Indicateur 27 Qualiopi : maîtriser la sous-traitance et ses preuves

L’indicateur 27 Qualiopi est le seul indicateur du Référentiel National Qualité à être conditionnel : il ne s’applique qu’aux OF qui font appel à la sous-traitance ou au portage salarial. Si vous réalisez l’ensemble de vos formations en direct, sans déléguer aucune prestation à un tiers, vous n’êtes pas audité sur cet indicateur.

En revanche, si vous sous-traitez ne serait-ce qu’une partie d’une session, l’I27 s’applique dans sa totalité, et toute défaillance est automatiquement une non-conformité majeure. Un régime réglementaire distinct s’ajoute depuis le 1er avril 2024 pour les formations éligibles au CPF : les règles de sous-traitance y sont sensiblement plus strictes, avec une obligation de certification Qualiopi pour les sous-traitants dans la plupart des cas.

Ce que dit le guide de lecture Qualiopi sur l’indicateur 27

L’énoncé officiel : un indicateur conditionnel

L’énoncé de l’I27 est le suivant : “Lorsque le prestataire fait appel à la sous-traitance ou au portage salarial, il s’assure du respect de la conformité au présent référentiel.”

Le mot “lorsque” délimite le périmètre. L’indicateur n’est activé que si vous avez effectivement recours à un tiers. Sa portée est ensuite large : il ne demande pas seulement un contrat de sous-traitance, mais la démonstration que vous avez mis en place un dispositif complet permettant de vérifier que vos sous-traitants ou salariés portés respectent les exigences du RNQ. C’est le principe de la chaîne de la qualité : vous êtes certifié, votre prestation l’est aussi, y compris les parties que vous déléguez.

Le niveau attendu du guide de lecture Qualiopi est précis : sélectionner les sous-traitants selon des critères formalisés, encadrer leurs missions par un contrat clair, vérifier leur conformité au référentiel, et assurer un suivi des prestations réalisées.

Non-conformité toujours majeure, audit de surveillance pour les nouveaux entrants

Comme pour l’I20 et l’I26, aucune non-conformité mineure n’est possible sur l’I27. Tout manquement constaté dans l’échantillon audité est automatiquement une non-conformité majeure, avec un délai correctif de trois mois.

Pour les nouveaux entrants, l’I27 présente une particularité supplémentaire : il est audité à l’audit de surveillance, pas à l’audit initial. Un OF nouvellement certifié qui sous-traite dès le départ devra présenter ses preuves de conformité à la première visite de surveillance, pas le jour de l’audit initial.

Sous-traitance hors CPF et formations CPF : deux régimes distincts

Hors CPF : le donneur d’ordre responsable, sous-traitant non obligatoirement certifié

Pour les formations financées en dehors du CPF (OPCO, plan de développement des compétences, autofinancement), la règle de base du RNQ s’applique : le sous-traitant n’est pas obligatoirement certifié Qualiopi. C’est le donneur d’ordre, c’est-à-dire vous, qui porte l’intégralité de la responsabilité de la conformité de la prestation au référentiel, y compris pour les parties réalisées par le sous-traitant.

Cette règle est précisée dans le guide de lecture Qualiopi : “en dehors des cas prévus par des dispositions légales ou réglementaires, cet indicateur n’impose pas aux sous-traitants l’obligation de certification Qualiopi. La responsabilité de la qualité appartient au donneur d’ordre, charge à ce dernier de mettre en place les modalités qui assurent la chaîne de la qualité y compris avec les sous-traitants.”

Formations CPF : le décret n°2023-1350 change la donne depuis avril 2024

Pour les formations éligibles au CPF, les règles sont sensiblement plus strictes depuis le 1er avril 2024. Le décret n°2023-1350 du 28 décembre 2023 encadre le recours à la sous-traitance des organismes référencés sur MonCompteFormation, avec une entrée en vigueur au 1er avril 2024 pour les contrats conclus à partir de cette date.

Les principales dispositions à retenir pour les donneurs d’ordre :

Le plafond de sous-traitance est fixé à 80% du chiffre d’affaires réalisé dans le cadre du CPF, par arrêté du 3 janvier 2024. Vous devez donc réaliser vous-même au moins 20% des prestations CPF que vous proposez.

Le décret interdit la sous-traitance en cascade : un sous-traitant ne peut pas lui-même sous-traiter une prestation qu’il a reçue en sous-traitance. Il interdit également de confier des missions à des prestataires déréférencés de Mon Compte Formation.

Sur l’obligation de certification Qualiopi pour les sous-traitants CPF : les sous-traitants relevant du régime micro-social dont le chiffre d’affaires annuel est inférieur à 77 700 € HT ne sont pas soumis à l’obligation d’être certifiés Qualiopi. Au-delà de ce seuil, la certification Qualiopi est obligatoire pour intervenir en sous-traitance sur des formations CPF.

Sous-traitance pédagogique et portage salarial : deux situations différentes

La sous-traitance pédagogique

La sous-traitance pédagogique désigne toute situation où vous confiez à un tiers (un autre OF, un formateur ayant son propre NDA, une structure spécialisée) la réalisation de tout ou partie d’une prestation que vous avez commercialisée. C’est vous qui signez la convention avec le financeur ou l’employeur, et c’est vous qui répondez de la qualité de l’ensemble, y compris des parties sous-traitées.

