Audit Qualiopi : préparer et réussir sa certification

Comment se déroule un audit Qualiopi

L’audit est mené par un organisme certificateur accrédité, qui mandate un auditeur. Sa durée dépend de votre chiffre d’affaires, de vos sites et de vos catégories d’actions.

L’auditeur ne cherche pas à vous piéger. Il vérifie, indicateur par indicateur, que vos preuves correspondent au niveau attendu du référentiel.

• 1Réunion d’ouverturePrésentation de l’organisme, du périmètre audité et du planning de la journée.
• 2Examen des preuves, indicateur par indicateurL’auditeur suit le guide de lecture et demande les éléments correspondants : programmes, émargements, évaluations, veilles.
• 3Entretiens et échantillonnageÉchanges avec la direction et les équipes, examen de dossiers de formation tirés au sort.
• 4Réunion de clôtureRestitution des constats : points forts, points sensibles et non-conformités éventuelles, avant le rapport écrit.

Préparer son audit (et l’audit blanc)

Un audit se gagne des semaines avant le jour J. La préparation consiste à vérifier chaque indicateur applicable, preuve par preuve, et à combler les trous.

L’audit blanc est la répétition générale : quelqu’un joue le rôle de l’auditeur et déroule le référentiel en conditions réelles. Il révèle les preuves manquantes quand il est encore temps d’agir.

• Lister vos indicateurs applicablesselon vos catégories d’actions (OF, certifiant, apprentissage)
• Rattacher chaque preuve à son indicateurun classement par indicateur, pas par session
• Vérifier les preuves sur un échantillon de dossiersl’auditeur tirera des dossiers au sort, faites-le avant lui
• Répéter avec un audit blancmêmes questions, même rythme, mêmes documents demandés
• Briefer les équipeschacun doit savoir répondre sur son périmètre
• Corriger les écarts détectéset documenter la correction, c’est déjà de l’amélioration continue

Les pièces justificatives à préparer

Voici les familles de preuves les plus demandées, rangées par critère. Le détail exact dépend de vos catégories d’actions et du guide de lecture en vigueur.

Gérer les non-conformités

Une non-conformité est un écart constaté entre vos pratiques et le niveau attendu d’un indicateur. Ce n’est pas un échec définitif : c’est un écart à corriger, dans un cadre précis.

Dans les deux cas, la réponse est la même : un plan d’action correctif documenté.

1. Analyser la cause : pourquoi la preuve manquait ou la pratique n’était pas au niveau attendu.
2. Définir l’action corrective : quoi, qui, pour quand. Une action par écart constaté.
3. Prouver la mise en œuvre : transmettre les éléments au certificateur dans le délai imparti.
4. Ancrer la correction : intégrer la nouvelle pratique au quotidien pour qu’elle tienne jusqu’au prochain audit.

L’audit de surveillance

La certification Qualiopi est valable 3 ans. L’audit initial n’est donc que la première étape d’un cycle.

Le piège classique : relâcher l’effort après l’audit initial. L’auditeur de surveillance demandera des preuves postérieures à la certification. La conformité doit donc se produire en continu, pas se reconstituer avant chaque échéance.