Suivi des habilitations de vos formateurs : soyez alerté avant l’expiration
Un formateur dont la qualification a expiré la semaine précédente anime malgré tout la session. Personne ne s’en aperçoit, jusqu’au jour où un stagiaire conteste son certificat, ou jusqu’à l’audit. La question n’est alors plus pédagogique : elle porte sur la validité de ce que vous avez délivré.
Fresh Management suit les certifications de vos formateurs et vous alerte avant leur échéance, pendant qu’il reste du temps pour programmer un recyclage.
Ce que fait la veille des certifications dans Fresh Management
L’alerte au formateur s’appuie sur les e-mails automatiques : une tâche déclenchée avant l’échéance, avec un modèle rédigé une fois pour toutes. Le formateur externe qui intervient deux fois par an reçoit ainsi le même rappel que votre salarié permanent.
La fiche formateur, en vidéo
Ce qu’une habilitation périmée coûte à un organisme
Dans les formations réglementées, la qualification du formateur conditionne la validité de la prestation. En santé et sécurité au travail, en sécurité incendie ou en habilitation électrique, un intervenant dont le titre n’est plus à jour peut remettre en cause les certificats délivrés pendant cette période.
Les conséquences sont rarement immédiates, mais elles s’accumulent : sessions à refaire, stagiaires à reconvoquer, relation client abîmée, et une difficulté à justifier ses choix lors d’un contrôle.
Ce que demande Qualiopi
L’indicateur 21 du référentiel national qualité attend du prestataire qu’il détermine, mobilise et évalue les compétences des différents intervenants, internes comme externes. Un suivi des qualifications et de leurs échéances fait partie des éléments que l’auditeur peut examiner. Le détail figure dans notre article sur l’indicateur 21 Qualiopi.
Organiser le suivi des qualifications de vos intervenants
Recensez les titres exigés par formation
Chaque formation que vous dispensez suppose une qualification précise chez l’intervenant. Écrire cette correspondance une fois évite de se demander, au moment d’affecter un formateur, s’il peut animer cette session.
Enregistrez les dates d’échéance à l’arrivée
Le meilleur moment pour noter la date de validité d’un certificat est celui où le formateur vous transmet ses pièces. Plus tard, il faut relancer, et la date reste souvent approximative.
Anticipez les périodes chargées
Les sessions de recyclage se remplissent, en particulier avant l’été et en fin d’année. Une alerte déclenchée plusieurs mois avant l’échéance laisse le choix de la date, et non la contrainte.
Reliez le suivi au planning
Une habilitation qui expire en mars concerne toutes les sessions programmées après cette date. Vérifier le planning au moment de l’alerte évite de découvrir le problème la veille d’une intervention.
Vos questions sur la veille des certifications
Comment suis-je prévenu avant l’expiration ?
Fresh Management suit les échéances des certifications de vos formateurs et vous alerte avant qu’elles n’arrivent à terme.
Le formateur est-il prévenu lui-même ?
Oui, un e-mail automatique peut lui être adressé avant l’échéance de sa qualification, à partir d’un modèle préparé une fois.
Cela concerne-t-il aussi les formateurs externes ?
Oui. Ce sont même ceux pour lesquels le suivi est le plus utile, puisqu’ils interviennent moins souvent et que leurs pièces circulent moins.
Est-ce utile pour Qualiopi ?
Oui. L’indicateur 21 porte sur les compétences des intervenants. Un suivi des qualifications et de leurs échéances documente cette exigence.
Que faire si une habilitation expire avant une session déjà programmée ?
Programmez le recyclage avant la date, ou affectez un autre formateur qualifié à cette session. Le planning permet de repérer les dates concernées.
Passez vos formateurs en revue pendant la démonstration
Venez avec la liste de vos intervenants et de leurs qualifications. Vous enregistrez leurs échéances, réglez les alertes et voyez ce que reçoit un formateur avant l’expiration de son titre.