Le contrat de sous-traitance doit préciser les missions confiées, les exigences qualité attendues en lien avec le RNQ, et les modalités de suivi et de contrôle que vous mettez en oeuvre.

Le portage salarial : responsabilité qualité non transférée

Le portage salarial est une forme d’emploi où un formateur indépendant signe un contrat de travail avec une société de portage, qui le facture à votre OF. Du point de vue de l’I27, le recours au portage salarial ne transfère pas votre responsabilité qualité. La société de portage n’est pas responsable de la conformité pédagogique de la prestation : c’est votre OF, en tant que donneur d’ordre, qui reste responsable du respect du RNQ par le formateur porté.

En pratique, cela signifie que les justificatifs de compétences du formateur porté (CV, expériences, certifications), les supports pédagogiques et le respect des procédures de votre OF s’appliquent de la même façon qu’à un formateur salarié ou sous-traitant classique.

Le dispositif qualité à mettre en place

Critères de sélection des sous-traitants formalisés

Le guide de lecture Qualiopi attend que votre choix de sous-traitants soit documenté selon des critères définis à l’avance, pas décidé au cas par cas. Ces critères peuvent porter sur les qualifications et l’expérience du sous-traitant, son NDA, la cohérence de ses pratiques pédagogiques avec les vôtres, et ses propres procédures de gestion de la qualité.

Une grille de sélection ou un processus formalisé (même d’une page) constitue la preuve que vous ne choisissez pas vos sous-traitants par défaut ou par opportunisme.

Le contrat de sous-traitance : ce qu’il doit contenir

Le contrat est la pièce centrale du dossier I27. Pour être recevable au regard du RNQ, il doit préciser : les missions confiées et leur périmètre, les objectifs pédagogiques attendus, les méthodes et supports à utiliser, les obligations de reporting et de suivi, et les exigences de conformité au RNQ. Une charte des intervenants extérieurs annexée au contrat est une pratique appréciée des auditeurs car elle formalise l’ensemble des attentes qualité en un document unique.

Pour les formations CPF, chaque contrat de sous-traitance doit être rédigé par écrit et contenir les informations relatives aux missions confiées au sous-traitant.

Le suivi des prestations : preuves de pilotage continu

Signer un bon contrat ne suffit pas. L’I27 exige que vous démontriez un suivi effectif des prestations sous-traitées. Concrètement : des échanges tracés avec le sous-traitant avant, pendant et après les sessions, des retours sur la qualité des interventions (résultats des questionnaires de satisfaction, compte-rendu de débriefing), et une procédure de contrôle permettant de déclencher une action corrective si le sous-traitant ne respecte pas les exigences convenues.

Les preuves attendues pour l’indicateur 27

Le guide de lecture Qualiopi liste explicitement les preuves recevables, organisées en trois catégories.

Documents contractuels et de sélection : contrat de sous-traitance mentionnant les exigences qualité, grille ou processus de sélection des sous-traitants, charte des intervenants extérieurs si elle existe.

Justificatifs de compétences des sous-traitants : CV du formateur ou de la structure sous-traitante, certifications ou accréditations pertinentes, NDA pour les structures qui en disposent, et pour les formations CPF, certification Qualiopi du sous-traitant si son chiffre d’affaires dépasse le seuil micro-social.

Preuves de suivi des prestations : échanges tracés avec les sous-traitants, résultats des questionnaires de satisfaction rattachés aux sessions sous-traitées, bilans de sessions, comptes-rendus de débriefing ou de contrôle qualité.

Non-conformités sur l’indicateur 27

Toute non-conformité sur l’I27 est majeure. Les situations les plus fréquemment constatées sont : l’absence de contrat de sous-traitance formalisé, l’impossibilité de présenter des critères de sélection des sous-traitants, l’absence de tout suivi documenté des prestations réalisées par des tiers, et pour les formations CPF depuis avril 2024, le recours à un sous-traitant non certifié Qualiopi dont le chiffre d’affaires dépasse le seuil d’exemption.

La sous-traitance en cascade, c’est-à-dire confier à un sous-traitant une prestation qu’il sous-traite lui-même à un autre intervenant, est interdite pour les formations CPF depuis le décret n°2023-1350 et génère une non-conformité immédiate si elle est constatée en audit.

Comment un logiciel de gestion structure les preuves de l’I27

Piloter la conformité de ses sous-traitants suppose de centraliser des documents qui viennent de sources différentes : contrats signés, CV reçus par email, comptes-rendus de débriefing, résultats de questionnaires. Sans organisation documentaire dédiée, ce dossier est le premier à être incomplet lors d’un audit.

Un logiciel de gestion d’OF comme Fresh Management rattache chaque intervenant à ses sessions et à ses documents justificatifs. La gestion des partenaires et la veille sur les certifications des formateurs permettent de suivre en temps réel la validité des documents de vos sous-traitants, et d’être alerté avant qu’une échéance fasse glisser votre dossier vers une non-conformité. Les questionnaires de satisfaction rattachés à chaque session constituent les preuves de suivi des prestations sous-traitées directement mobilisables pour l’audit.

Pour voir comment Fresh Management structure la conformité Qualiopi liée à la sous-traitance pédagogique, réservez une démonstration.

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