Salles de formation : gérez efficacement vos espaces et votre matériel
Deux sessions le même mardi, une seule salle équipée du plateau technique nécessaire. Un groupe de quinze inscrit dans une salle de douze. Un vidéoprojecteur réservé pour deux formations à la fois. Ces incidents ne se découvrent pas au moment de planifier, mais le matin même, devant les participants.
Dans Fresh Management, vos salles et votre matériel sont déclarés une fois, avec leur capacité et leur inventaire. Vous les affectez ensuite à vos sessions, et le logiciel vous signale celles qui sont déjà prises.
Ce que fait la gestion des salles et du matériel dans Fresh Management
Au moment d’affecter une salle à une session de formation, une case permet d’écarter les salles et les formateurs déjà planifiés ailleurs. Le conflit se règle avant la création de la session, pas après.
Déclarer vos salles et votre matériel pédagogique
- Ouvrez le paramétrage. Onglet Configuration, puis Paramétrage global et Moyens pédagogiques et salles de formation.
- Ajoutez votre matériel. Nouveau moyen pédagogique : son nom et la quantité dont dispose votre centre. Il est actif par défaut, et peut être désactivé.
- Ajoutez vos salles. Onglet Salle de formation, puis Nouvelle salle : son nom, le nombre de personnes qu’elle accueille et la liste du matériel qui s’y trouve.
- Tenez l’inventaire à jour. Les icônes de modification et de suppression permettent de faire évoluer le parc au fil des achats et des pannes.
Ce paramétrage se fait une fois. Il alimente ensuite chaque planification, sans avoir à se souvenir de ce que contient telle ou telle salle.
Le paramétrage des salles et du matériel, en vidéo
Des moyens techniques que vous pouvez démontrer
L’indicateur 17 du référentiel national qualité attend du prestataire qu’il mette à disposition, ou s’assure de la mise à disposition, des moyens humains et techniques adaptés et d’un environnement approprié : conditions, locaux, équipements, plateaux techniques.
L’auditeur cherche l’adéquation entre ces moyens et les objectifs de la prestation. Un inventaire à jour, salle par salle, répond directement à cette question : voici la salle utilisée pour cette formation, voici sa capacité, voici le matériel dont elle dispose.
Cet indicateur n’impose pas de posséder des locaux. Un organisme qui forme chez ses clients démontre la mise à disposition autrement, par exemple par la convention conclue avec l’entreprise d’accueil.
Tirer parti de l’inventaire au quotidien
Choisir la salle selon l’effectif
La capacité renseignée évite d’ouvrir une session à vingt places dans une salle qui en accueille douze. Les alertes sur les saturations signalent les limites atteintes.
Repérer les formations qui mobilisent le même matériel
Quand deux sessions ont besoin du même équipement en quantité limitée, l’inventaire dit tout de suite si c’est possible. Le planning montre le reste.
Préparer la salle avant la session
La liste du matériel attendu se transmet à l’équipe ou au formateur, ce qui évite les allers-retours le matin de la formation.
Documenter les formations à distance
Pour une classe virtuelle, les moyens techniques attendus sont l’outil de visioconférence et l’aide à la connexion. L’indicateur 17 les attend tout autant.
Vos questions sur les salles de formation
Où se déclarent les salles et le matériel ?
Dans Configuration, Paramétrage global, puis Moyens pédagogiques et salles de formation.
Peut-on savoir ce que contient une salle ?
Oui. Chaque salle porte la liste du matériel dont elle dispose, ce qui constitue un inventaire précis.
Comment éviter de réserver deux fois la même salle ?
Lors de l’affectation à une session, une case permet d’exclure les salles et les formateurs déjà planifiés sur une autre session.
Peut-on désactiver un matériel sans le supprimer ?
Oui. Un moyen pédagogique est actif par défaut et peut être désactivé, par exemple le temps d’une réparation.
Et si je forme dans les locaux de mes clients ?
L’indicateur 17 n’exige pas de posséder des locaux. Vous démontrez la mise à disposition des moyens par un autre moyen, comme la convention signée avec l’entreprise.
Déclarez vos salles pendant la démonstration
Venez avec la liste de vos salles et de leurs équipements. Vous les enregistrez, affectez une salle à une session de test et voyez comment le logiciel réagit quand elle est déjà prise.