Les six plateformes de l’écosystème, et le rôle de chacune :

• EDOF / Mon Compte Formation (Caisse des Dépôts) : publication de votre offre CPF, gestion des inscriptions et du service fait.
• Kairos (France Travail, ex-Pôle Emploi) : suivi des stagiaires financés, AIF et POEI, déclaration des présences. Intégration à venir
• Chorus Pro : facturation électronique des acheteurs publics, au format Factur-X.
• OPCO : subrogation de paiement, pièces justificatives et suivi des règlements.
• Forprev (INRS / Assurance Maladie) : habilitations SST et prévention, enregistrement des sessions.
• BPF : télédéclaration annuelle auprès de la DREETS, générée à partir de vos données.

Pourquoi un organisme de formation jongle avec cinq portails (et ce que cette ressaisie lui coûte)

Prenez une session financée qui se termine un vendredi. Avant de passer au dossier suivant, votre équipe déclare le service fait dans EDOF, saisit les présences dans Kairos pour que le stagiaire touche sa rémunération, dépose la facture sur Chorus Pro parce que le financeur est un acheteur public, puis rassemble les pièces que l’OPCO réclame au titre de la subrogation. Quatre portails, quatre formats, quatre identifiants. Et chaque donnée a déjà été saisie au moins une fois dans votre outil de gestion.

Cette ressaisie a trois coûts bien identifiés :

• Le temps administratif : plusieurs heures par semaine passées à recopier des informations qui existent déjà, au détriment du commercial et de la pédagogie.
• Les erreurs de format : un service fait mal déclaré retarde le paiement de la Caisse des Dépôts, une facture refusée par Chorus Pro repart en bout de file, une présence oubliée dans Kairos pénalise la rémunération du stagiaire.
• Les financements perdus : une échéance dépassée ou un dossier incomplet, et la prise en charge tombe. Ne ratez plus aucun financement par oubli ou par erreur de format.

Ammar Fraiche, fondateur de Fresh Management, a dirigé son propre organisme de formation à Montreuil avant de créer le logiciel. C’est précisément cette accumulation de portails, vécue en fin de journée après les sessions, qui a déclenché le projet : un outil unique qui parle à chacune de ces plateformes à votre place.

L’écosystème SI de la formation professionnelle, plateforme par plateforme

Six briques composent le système d’information d’un organisme de formation en France. Chacune a sa page dédiée sur ce site : voici la carte, et ce que Fresh Management prépare pour chaque brique.

EDOF et Mon Compte Formation : publier et vendre vos formations CPF

EDOF, l’Espace Des Organismes de Formation, est la face professionnelle de Mon Compte Formation, opérée par la Caisse des Dépôts. C’est là que vous publiez votre catalogue, gérez les inscriptions CPF et déclarez le service fait qui déclenche votre paiement. Les rejets de publication et les contrôles y sont fréquents : chaque erreur bloque la vente. Fresh Management vous aide à tenir une offre et des données de session propres, pour publier conforme du premier coup et déclarer le service fait sans erreur de format.

EDOF côté organisme de formation : le guide complet →

Kairos : le portail France Travail des organismes de formation

Kairos est le portail que France Travail (ex-Pôle Emploi) met à disposition des organismes pour gérer les stagiaires demandeurs d’emploi : AIF, POEI, déclaration des entrées et des sorties de formation, saisie des présences. Une saisie en retard impacte directement la rémunération du stagiaire. Fresh Management garde vos entrées, vos sorties et vos présences signées à jour au même endroit, prêtes à être reportées sans les reconstituer à la main. Intégration à venir.

Kairos pour votre OF : connexion, saisies, nouveautés 2026 →

Chorus Pro : facturer les financeurs publics

Chorus Pro est le portail de facturation électronique de l’État. Dès que votre client est un acheteur public (collectivité, ministère, établissement, marché public), votre facture doit y transiter au format Factur-X ou UBL. Sans dépôt conforme, pas de paiement. Fresh Management génère la facture au format attendu, prête à déposer.

