Audit de surveillance Qualiopi : le guide expert pour sécuriser votre certification en 2026

Entre deux audits, l’activité reprend le dessus et le dossier Qualiopi passe au second plan. C’est souvent à ce moment qu’arrive le courrier du certificateur qui propose une date pour l’audit de surveillance. Cet audit vérifie, sur des formations réellement délivrées depuis la certification, que vous appliquez le référentiel national qualité au quotidien, dossier par dossier.

Ce guide de l’audit de surveillance Qualiopi suit l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit, dans sa version en vigueur depuis le 1er novembre 2026 : la fenêtre à respecter, la modalité à distance et ses exceptions, le nouveau barème de durée, les indicateurs revus à coup sûr, la présence du dirigeant et le régime des nouveaux entrants.

Quand a lieu l’audit de surveillance Qualiopi

L’article 2 de l’arrêté du 6 juin 2019, modifié en dernier lieu par l’arrêté du 28 octobre 2026, fixe la règle : l’audit de surveillance est réalisé entre le 14e et le 22e mois suivant la date d’obtention de la certification. Le décompte part de cette date d’obtention, pas du jour où l’auditeur est venu pour l’audit initial.

Un organisme audité en février et certifié en avril compte donc à partir d’avril : sa fenêtre s’ouvre en juin de l’année suivante et se referme en février de l’année d’après.

Programmer tôt

Huit mois de fenêtre paraissent confortables, jusqu’au moment où l’on découvre que les créneaux d’auditeurs se réservent longtemps à l’avance. Calculez votre fenêtre dès réception du certificat et inscrivez-la dans l’agenda de l’organisme. Le même calcul prépare l’échéance suivante : le calendrier de l’audit de renouvellement part de la même base.

Un audit à distance, sauf dans six cas

L’arrêté pose la règle en une phrase : « L’audit de surveillance est réalisé à distance. » La visioconférence est la norme. Depuis le 1er novembre 2026, le texte prévoit six cas dans lesquels l’audit se tient sur site :

• un signalement conforme aux règles de réclamation définies par le certificateur ;
• les résultats d’une analyse de risque issue de l’audit précédent ;
• pour un organisme multi-sites, l’échantillonnage d’un ou plusieurs sites à l’initiative du certificateur, en fonction des deux cas précédents ;
• un organisme audité comme nouvel entrant à l’audit initial ;
• un organisme qui réalise des actions de formation par apprentissage ;
• la demande de l’organisme audité.

Les CFA et les organismes certifiés comme nouveaux entrants passent donc leur surveillance sur site.

À distance, le format change la nature de l’effort sans l’alléger. L’auditeur demande une pièce, vous la partagez à l’écran, et le temps qui sépare la question de l’affichage du document se voit. Chercher ses preuves dans plusieurs dossiers partagés et deux boîtes mail ampute le temps d’échange sur vos pratiques.

Qui doit participer à l’audit

Le guide de lecture Qualiopi exige, pour tous les audits, la présence du dirigeant de l’organisme ou d’un salarié qu’il a mandaté et qui occupe un emploi permanent. Avant le démarrage de l’audit, cette personne justifie de son identité et de sa qualité auprès de l’auditeur. L’arrêté du 28 octobre 2026 réserve la participation à l’audit au dirigeant et aux salariés mandatés.

À distance comme sur site, préparez la pièce d’identité et, si ce n’est pas le dirigeant qui se présente, le document de mandat. Organisez aussi la disponibilité des personnes qui détiennent les preuves : si votre responsable pédagogique n’est pas mandaté, c’est au représentant de l’organisme de savoir où se trouve chaque pièce.

Combien de temps dure l’audit de surveillance

La durée ne se négocie pas : elle découle du barème de l’article 4 de l’arrêté, réécrit au 1er novembre 2026. Avant l’audit, le certificateur collecte votre dernier bilan pédagogique et financier pour la calculer. Il part du chiffre d’affaires de votre activité de prestataire, puis ajoute du temps selon les catégories d’actions couvertes par votre certificat. Un jour vaut sept heures.

