Communication et marketing : gardez le contact avec vos prospects et vos stagiaires

Traiter chaque demande avant qu’elle ne refroidisse

Une demande de devis arrive le lundi matin par e-mail, une autre par téléphone l’après-midi, une troisième par le formulaire du site. Si chacune vit dans une boîte différente, la deuxième sera rappelée trop tard et la troisième oubliée.

Les opportunités commerciales rassemblent ces demandes au même endroit, avec leur état d’avancement : à rappeler, devis envoyé, en attente du financement. Vos contacts existants, tenus jusqu’ici dans un tableur ou un ancien logiciel, rejoignent la même base grâce à l’importation de base de données. Vous partez de votre fichier actuel, sans tout ressaisir.

Écrire une fois, envoyer à chaque session

Une session déclenche toujours les mêmes messages : confirmer l’inscription, rappeler la date et le lieu avant le premier jour, prévenir d’un changement. Les rédiger à la main pour chaque groupe prend du temps, et c’est dans la copie d’un ancien message que se glisse l’adresse de la salle précédente.

Avec les modèles d’email, vous écrivez ces messages une seule fois, avec vos formulations. Les e-mails automatiques se chargent ensuite des confirmations d’inscription et des rappels de formation, au moment prévu.

Certains messages ne peuvent pas attendre qu’un stagiaire ouvre sa boîte mail, comme une salle déplacée le matin même. Les modèles de SMS servent à prévenir le groupe directement depuis la plateforme.

Savoir ce qui a bougé sans fouiller vos dossiers

Entre deux sessions, l’équipe administrative reçoit des inscriptions, voit approcher des échéances et répond aux questions des clients. Chaque canal a son rôle :

• Le centre de notifications regroupe en temps réel les événements importants de votre activité.
• Les rappels signalent un rendez-vous ou une échéance avant qu’ils ne soient dépassés.
• Le chat et la messagerie gardent les échanges avec vos collègues et vos clients dans la plateforme, plutôt que dans des fils d’e-mails parallèles.

Vendre vos sessions depuis votre site, avec des dates justes

Un catalogue mis à jour à la main finit par afficher une session complète comme ouverte, ou une date déjà passée. Le prospect s’inscrit, et il faut le rappeler pour lui proposer autre chose.

Le catalogue en ligne se synchronise en temps réel avec vos sessions : les dates et les places disponibles affichées sur votre site sont celles de votre planning, et la collecte des inscriptions se fait automatiquement. Les produits et services additionnels proposent, dès l’inscription, ce que vous vendez en complément de la formation.

Pour bâtir le catalogue lui-même, notre guide sur le catalogue de formation détaille ce qu’il doit montrer à un prospect.

Les dix fonctionnalités de ce module

Pour suivre ce que rapportent ces ventes, session par session, voyez le module Pilotage et productivité.

Nos guides sur la communication d’un organisme de formation

Les guides ci-dessous se répartissent selon l’étape où vous en êtes : poser votre communication, vérifier ce que la réglementation autorise, puis transformer une demande en inscription.

Une communication qui remplit les sessions commence par un plan posé sur l’année. Ces guides aident à le construire.

Construire votre communication

Un organisme de formation ne communique pas comme un commerce. Plusieurs pratiques sont encadrées, et certaines règles ont changé cette année.

Ce que vous avez le droit de dire

Une fois la demande reçue, tout se joue dans la réponse et dans le suivi.

Convertir et fidéliser

Vos questions sur la communication