Facturer un financeur public via Chorus Pro →

OPCO : la subrogation et les pièces qui déclenchent le paiement

Les OPCO financent la formation des salariés et peuvent vous régler directement par subrogation de paiement. Chaque OPCO a son portail, ses pièces justificatives et ses délais. Des CGV opposables et un dossier complet dès le premier envoi font la différence entre un règlement à 30 jours et une relance à 90. Fresh Management prépare les pièces à partir des données de session déjà saisies.

Se faire payer par les OPCO : subrogation, CGV, contrôles →

Forprev : les habilitations prévention et SST

Forprev est la plateforme de l’INRS et de l’Assurance Maladie pour les organismes du champ prévention : SST, gestes et postures, habilitations. Formateurs certifiés et sessions doivent y être enregistrés pour que les certificats délivrés soient valides. Fresh Management centralise sessions et présences que vous reportez ensuite dans Forprev.

Forprev : qui est concerné et comment s’y inscrire →

BPF : la déclaration annuelle qui récapitule tout le reste

Le Bilan Pédagogique et Financier est la télédéclaration que tout organisme titulaire d’un numéro de déclaration d’activité transmet à la DREETS avant le 31 mai. Il compile exactement les données éparpillées dans les cinq portails précédents : stagiaires, heures, produits de la formation, sous-traitance. Sa fiabilité dépend donc de la qualité de votre saisie tout au long de l’année. Avec Fresh Management, ces données sont déjà là et ventilées : vous ne reconstituez pas votre année au moment de déclarer.

BPF : le guide de la déclaration, volet par volet →

Une seule saisie, cinq déclarations : ce que change la centralisation

Ces six portails sont imposés par la Caisse des Dépôts, France Travail (intégration à venir), l’État, les OPCO et le réseau prévention. Aucun logiciel ne les remplace, et vous continuerez d’y déclarer. Ce qui se joue est ailleurs : dans l’état de vos données au moment où vous ouvrez chaque portail.

• Une base unique : sessions, stagiaires, inscriptions, présences signées et factures vivent au même endroit, saisis une seule fois. Vous ne cherchez plus l’information avant chaque déclaration.
• Des documents générés, pas ressaisis : conventions, convocations, feuilles d’émargement, attestations et factures sortent de cette même base, cohérents entre eux et au format attendu.
• Vos données restent les vôtres : exports complets à tout moment, aux formats standards, sans dépendance technique qui vous enfermerait.

Un logiciel de gestion se juge autant sur la facilité d’en sortir que sur la facilité d’y entrer. C’est aussi pour cela que les connecteurs vers l’écosystème réglementaire français font partie de notre feuille de route produit.

Pour aller plus loin : notre feuille de route sur les intégrations.

Fresh Management dans votre semaine : ce que vous ne ressaisissez plus

Concrètement, voici ce que la saisie unique change dans une semaine type :

• une inscription validée alimente la session, la convocation et la feuille d’émargement, et vous n’avez plus qu’à reporter l’information dans EDOF ;
• les présences signées sont immédiatement disponibles pour votre déclaration de service fait et pour les pièces attendues par l’OPCO ;
• la facture est générée au format exigé par le financeur, Factur-X compris pour les acheteurs publics, prête à déposer ;
• en fin d’année, le BPF se construit à partir des données déjà là, sans reprendre vos dossiers un par un.

Vous n’éditez plus aucun document à la main : conventions, convocations, émargements, factures et éléments de déclaration sortent de la même base, cohérents entre eux et au bon format pour chaque portail.

Le passage se fait avec un accompagnement dédié : reprise de vos données existantes (catalogue, stagiaires, sessions en cours), paramétrage selon vos financeurs, et formation de votre équipe sur vos propres dossiers plutôt que sur des exemples fictifs. La plupart des organismes sont opérationnels en quelques jours, sans interruption de leur activité.

Réservez votre démo gratuite : 30 minutes, une présentation adaptée à la taille de votre organisme, avec un point spécifique sur vos financeurs et sur les portails que vous utilisez le plus.

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