Email automatique : les messages de votre organisme de formation partent au bon moment
Le rappel la veille de la session, le message au formateur dont le diplôme expire dans deux mois, le questionnaire à froid trente jours après la formation. Ces e-mails sont prévisibles, et pourtant ils dépendent souvent de la mémoire de quelqu’un.
Dans Fresh Management, une tâche automatisée associe un modèle d’email à un déclencheur et à une cible. L’email automatique part ensuite seul, à la bonne date, pour chaque personne concernée.
Ce que font les e-mails automatiques de Fresh Management
Vous décidez une fois de ce qui doit partir, à qui et quand. Fresh Management s’occupe ensuite de chaque envoi, session après session.
Les déclencheurs couvrent tout le cycle d’un dossier : un nombre de jours avant ou après une session, l’inscription, la fin de session, l’expiration d’un diplôme, une date d’anniversaire ou une date fixe chaque année. Le délai se règle librement, et les filtres limitent l’envoi aux personnes concernées : une formation précise, un site, un type de stagiaire.
Les adresses d’envoi, en vidéo
Tâches automatisées : comment un email automatique se déclenche
Chaque envoi automatique repose sur trois éléments.
- Un modèle d’email. Le texte, l’objet et les champs variables, préparés dans les modèles d’email avec l’emplacement « tâches automatisées ».
- Une cible. Les apprenants, les formateurs, les utilisateurs, les entreprises ou les financeurs.
- Un déclencheur et un délai. Par exemple sept jours avant le début de la session, ou soixante jours avant l’expiration d’un diplôme.
- Des filtres, si besoin. Pour réserver l’envoi à une formation, à un site ou à un type de stagiaire.
- L’envoi part seul. Chaque destinataire reçoit un e-mail personnalisé au moment prévu.
Une fois la tâche en place, elle s’applique à toutes les sessions concernées, y compris celles que vous créerez dans six mois.
Les emails automatisés utiles à un organisme de formation
Avant l’expiration d’un diplôme de formateur
Un formateur SST ou SSIAP dont la qualification expire ne peut plus animer les sessions correspondantes. Un email automatique, envoyé au formateur plusieurs semaines avant l’échéance, lui laisse le temps de programmer son recyclage. L’indicateur 21 du référentiel national qualité demande au prestataire de déterminer, mobiliser et évaluer les compétences de ses intervenants internes et externes : cette alerte en fait partie. Elle complète la veille des certifications des formateurs.
Autour de la session
La confirmation au moment de l’inscription, le rappel la veille, le message de fin de formation avec l’attestation, puis le lien vers le questionnaire de satisfaction ou l’évaluation à froid quelques semaines plus tard. Chaque étape a sa tâche, et plus aucun envoi ne dépend d’un rappel noté sur un agenda.
Les entreprises et les financeurs
Le référent formation d’une entreprise cliente peut recevoir automatiquement un message lié à la session de ses salariés. Un financeur peut être tenu informé aux étapes que vous choisissez. Ces envois se règlent comme ceux des stagiaires, avec leur propre modèle.
Les messages annuels et de fidélisation
Une date fixe chaque année ou une date d’anniversaire suffit pour garder le contact avec vos anciens stagiaires et vos clients, sans campagne à organiser. Pour une formation à recyclage périodique, c’est aussi l’occasion de rappeler que l’échéance approche.
Email automatique ou relance automatique
L’email automatique part à une date donnée, quoi qu’il arrive. La relance automatique suit un élément en attente, comme un devis non signé ou une facture non réglée, et s’arrête dès que le client a répondu. Les deux s’appuient sur vos modèles d’email.
Vos questions sur les e-mails automatiques
Qu’est-ce qu’un email automatique ?
C’est un e-mail envoyé sans action manuelle, quand une condition fixée à l’avance est remplie : une date, un délai avant ou après une session, une inscription, l’expiration d’un diplôme.
Comment programmer un email automatique dans Fresh Management ?
Préparez un modèle d’email disponible dans les tâches automatisées, puis créez une tâche en choisissant la cible, le déclencheur, le délai et, si besoin, les filtres.
Quels événements peuvent déclencher un envoi ?
Un nombre de jours avant ou après une session, l’inscription, la fin de session, l’expiration d’un diplôme, une date d’anniversaire ou une date fixe chaque année.
Qui peut recevoir un email automatique ?
Les apprenants, les formateurs, les utilisateurs de la plateforme, les entreprises clientes et les financeurs.
Peut-on limiter l’envoi à certaines formations ?
Oui. Des filtres réservent l’envoi à une formation, à un site ou à un type de stagiaire.
Peut-on suspendre un email automatique ?
Oui. Le modèle d’email utilisé par la tâche peut être rendu inactif à tout moment, sans être supprimé.
Automatisez votre premier email pendant la démonstration
Choisissez l’e-mail que vous envoyez le plus souvent à la main, par exemple le rappel de la veille. Pendant la démonstration, vous le transformez en email automatique, avec sa cible, son délai et ses filtres.