Vous créez une nouvelle session, vous la saisissez dans Excel pour le suivi, dans Google Calendar pour le formateur, dans Mailchimp pour les convocations stagiaires, dans Word pour la convention, dans Google Forms pour le questionnaire de satisfaction, et finalement dans votre outil de facturation. Six saisies pour une seule session. Multipliées par 50 sessions par an, vous y passez l’équivalent de 25 jours ouvrés rien que sur le clavier.
La fonction Session de formation de Fresh Management orchestre l’intégralité du cycle de vie d’une session depuis une seule interface : création, paramétrage, communication aux stagiaires et au formateur, animation, émargement, évaluation, facturation, archivage. Une saisie en début de session déclenche automatiquement toutes les actions en cascade. Vous reprenez la main uniquement quand une décision humaine est nécessaire.
Le cycle de vie complet d’une session de formation dans Fresh Management
Étape 1 : création de la session. Vous partez d’un programme de formation existant ou d’un modèle, vous fixez les dates, le formateur, la salle ou la classe virtuelle, et la liste des stagiaires inscrits. La fiche session est constituée en 2 minutes, avec un identifiant unique qui suivra l’ensemble du cycle.
Étape 2 : paramétrage automatique des documents. Convention de formation, programme détaillé, convocation stagiaire, ordre du jour formateur, attestation de fin, certificat de réalisation. Les documents sont pré-remplis avec les données de la session et stockés dans la fiche.
Étape 3 : communication automatisée. Convocations envoyées aux stagiaires 15 jours avant, rappel à J-3, relance pour signature de convention, notification au formateur pour confirmation. Les e-mails partent au bon moment sans intervention de votre part.
Étape 4 : animation et émargement. Le jour J, le formateur ouvre la session sur sa tablette ou les stagiaires émargent depuis leur smartphone. La feuille d’émargement horodatée se constitue session après session, sans papier.
Étape 5 : évaluation et clôture. Le questionnaire de satisfaction part automatiquement en fin de session, les résultats remontent dans le tableau de bord, l’attestation est délivrée aux stagiaires qui ont validé les critères de réussite. La session bascule en statut “clôturée”.
Étape 6 : facturation et bilan. La facture est générée automatiquement vers l’entreprise cliente ou le financeur (OPCO, CPF, France Travail), les écritures comptables sont préparées, et la session alimente votre bilan pédagogique et financier.
L’ensemble du cycle est traçable session par session. À tout moment, vous savez où vous en êtes, qui a fait quoi, quels documents sont signés, qui a payé.
Les bénéfices d’une gestion centralisée des sessions
Vous supprimez 80 % des ressaisies. Les données saisies à la création de la session se propagent automatiquement dans la convention, la convocation, l’émargement, l’attestation et la facture. Une mise à jour à un endroit met à jour partout.
Vous animez sans être interrompu par l’admin. Les convocations partent toutes seules, les rappels sont automatiques, les questionnaires de satisfaction se déclenchent à la fin. Le jour de la formation, vous formez. Vous ne courez pas après les signatures.
Vous dupliquez une session récurrente en un clic. Une formation SST, un titre RNCP, une habilitation électrique que vous animez chaque mois ? Vous dupliquez la session précédente, vous changez les dates et la liste de stagiaires, et toute la chaîne administrative se relance.
Vous démontrez la conformité Qualiopi par défaut. Chaque session contient ses propres preuves : convention, convocations, émargements, questionnaires, attestations. Lors de l’audit de surveillance, l’auditeur sélectionne un échantillon de sessions et vous lui exportez le dossier complet en deux clics.
Vous gagnez en visibilité économique. Le tableau de bord Sessions affiche en temps réel le chiffre d’affaires en cours, les sessions facturées, les sessions à facturer, les retards de paiement. Vous pilotez votre activité, vous ne la subissez plus.
Pour qui cette fonction est faite
Les RAF et responsables pédagogiques qui orchestrent plusieurs dizaines de sessions par an et qui passent aujourd’hui un temps disproportionné en saisies répétées sur des outils dispersés.
Les formateurs indépendants et petits OF qui veulent professionnaliser leur gestion sans embaucher un assistant. La fonction Session permet à un solo de gérer sereinement 50 à 80 sessions par an avec une rigueur d’organisation comparable à celle d’une équipe administrative.