Chiffre d’affaires	Durée de base	Action de formation	Bilan de compétences	VAE	Apprentissage
Moins de 150 000 €	0,5 jour	+ 0	+ 0	+ 0	+ 0,5 jour
De 150 000 € à moins de 750 000 €	1 jour	+ 0	+ 0	+ 0	+ 0,5 jour
750 000 € et plus	1 jour	+ 0,5 jour	+ 0,5 jour	+ 0,5 jour	+ 1 jour

Sur des cas concrets : un organisme à 120 000 € de chiffre d’affaires, certifié sur la seule action de formation, passe une demi-journée d’audit. À 300 000 €, le même organisme passe une journée. Un CFA à 300 000 € passe une journée et demie, puisque l’apprentissage ajoute une demi-journée. Un organisme à 900 000 € certifié sur l’action de formation et l’apprentissage passe deux jours et demi.

Deux ajustements viennent ensuite. Chaque site échantillonné ajoute une demi-journée. Un organisme audité comme nouvel entrant à l’audit initial voit sa surveillance majorée d’une demi-journée, et d’une journée s’il réalise des formations par apprentissage ou si son chiffre d’affaires atteint 750 000 €.

La durée de votre surveillance dépend donc de chiffres que vous avez vous-même déclarés : vérifiez celle qu’annonce la proposition du certificateur au regard de votre dernier bilan. Jusqu’au 31 décembre 2026, une mesure transitoire permet aux organismes déjà certifiés d’être audités dans les conditions applicables au 31 octobre 2026 : demandez à votre certificateur lesquelles il retient.

Ce que l’auditeur examine en surveillance

L’audit de surveillance ne reprend pas tout le référentiel, mais l’arrêté fixe un socle que le certificateur revoit dans tous les cas :

• les indicateurs qui avaient fait l’objet d’une non-conformité à l’audit initial, avec une attention particulière à l’efficacité des actions correctives ;
• les indicateurs applicables qui ne peuvent donner lieu qu’à une non-conformité majeure : 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31 et 32 ;
• les indicateurs 1, 17 et 19, l’indicateur 9 pour les formations en tout ou partie à distance, et l’indicateur 3 pour les organismes concernés.

Le contenu de chacun se lit indicateur par indicateur.

L’article 2 ajoute une règle que beaucoup d’organismes découvrent le jour de l’audit : le non-respect de l’obligation d’affichage et de communication du certificat donne lieu à une non-conformité majeure. L’organisme certifié affiche son certificat dans ses locaux et sur son site internet. Comparez ce que vous affichez avec votre certificat en cours, catégories d’actions comprises. Les règles d’utilisation du logo Qualiopi précisent le reste.

À ce socle s’ajoute un échantillon de prestations délivrées depuis le précédent audit, représentatif de votre activité, dont l’auditeur remonte la chaîne documentaire : programme, convention, convocation, émargements, évaluation des acquis, attestation. Une convention qui annonce vingt et une heures face à une feuille de présence qui en porte dix-huit est un écart, même si la session s’est bien déroulée. Et l’arrêté le rappelle : l’absence de preuve le jour de l’audit fait l’objet d’une non-conformité.

Chaque évolution de votre activité depuis l’initial devient aussi un point d’examen : nouveaux locaux, première sous-traitance, nouvelle catégorie d’actions. Un organisme certifié sur la seule action de formation qui s’est mis au bilan de compétences sans étendre son certificat se place en difficulté, puisque ce certificat ne couvre que les catégories qu’il mentionne. À l’inverse, si vous n’avez réalisé aucune prestation dans la catégorie des actions de formation ou de l’apprentissage depuis l’audit initial, le certificateur retire la certification sur cette catégorie.

Le cas du nouvel entrant

L’arrêté définit le nouvel entrant de deux façons : un prestataire dans sa première année d’activité, ou un prestataire qui débute une activité sur une nouvelle catégorie d’actions, pour les indicateurs applicables à cette catégorie. À l’audit initial, neuf indicateurs (2, 3, 11, 13, 14, 19, 24, 25 et 26) font alors l’objet de modalités adaptées : le certificateur vérifie que le processus est formalisé, et sa mise en œuvre effective est contrôlée à l’audit de surveillance. Les indicateurs 22 et 32 ne figurent plus dans cette liste.

