Liste d’attente formation : ne perdez plus les demandes sur vos sessions complètes
Une entreprise appelle pour inscrire deux salariés, mais la session du mois est pleine. Sans trace écrite, cette demande disparaît avec le post-it sur lequel elle a été notée. Dans Fresh Management, vous placez le prospect sur la liste d’attente de la formation qui l’intéresse, et sa demande reste visible jusqu’à ce qu’une place s’ouvre.
Cette page présente ce que fait la liste d’attente de Fresh Management, comment une demande passe de l’attente à l’inscription et pourquoi les sessions d’un organisme de formation se vident parfois au dernier moment.
Ce que fait la liste d’attente de Fresh Management
La liste d’attente conserve chaque demande reçue sur une session complète. C’est vous qui décidez qui y figure et qui vous contactez quand une place se libère : l’inscription ne se fait jamais sans votre accord, ce qui vous laisse vérifier les prérequis et la prise en charge avant de confirmer.
Le prospect en attente dispose d’une fiche dans le répertoire clients et prospects. Quand vous le rappelez, vous avez sous les yeux ses coordonnées et la formation demandée, sans fouiller dans vos e-mails. Pour lui annoncer qu’une place s’est ouverte, les modèles d’e-mail vous évitent de réécrire le même message à chaque désistement.
Session complète, place libérée : le parcours d’une demande en liste d’attente
- La session est pleine. Une demande arrive par téléphone, par e-mail ou par votre site. Vous ajoutez le prospect à la liste d’attente de la formation.
- La demande reste suivie. L’opportunité commerciale reste ouverte dans Fresh Management, et les rappels vous signalent les demandes à reprendre.
- Une place se libère. Un stagiaire se désiste ou vous ouvrez une nouvelle date. Vous consultez la liste d’attente de cette formation.
- Vous contactez le prospect. Un modèle d’e-mail lui annonce la place disponible et lui demande de confirmer.
- Le prospect confirme. Vous poursuivez avec le devis et l’inscription, à partir des informations déjà enregistrées sur sa fiche.
La liste d’attente fait partie du CRM pour organisme de formation de Fresh Management, qui suit une demande jusqu’au devis signé.
Pourquoi une session de formation se remplit puis se vide
Dans un organisme de formation, une session complète un mois avant la date ne le reste pas toujours. Les causes de désistement sont connues, et plusieurs tombent dans les derniers jours.
L’effectif maximal fixé par la formation
Certaines formations réglementaires encadrent la taille des groupes. En santé et sécurité au travail, le dispositif SST de l’INRS fixe ainsi un effectif par session. Une fois le groupe complet, vous ne pouvez pas ajouter un participant de plus : la liste d’attente est alors le seul moyen de garder la demande.
Le délai de rétractation du stagiaire qui finance seul
Lorsqu’une personne suit une formation à titre individuel et à ses frais, le contrat de formation lui ouvre un délai de rétractation de dix jours à compter de sa signature, par lettre recommandée avec avis de réception (article L. 6353-5 du Code du travail). Une place réservée peut donc se libérer dans ce délai.
Les désistements tardifs et les refus de prise en charge
Un salarié retenu par son planning, un dossier de financement refusé, une entreprise qui reporte : la place se libère souvent à quelques jours de la session. Les conditions d’une annulation tardive par le stagiaire dépendent de ce que prévoient vos conditions générales et votre convention. Sans liste d’attente, cette place reste vide.
De la liste d’attente à l’ouverture d’une nouvelle session
Quand plusieurs prospects attendent la même formation, la liste d’attente vous indique qu’il y a de quoi remplir une date supplémentaire. Vous créez alors la session dans le planning de Fresh Management et proposez les places aux prospects en attente.
Avant d’ouvrir cette date, l’alerte sur les saturations vous signale si la salle, le formateur ou la session atteignent leur limite. Vous évitez de promettre une place que votre organisation ne peut pas tenir.
Vos questions sur la liste d’attente en formation
Qu’est-ce qu’une liste d’attente en formation ?
C’est la liste des personnes ou des entreprises qui souhaitent suivre une session déjà complète. Elle conserve leur demande pour leur proposer une place en cas de désistement ou d’ouverture d’une nouvelle date.
Fresh Management inscrit-il automatiquement le prospect quand une place se libère ?
Non. Vous choisissez le prospect à contacter et vous confirmez vous-même l’inscription. Vous gardez ainsi la main sur les prérequis, le financement et la composition du groupe.
Comment prévenir un prospect qu’une place est disponible ?
Depuis sa fiche contact, vous lui adressez un e-mail à partir d’un modèle préparé à l’avance. Le message est prêt en quelques instants et reste identique d’un désistement à l’autre.
Que se passe-t-il quand un stagiaire se désiste ?
La place libérée peut être proposée à un prospect de la liste d’attente. Les conséquences financières du désistement dépendent de vos conditions générales, de la convention ou du contrat de formation signé.
Un stagiaire peut-il se rétracter après son inscription ?
Oui, lorsqu’il suit la formation à titre individuel et à ses frais : l’article L. 6353-5 du Code du travail lui accorde dix jours à compter de la signature du contrat pour se rétracter, par lettre recommandée avec avis de réception.
Peut-on ouvrir une nouvelle session à partir de la liste d’attente ?
Oui. Quand la demande s’accumule, vous créez une nouvelle session dans le planning et proposez les places aux prospects en attente, après avoir vérifié la disponibilité de la salle et du formateur.
Voyez la liste d’attente sur l’une de vos formations
Pendant la démonstration, partez d’une session qui affiche complet chez vous. Vous voyez comment la demande est conservée, comment le prospect est recontacté et comment la liste d’attente formation vous aide à décider d’ouvrir une date de plus.