Logiciel multi-centres : gérez plusieurs organismes de formation depuis un seul compte
Un deuxième établissement ouvre, une activité se filialise, un centre partenaire rejoint le groupe. Chacun a son SIRET, sa déclaration d’activité, ses formateurs et ses sessions, et pourtant la même personne les pilote tous, en jonglant entre deux connexions et deux mots de passe.
Fresh Management réunit vos centres sur un même compte. Vous basculez de l’un à l’autre d’un clic, chacun conservant ses propres données, son identité et ses documents.
Ce que permet la gestion multi-centres
La couleur d’identification a un usage très concret : elle évite de créer une session dans le mauvais centre un matin chargé, erreur qui se paie ensuite sur les documents et sur la facturation.
Même SIREN, même espace
Une seule condition détermine l’organisation de vos centres dans Fresh Management. Si le SIRET du nouveau centre partage le même SIREN que vos centres existants, il rejoint le même espace. Si le SIREN diffère, il est créé dans un espace indépendant.
La distinction correspond à la réalité juridique : un établissement secondaire de votre entité et une société distincte n’ont ni la même déclaration d’activité, ni le même bilan pédagogique et financier, ni la même comptabilité. Vérifiez donc ce point avant de faire votre demande : il conditionne la suite.
La gestion de plusieurs centres, en vidéo
Ajouter un centre, étape par étape
- Ouvrez l’espace de gestion. Bouton Mes centres de formation, à droite de l’interface, puis Gérer mes centres de formation.
- Lancez la demande. Avec le bouton Demande d’ajout de centre.
- Saisissez le SIRET. C’est lui qui détermine si le centre rejoint cet espace ou un espace indépendant.
- Décrivez le centre. Nom, couleur d’identification, catégorie parmi quatre, adresse, e-mail principal et téléphone.
- Complétez si nécessaire. Site internet, DREETS, numéro de déclaration d’activité, forme juridique, numéro de TVA.
- Renseignez la direction. Nom, prénom, fonction et coordonnées du directeur du centre.
- Envoyez la demande. Elle est étudiée par le support, et vous suivez son avancement dans la colonne Statut.
Un e-mail confirme la prise en compte, un second l’acceptation. Il contient un lien vers un formulaire d’inscription dont la plupart des champs sont déjà préremplis. Une fois complété, le centre rejoint votre liste, et le bouton Accéder vous y conduit.
Piloter plusieurs centres sans les confondre
Chaque centre garde ce qui lui appartient : ses sessions, ses formateurs, ses salles, ses documents à son en-tête. Le bouton latéral droit permet de passer de l’un à l’autre sans quitter le logiciel.
Deux sujets méritent votre attention quand l’activité se répartit entre plusieurs entités. Les droits des utilisateurs, pour que chaque collaborateur accède à ce que son poste exige. Et le BPF, dont le périmètre se choisit selon l’entité concernée.
Si vos centres travaillent ensemble sur un titre certifiant, c’est un autre mécanisme qui s’applique, décrit sur la page gestion des partenaires.
Vos questions sur la gestion multi-centres
Faut-il un abonnement par centre ?
Vos centres se gèrent depuis un même compte. Les conditions applicables à plusieurs centres se voient avec l’équipe commerciale lors de la démonstration.
Quand un centre rejoint-il le même espace ?
Lorsque son SIRET partage le même SIREN que vos centres existants. Sinon, il est créé dans un espace indépendant.
Comment ajouter un centre ?
Par une demande d’ajout depuis Gérer mes centres de formation, étudiée ensuite par le support.
Comment passer d’un centre à l’autre ?
Avec le bouton latéral droit, sans reconnexion.
Les données sont-elles mélangées entre centres ?
Non. Chaque centre conserve ses sessions, ses formateurs et ses documents.
Combien de temps prend la création ?
Elle dépend du traitement de votre demande par le support, dont vous suivez l’avancement dans la colonne Statut.
Présentez votre organisation pendant la démonstration
Venez avec la liste de vos entités et leurs SIRET. Vous saurez lesquelles peuvent cohabiter dans un même espace, et comment se répartissent les accès de votre équipe.