Audit Qualiopi : préparer et réussir sa certification
L’audit Qualiopi est l’examen qui conditionne votre certification, donc votre accès aux fonds publics et mutualisés (CPF, OPCO, France Travail).
Cette page est votre guide étape par étape : le déroulé, la préparation, les pièces à réunir, les non-conformités et le cycle de surveillance.
L’audit Qualiopi en cinq étapes
Du jour de l’audit initial jusqu’au renouvellement, chaque étape a ses attentes. Allez directement à celle qui vous concerne.
Comment se déroule un audit Qualiopi
L’audit est mené par un organisme certificateur accrédité, qui mandate un auditeur. Sa durée dépend de votre chiffre d’affaires, de vos sites et de vos catégories d’actions.
L’auditeur ne cherche pas à vous piéger. Il vérifie, indicateur par indicateur, que vos preuves correspondent au niveau attendu du référentiel.
- Réunion d’ouverturePrésentation de l’organisme, du périmètre audité et du planning de la journée.
- Examen des preuves, indicateur par indicateurL’auditeur suit le guide de lecture et demande les éléments correspondants : programmes, émargements, évaluations, veilles.
- Entretiens et échantillonnageÉchanges avec la direction et les équipes, examen de dossiers de formation tirés au sort.
- Réunion de clôtureRestitution des constats : points forts, points sensibles et non-conformités éventuelles, avant le rapport écrit.
Préparer son audit (et l’audit blanc)
Un audit se gagne des semaines avant le jour J. La préparation consiste à vérifier chaque indicateur applicable, preuve par preuve, et à combler les trous.
L’audit blanc est la répétition générale : quelqu’un joue le rôle de l’auditeur et déroule le référentiel en conditions réelles. Il révèle les preuves manquantes quand il est encore temps d’agir.
- Lister vos indicateurs applicablesSelon vos catégories d’actions (OF, certifiant, apprentissage).
- Rattacher chaque preuve à son indicateurUn classement par indicateur, pas par session.
- Vérifier les preuves sur un échantillon de dossiersL’auditeur tirera des dossiers au sort, faites-le avant lui.
- Répéter avec un audit blancMêmes questions, même rythme, mêmes documents demandés.
- Briefer les équipesChacun doit savoir répondre sur son périmètre.
- Corriger les écarts détectésEt documenter la correction : c’est déjà de l’amélioration continue.
Les pièces justificatives à préparer
Voici les familles de preuves les plus demandées, rangées par critère. Le détail exact dépend de vos catégories d’actions et du guide de lecture en vigueur.
Information du public
- Programmes détaillés et à jour
- Site, catalogue, plaquettes
- Indicateurs de résultats publiés
Conception des prestations
- Analyses de besoin
- Objectifs et déroulés pédagogiques
- Tests de positionnement
Suivi des bénéficiaires
- Convocations et livrets d’accueil
- Feuilles d’émargement signées
- Évaluations des acquis
Moyens mobilisés
- Locaux, matériel, plateformes
- Ressources pédagogiques remises
- Organigramme et coordination
Compétences
- CV et diplômes des intervenants
- Plan de développement des compétences
- Preuves de formation continue
Veilles et amélioration
- Veilles documentées et exploitées
- Questionnaires de satisfaction
- Registre des réclamations et actions
Gérer les non-conformités
Une non-conformité est un écart constaté entre vos pratiques et le niveau attendu d’un indicateur. Ce n’est pas un échec définitif : c’est un écart à corriger, dans un cadre précis.
L’exigence est partiellement satisfaite
Elle n’empêche pas la certification : vous proposez une action corrective, vérifiée lors de l’audit suivant.
L’exigence n’est pas satisfaite
Elle bloque la délivrance (ou suspend le certificat) : elle doit être levée dans le délai fixé par votre certificateur, généralement sous 3 mois.
Dans les deux cas, la réponse est la même : un plan d’action correctif documenté.
- Analyser la causePourquoi la preuve manquait ou la pratique n’était pas au niveau attendu.
- Définir l’action correctiveQuoi, qui, pour quand. Une action par écart constaté.
- Prouver la mise en œuvreTransmettre les éléments au certificateur dans le délai imparti.
- Ancrer la correctionIntégrer la nouvelle pratique au quotidien pour qu’elle tienne jusqu’au prochain audit.
L’audit de surveillance
La certification Qualiopi est valable 3 ans. L’audit initial n’est donc que la première étape d’un cycle.
Audit initial
L’examen complet qui délivre la certification, sur tous vos indicateurs applicables.
Audit de surveillance
Plus court, souvent à distance. Il vérifie que le système vit toujours : preuves récentes, actions correctives, amélioration continue.
Audit de renouvellement
Un nouvel audit complet pour repartir sur un cycle de 3 ans.
Passez l’audit l’esprit tranquille
Fresh Management garde vos preuves prêtes pour l’audit toute l’année : chaque session génère ses émargements, conventions et évaluations, rattachés aux indicateurs du référentiel.
Votre prochain audit, préparé en continu
La démonstration ne se limite pas à une visite générale du logiciel.
Pendant trente minutes, vous partez de votre contexte et de vos questions : on vous montre comment vos sessions génèrent leurs preuves, et ce que ça change à l’approche d’un audit.