Gestion des contacts : le répertoire clients et prospects d’un organisme de formation
Dans Fresh Management, chaque entreprise, stagiaire, financeur ou prospect a une fiche unique, partagée par toute l’équipe. Cette fiche sert ensuite au devis, à la convention et à la facture : la gestion des contacts devient le point de départ de vos dossiers de formation au lieu d’un tableur à tenir à jour à côté.
Vous voyez ici ce que fait le répertoire clients de Fresh Management, comment il s’insère dans le parcours d’une inscription et comment il vous aide à respecter les règles sur les données de prospects.
Ce que fait le répertoire clients de Fresh Management
Le répertoire rassemble au même endroit les coordonnées de toutes les personnes liées à votre activité. Personne ne travaille plus sur sa propre copie du fichier, et une modification faite par l’accueil est visible immédiatement par la personne qui prépare le devis.
Les champs personnalisés accueillent les informations propres à la formation, comme l’OPCO dont relève une entreprise ou la date du dernier recyclage d’un stagiaire. Vous n’avez plus à détourner une colonne « remarques » pour les noter.
Si vous gérez plusieurs sites, la gestion multi-centres vous permet de piloter vos différents centres depuis une seule plateforme.
Les fiches contacts, en vidéo
Gestion des contacts : ce que devient une fiche, du premier appel au devis signé
Dans Fresh Management, une fiche contact alimente les étapes suivantes du dossier. Vous saisissez une information une fois, puis vous la retrouvez là où elle sert.
- La demande arrive. Le contact est créé depuis un appel, un e-mail ou le formulaire de votre site. Les inscriptions passées par votre catalogue en ligne rejoignent aussi le répertoire.
- Le devis part. Les coordonnées enregistrées remplissent le devis de formation sans nouvelle saisie.
- Le suivi s’organise. L’opportunité commerciale reste ouverte, les rappels signalent la relance à faire et les modèles d’e-mail vous évitent de réécrire le même message.
- Le devis est accepté. À la création de la session, Fresh Management génère la convention, la convocation et la feuille de présence à partir des informations du dossier.
- La session se termine. Attestation et facture reprennent le nom et l’adresse vérifiés au départ, et le financement OPCO reste rattaché au dossier.
Le répertoire est la base du CRM pour organisme de formation, qui suit une demande jusqu’au devis signé.
Un répertoire pensé pour les contacts d’un organisme de formation
Dans un organisme de formation, une même vente mobilise plusieurs personnes aux rôles différents. Le répertoire suit cette organisation.
Les entreprises clientes et leurs interlocuteurs
Quand une PME inscrit ses salariés à un recyclage en santé et sécurité au travail, la demande vient des ressources humaines, la convention est signée par la direction et la facture part parfois vers un service comptable. Avec des fiches à jour pour chacun, la facture arrive chez la bonne personne.
Les stagiaires, du premier contact à l’attestation
Le nom exact qui figurera sur l’attestation, l’adresse qui recevra la convocation, le téléphone pour prévenir d’un changement de salle : tout est sur la fiche du stagiaire. Pour les formations à recyclage périodique, vous le retrouvez sans effort quand l’échéance approche.
Les financeurs et les prescripteurs
Le chargé de dossier d’un OPCO, un conseiller France Travail, un partenaire qui vous oriente des candidats : leurs coordonnées restent dans le répertoire partagé plutôt que dans la boîte e-mail d’un collaborateur. La relation survit à un changement de poste dans votre équipe.
Importer votre base de données clients dans Fresh Management
Des années de contacts, d’anciennes promotions, des entreprises qui reviennent chaque année : personne n’a envie de tout ressaisir. L’importation de base de données reprend vos contacts depuis votre fichier existant, et le support basé en France vous accompagne pendant la reprise.
Profitez de l’import pour faire le tri : fusionnez les doublons, harmonisez l’écriture des raisons sociales et écartez les prospects dont le dernier échange dépasse la durée de conservation décrite plus bas. Vous démarrez avec une base propre.
Gestion des prospects et RGPD : ce que Fresh Management vous aide à tenir
Un fichier de prospects contient des données personnelles, même quand il ne vise que des entreprises : un nom, une adresse e-mail professionnelle, une ligne directe.
Le référentiel de la CNIL sur la gestion des activités commerciales, adopté par la délibération n° 2021-131 du 23 septembre 2021, retient une durée de conservation de trois ans pour les données d’un prospect non client, à compter de leur collecte ou du dernier contact venant du prospect. Une demande de documentation compte comme un contact, la simple ouverture d’un e-mail ne compte pas. Ce référentiel sert de repère : un organisme peut retenir une autre durée s’il la justifie.
Dans Fresh Management, les droits des utilisateurs réservent l’accès aux fiches aux personnes qui en ont besoin, et le journal d’activité garde la trace de chaque modification. Le jour où une personne demande à consulter ses données, vous savez qui les a saisies et quand.
Le guide des bonnes pratiques RGPD pour les organismes de formation détaille les autres obligations à connaître.
Vos questions sur le répertoire clients et la gestion des contacts
Que fait le répertoire clients de Fresh Management ?
Il centralise les fiches de vos entreprises clientes, stagiaires, prospects et financeurs, partagées par toute l’équipe. Ces fiches alimentent ensuite le devis, les documents de session et la facture, et les rappels vous signalent les relances à faire.
Quelle différence entre un répertoire clients et un CRM ?
Le répertoire centralise les fiches contacts. Le CRM ajoute le suivi commercial autour de ces fiches : opportunités, devis, relances. Les deux sont reliés : une demande suivie dans le CRM repose sur une fiche unique du répertoire.
Peut-on importer un fichier client Excel dans Fresh Management ?
Oui, la fonction d’importation reprend vos contacts depuis un fichier existant. Le format attendu et le périmètre de la reprise se valident avec le support avant la migration.
Peut-on ajouter des informations propres à mon activité sur une fiche ?
Oui, les champs personnalisés vous permettent d’enregistrer l’OPCO d’une entreprise, la date d’un recyclage ou l’origine d’un contact, sans détourner un champ existant.
Combien de temps garder les données d’un prospect ?
Le référentiel de la CNIL sur la gestion des activités commerciales retient trois ans à compter de la collecte ou du dernier contact venant du prospect. À l’issue de ce délai, vous pouvez lui demander s’il souhaite rester en contact. Sans réponse positive, les données sont supprimées ou archivées.
Qui peut consulter ou modifier une fiche contact ?
Vous le décidez. Les droits des utilisateurs fixent qui accède aux fiches, et le journal d’activité conserve la trace des modifications.
Voyez le répertoire clients sur un cas réel
Pendant la démonstration, partez d’une demande qui ressemble aux vôtres : une entreprise, quelques stagiaires, une prise en charge par un OPCO. Vous suivez ce que devient la fiche contact jusqu’à la facture, et vous jugez sur pièce si cette gestion des contacts convient à votre organisation.