La surveillance d’un nouvel entrant va plus loin que celle des autres organismes. L’arrêté prévoit que le certificateur revoit l’ensemble des indicateurs applicables, sur site, avec une durée majorée. Tout ce que l’organisme ne pouvait présenter qu’en intention à l’initial (indicateurs de résultats, veilles, réseau handicap) doit désormais exister sur des dossiers réels. La préparation se rapproche de celle d’un audit initial complet.

Une règle nouvelle s’y ajoute : en cas de changement substantiel de la gouvernance et des statuts dans les quatorze mois qui suivent la première certification, celle-ci est suspendue jusqu’à un audit complémentaire sur site. L’organisme doit prévenir sans délai son certificateur.

Les écarts qui font échouer une surveillance

Les non-conformités de l’audit initial restées sur le papier

Pour une non-conformité mineure, l’arrêté prévoit un plan d’action transmis dans le délai fixé par le certificateur et mis en œuvre sous six mois, avec une vérification à l’audit suivant. Un écart mineur qui n’est pas levé à la surveillance est requalifié en non-conformité majeure. L’auditeur contrôle l’exécution du plan sur des dossiers datés ; sa seule rédaction ne lève rien.

Une non-conformité majeure constatée en surveillance ne suspend pas le certificat sur-le-champ. Les actions correctives doivent être effectives sous trois mois, puis vérifiées par le certificateur dans le mois qui suit. À défaut, la certification est suspendue, et elle est retirée si les corrections n’interviennent pas dans les trois mois suivant la notification de la suspension. Le déroulé complet figure dans l’article sur les suites d’une non-conformité Qualiopi.

Une amélioration continue sans trace

L’auditeur analyse aussi les actions conduites dans le cadre de votre démarche d’amélioration. Un classeur de questionnaires de satisfaction jamais dépouillés prouve seulement le recueil des appréciations. Un registre de réclamations vide reste recevable si vous n’en avez reçu aucune, à condition que le dispositif de recueil soit documenté et connu de vos bénéficiaires. Depuis le 1er novembre, le guide de lecture cite aussi l’audit interne et le suivi des heures non réalisées et reportées parmi les preuves de l’indicateur 32.

Audit de surveillance et nouveau référentiel qualité

Le décret n° 2026-728 du 1er août 2026 fait évoluer le référentiel national qualité depuis le 1er novembre 2026. Les sept critères restent en place, et un indicateur 33 est ajouté pour les actions de formation par apprentissage. Votre certificat en cours n’est pas remis en cause : le référentiel modifié s’applique aux audits réalisés depuis le 1er novembre, qu’ils soient initiaux, de surveillance ou de renouvellement.

La mesure transitoire de l’arrêté du 28 octobre 2026 porte sur les seules modalités d’audit (durées, conditions de réalisation), jusqu’au 31 décembre 2026. Si votre surveillance tombe avant la fin de l’année, faites confirmer par écrit à votre certificateur le référentiel et les modalités qu’il retient. Si vous êtes un CFA, le nouvel indicateur vous concerne directement : il est détaillé dans l’article sur l’évaluation des enseignements par les apprentis.

Préparer votre audit de surveillance

La préparation commence par le rapport de votre audit initial : pour chaque écart qui y figurait, rassemblez la preuve de son traitement effectif.

Constituez ensuite plusieurs dossiers de prestations complets, couvrant toutes vos catégories certifiées, et relisez-les comme un tiers : chaque pièce datée, signée, cohérente avec les autres. Faites l’exercice en partageant votre écran avec un collègue, pour mesurer le temps qu’il vous faut pour retrouver chaque document.

Vérifiez enfin ce qui vit hors des dossiers : votre dernier bilan pédagogique et financier, que le certificateur demandera, l’information publiée sur votre site, l’affichage du certificat, vos preuves de veille, les qualifications de vos intervenants. Désignez la personne qui représentera l’organisme. Un audit à blanc mené par quelqu’un qui ne connaît pas vos habitudes montre ce que vous ne voyez plus.

Des preuves constituées pendant l’activité

Les organismes qui abordent une surveillance à distance sans tension ont un point commun : leurs preuves se constituent au fil des sessions, et la semaine qui précède l’audit sert à relire plutôt qu’à rechercher.