Les CFA et OF certifiants qui gèrent des sessions longues sur plusieurs mois, avec des évaluations intermédiaires, des intervenants multiples et une exigence de traçabilité Qualiopi élevée.
Les OF multi-centres qui doivent piloter des sessions sur plusieurs sites avec des règles de facturation différentes, des formateurs partagés et un reporting consolidé.
Ce que ça change concrètement au quotidien
Avant : un dirigeant d’OF crée une nouvelle session de formation SST. Il saisit les dates dans Excel, ajoute le formateur dans Google Calendar, copie-colle la liste des stagiaires dans un brouillon de convocation, génère la convention dans Word à partir d’un modèle, prépare la feuille d’émargement papier. Trois jours plus tard, un stagiaire change ses dates : il faut tout reprendre dans chaque outil. Le risque d’oubli est garanti.
Avec Fresh Management : il duplique sa dernière session SST, change les dates et la liste des stagiaires, valide. Toute la chaîne se met à jour automatiquement. Un changement de date du stagiaire sera répercuté en un clic dans la convocation, dans la convention et dans le calendrier formateur. Plus aucune action n’est oubliée parce que plus aucune action n’est manuelle.
Pour un OF qui gère 50 sessions par an, le gain mesurable est de l’ordre de 15 à 20 jours ouvrés annuels récupérés sur la chaîne administrative. À 500 € de chiffre d’affaires journalier moyen pour un formateur, c’est entre 7 500 et 10 000 € de potentiel facturable libéré chaque année.
FAQ
Quelle est la différence entre une session de formation et une action de formation ?
Une action de formation est l’unité administrative et réglementaire reconnue par la DREETS et déclarée dans le BPF. Une session est l’instance opérationnelle d’une action : la même action de formation “SST initiale” peut donner lieu à 12 sessions dans l’année, chacune avec ses propres dates, formateur et stagiaires. Fresh Management gère les deux niveaux, l’action comme contenant administratif et la session comme déroulement concret.
Peut-on dupliquer une session pour gagner du temps sur des formations récurrentes ?
Oui, et c’est un des gains les plus concrets pour les OF qui animent régulièrement la même formation. Vous partez de la session précédente, vous modifiez uniquement les dates et la liste des stagiaires, et toute la chaîne (documents, convocations, facturation) se réinitialise. Pour un OF qui anime une habilitation électrique 2 fois par mois, le gain est immédiat.
Comment gérer les modifications de dernière minute (annulation, report, remplacement de stagiaire) ?
Toute modification sur la fiche session se propage automatiquement dans les documents, les convocations, le calendrier formateur et la facturation. En cas de report, les conventions sont mises à jour, les stagiaires reçoivent une nouvelle convocation, le formateur voit son agenda actualisé. Vous n’avez pas à corriger 6 outils différents.
Une session de formation peut-elle s’étaler sur plusieurs mois ?
Oui. Les sessions longues (titres RNCP, certificats de qualification professionnelle, parcours en alternance) sont gérées avec leurs séances intermédiaires, leurs évaluations et leurs intervenants multiples. Chaque séance est tracée avec son propre émargement, ses propres documents et ses propres présences, tout en étant rattachée à la session globale.
Comment se passe la facturation au moment de la clôture d’une session ?
À la clôture, Fresh Management déclenche la facturation selon les règles que vous avez paramétrées : facture au stagiaire en autofinancement, à l’entreprise cliente avec règlement direct, à un OPCO via la subrogation, ou à France Travail / la Caisse des Dépôts pour les financements CPF. La facture sort pré-remplie, vous la validez et l’envoyez. Aucune ressaisie depuis votre fiche session.
La fonction Session est-elle adaptée aux formations en distanciel ?
Oui. Une session distancielle est créée comme une session présentielle, en indiquant simplement la nature “classe virtuelle” et le lien Zoom, Teams ou Meet. Les convocations contiennent automatiquement le lien, les émargements se font via smartphone des stagiaires, et le déroulement est tracé comme pour une formation en salle. Le mix présentiel/distanciel sur une même session est aussi pris en charge.
Combien de sessions peut-on gérer en parallèle ?
Aucune limite technique sur le nombre de sessions ouvertes. Les OF qui animent plusieurs centaines de sessions par an pilotent l’ensemble depuis le même tableau de bord, avec des filtres par formateur, par client, par statut ou par période. La fonction est dimensionnée pour des structures de toutes tailles, du formateur indépendant au CFA multi-centres.