Modèles d’email : des messages personnalisés en un clic pour votre organisme de formation
Dans un organisme de formation, les mêmes e-mails reviennent à chaque session. Seuls changent le nom du destinataire, l’intitulé, les dates et le lieu. Réécrits à la main, ces messages prennent du temps et laissent passer des erreurs.
Avec les modèles d’email de Fresh Management, vous rédigez un message une fois. Les champs variables se remplissent ensuite pour chaque destinataire, et chacun reçoit un e-mail individuel, envoyé en un clic.
Ce que font les modèles d’email de Fresh Management
Un modèle d’email réunit un objet, un texte mis en forme et des champs variables. Il est ensuite proposé aux endroits de la plateforme où vous en avez besoin.
Fresh Management fournit des modèles prêts à l’emploi, et vous créez les vôtres pour les situations propres à votre activité. Un document peut aussi être joint automatiquement, comme la convocation générée pour la session.
Cible, emplacement, champs variables : comment un modèle d’email se personnalise
La cible : à qui s’adresse le modèle
La cible désigne la personne ou le groupe de personnes qui recevra l’e-mail, par exemple les apprenants. Elle évite de proposer un message destiné aux stagiaires dans un contexte où il n’a pas de sens.
L’emplacement : où le modèle est proposé
Pour un modèle destiné aux apprenants, l’emplacement peut être la fiche de la session sur laquelle ils sont inscrits, leur profil, les tâches automatisées ou l’envoi d’un questionnaire. Le modèle n’apparaît que là où il est utile, ce qui évite de chercher le bon message dans une liste de trente.
Les champs variables : ce qui change pour chaque destinataire
Les champs variables, appelés shortcodes, sont listés dans une rubrique à droite de l’éditeur. Vous les insérez dans le texte par copier-coller ou directement à la position du curseur. L’emplacement choisi détermine les shortcodes disponibles : un modèle rattaché à la fiche de session donne accès aux informations de cette session.
L’adresse d’envoi et l’activation
Chaque modèle peut préciser son adresse d’envoi. Indiquez celle de votre organisme, et les réponses des stagiaires arrivent directement à votre équipe. Sans précision, l’adresse par défaut de la plateforme est utilisée. Un modèle est actif dès sa création, et vous pouvez le désactiver à tout moment.
Créer un modèle d’email dans Fresh Management, étape par étape
La création prend quelques minutes, et le modèle sert ensuite à chaque session.
- Ouvrez le paramétrage. Page Configuration, puis Paramétrage global, puis Modèle d’email et Nouveau modèle.
- Nommez le modèle et rédigez l’objet. Le nom du modèle n’est visible qu’en interne et sert à le retrouver. L’objet est ce que verra le destinataire dans sa boîte de réception.
- Choisissez la cible et l’emplacement. Par exemple la cible Apprenant et la fiche de la session sur laquelle il est inscrit.
- Précisez l’adresse d’envoi si besoin. Ce réglage est facultatif.
- Rédigez le message et insérez les champs variables. Mettez le texte en forme, puis ajoutez les shortcodes, comme le nom et le prénom de l’apprenant.
- Enregistrez. Cliquez sur Créer le modèle. Il rejoint la liste de vos modèles.
- Modifiez, dupliquez ou supprimez. Dans la liste, l’icône verte ouvre la modification, l’icône noire crée une copie, la poubelle rouge supprime le modèle après confirmation.
Où utiliser vos modèles d’email au quotidien
Depuis la fiche de session
C’est l’usage le plus fréquent : un message à tous les apprenants inscrits, envoyé en un clic, chacun recevant un e-mail à son nom avec les informations de la session de formation.
Depuis le profil de l’apprenant
Pour un échange individuel, un modèle évite de repartir d’une page blanche tout en gardant le même ton que les messages de groupe.
Dans les tâches automatisées
Un modèle dont l’emplacement inclut les tâches automatisées peut servir aux e-mails automatiques et aux relances automatiques, qui partent sans action de votre part.
Lors de l’envoi d’un questionnaire
Le lien vers un questionnaire de satisfaction ou d’évaluation part avec un message rédigé une fois pour toutes, à l’image de votre organisme.
Modèles d’email et modèles de document
Les modèles d’email portent le message. Les pièces jointes, comme une convention ou une attestation, sont produites à partir des modèles de document de Fresh Management.
Vos questions sur les modèles d’email
Qu’est-ce qu’un modèle d’email ?
C’est un message préparé à l’avance, avec un objet, un texte mis en forme et des champs variables. Il se réutilise à chaque envoi, et les champs variables le personnalisent pour chaque destinataire.
Comment créer un modèle d’email dans Fresh Management ?
Page Configuration, puis Paramétrage global, Modèle d’email et Nouveau modèle. Renseignez le nom, l’objet, la cible et l’emplacement, rédigez le message avec ses shortcodes, puis cliquez sur Créer le modèle.
Qu’est-ce qu’un shortcode ?
C’est un champ variable inséré dans le texte, comme le nom ou le prénom de l’apprenant. Au moment de l’envoi, il est remplacé par l’information propre à chaque destinataire.
Le destinataire voit-il le nom du modèle ?
Non. Le nom du modèle reste interne. Le destinataire voit uniquement l’objet de l’e-mail et son contenu.
Faut-il renseigner une adresse d’envoi ?
Non, c’est facultatif. Sans adresse précisée, l’envoi se fait avec l’adresse par défaut de la plateforme.
Peut-on dupliquer ou désactiver un modèle ?
Oui. L’icône noire crée une copie à adapter, et un modèle actif peut être rendu inactif sans être supprimé.
Peut-on retrouver les e-mails envoyés ?
Oui, Fresh Management conserve l’historique des e-mails envoyés.
Créez votre premier modèle d’email pendant la démonstration
Venez avec le message que vous envoyez le plus souvent à vos stagiaires. Pendant la démonstration, vous le transformez en modèle d’email avec ses champs variables et vous l’envoyez depuis une session de test.