Avec Fresh Management, la feuille de présence est générée à la création de la session et signée en émargement électronique, sur tablette ou sur smartphone. Les preuves Qualiopi se rangent par indicateur du référentiel, et les certifications de vos formateurs font l’objet d’une alerte avant expiration. Face à une demande de l’auditeur, vous partagez un écran au lieu d’ouvrir cinq dossiers. Un logiciel centralise des preuves, il ne garantit pas un résultat d’audit : il raccourcit la recherche de pièces qui pèse sur chaque minute d’un audit à distance.

L’audit de surveillance Qualiopi se prépare dans les mois qui le précèdent, à raison de quelques minutes par session. Calculez votre fenêtre dès réception du certificat, contrôlez la durée annoncée au regard de votre dernier bilan, et traitez chaque écart de l’audit initial comme un point qui sera rouvert.

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Questions fréquentes sur l’audit de surveillance Qualiopi

Quel est le délai pour l’audit de surveillance Qualiopi ?

Entre le 14e et le 22e mois suivant la date d’obtention de la certification, selon l’article 2 de l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit. Le décompte part de l’obtention du certificat, pas de la date de l’audit initial.

L’audit de surveillance Qualiopi se fait-il à distance ?

Oui, c’est la règle. Il se tient sur site dans six cas : un signalement reçu par le certificateur, une analyse de risque issue de l’audit précédent, l’échantillonnage de sites chez un organisme multi-sites, un organisme audité comme nouvel entrant à l’initial, un organisme qui réalise des actions de formation par apprentissage, ou votre propre demande.

Combien de temps dure un audit de surveillance Qualiopi ?

Une demi-journée de base sous 150 000 € de chiffre d’affaires, une journée au-delà, d’après le dernier bilan pédagogique et financier. S’y ajoutent une demi-journée pour l’apprentissage (une journée à partir de 750 000 €), une demi-journée pour chaque autre catégorie certifiée à partir de 750 000 €, une demi-journée par site échantillonné, et une majoration pour un organisme audité comme nouvel entrant à l’initial.

Quels indicateurs sont audités lors de l’audit de surveillance ?

Au minimum, les indicateurs en non-conformité à l’audit initial, les indicateurs applicables qui ne peuvent donner lieu qu’à une non-conformité majeure, les indicateurs 1, 17 et 19, l’indicateur 9 pour les formations à distance et l’indicateur 3 pour les organismes concernés. Pour un organisme audité comme nouvel entrant à l’initial, tous les indicateurs applicables sont revus.

Le dirigeant doit-il être présent à l’audit de surveillance ?

Oui. Le guide de lecture exige la présence du dirigeant ou d’un salarié mandaté occupant un emploi permanent, qui justifie de son identité et de sa qualité avant le démarrage. L’arrêté réserve la participation à l’audit à ces personnes.

Que se passe-t-il en cas de non-conformité majeure à l’audit de surveillance ?

Les actions correctives doivent être effectives sous trois mois. Sans correction, la certification est suspendue, puis retirée si rien n’est corrigé dans les trois mois suivant la notification de la suspension.

Qu’est-ce qu’un nouvel entrant Qualiopi ?

Un prestataire dans sa première année d’activité, ou un prestataire qui débute une nouvelle catégorie d’actions, pour les indicateurs de cette catégorie. Neuf indicateurs (2, 3, 11, 13, 14, 19, 24, 25 et 26) sont alors audités sur leur seul processus à l’initial, leur mise en œuvre étant vérifiée en surveillance.

Le nouveau référentiel s’applique-t-il à mon audit de surveillance ?

Oui, pour tout audit réalisé depuis le 1er novembre 2026. Jusqu’au 31 décembre 2026, une mesure transitoire permet aux organismes déjà certifiés d’être audités selon les modalités d’audit applicables au 31 octobre : faites confirmer par votre certificateur ce qu’il retient.

Sources

Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national qualité, articles 1 bis, 2, 4 et 5, version consolidée en vigueur au 4 novembre 2026, sur Légifrance.

Arrêté du 28 octobre 2026 relatif aux modalités d’audit (mesure transitoire, participation à l’audit). Décret n° 2026-728 du 1er août 2026 relatif au référentiel national qualité.

Guide de lecture du référentiel national qualité, version 10, DGEFP, novembre 2026 : préambule (présence du dirigeant, nouveaux entrants), indicateur 32.