du RNQ V9 correspond à une ou plusieurs fonctionnalités de Fresh Management. Le tableau ci-dessus détaille la couverture indicateur par indicateur, avec les intitulés officiels du guide de lecture publié par le Ministère du Travail le 8 janvier 2024.

Peut-on utiliser Fresh Management pour l’audit de surveillance ?

Oui. L’audit de surveillance intervient entre 12 et 24 mois après la certification initiale. Fresh Management vous maintient en conformité continue, vous n’avez pas à reconstituer un dossier. Consultez notre guide sur l’audit de surveillance Qualiopi.

Fresh Management fonctionne-t-il pour les organismes multi-sites ?

Oui. Fresh Management permet de gérer plusieurs centres de formation depuis une seule plateforme, avec des droits d’accès différenciés par site. Chaque entité dispose de ses propres données de conformité, consolidées dans un tableau de bord central.

Combien de temps faut-il pour être opérationnel ?

La plupart de nos clients créent leur première session dans les 48 heures suivant leur accès. L’onboarding est guidé avec un accompagnement humain dédié basé en France.

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