Champs personnalisés : enregistrez les informations que votre métier réclame
Aucun logiciel ne prévoit d’avance le numéro d’habilitation que vous devez consigner, l’expérience professionnelle exigée par un référentiel, ou la mention qu’un financeur réclame sur chaque dossier. Ces informations finissent alors dans un commentaire libre, quand elles ne restent pas dans un fichier à part.
Fresh Management vous laisse créer vos propres champs, sur les formulaires de votre choix, et les rendre obligatoires quand l’information conditionne la suite du dossier.
Ce que permettent les champs personnalisés
Ces champs se créent dans Fresh Management sans développement, depuis le paramétrage global.
Ce dernier point évite l’écueil habituel : un formulaire qui s’alourdit pour tout le monde parce qu’une seule formation exige une information particulière. Vous ciblez les formations concernées, et les autres inscriptions restent rapides.
Créer un champ, étape par étape
- Ouvrez le paramétrage. Page de configuration, puis Paramétrage global et Champs de formulaire additionnels.
- Choisissez le formulaire. Celui de l’apprenant, du prospect, de l’entreprise, selon l’endroit où l’information doit être saisie.
- Ajoutez un champ. Il est actif par défaut, et peut être désactivé à tout moment.
- Définissez son type et son libellé. Un nombre pour des années d’expérience, une liste déroulante à choix multiples pour des diplômes.
- Indiquez s’il est obligatoire. Et, pour une liste, saisissez les valeurs possibles.
- Ciblez les formations. Sélectionnez celles qui affichent ce champ, ou laissez vide pour toutes.
À l’inscription d’un apprenant dans une session, une étape Champs personnalisés apparaît et reprend ce que vous avez défini.
Les champs personnalisés, en vidéo
Ce que les organismes y enregistrent
Les prérequis à vérifier
Années d’expérience dans le domaine, diplômes obtenus, aptitude médicale : ces informations conditionnent parfois l’accès à la formation, et doivent être recueillies avant l’inscription plutôt que le premier matin.
Les données exigées par un dispositif
Numéro d’habilitation, identifiant de certification, référence d’un dossier de financement : autant de mentions qui reviennent sur les documents ou dans les déclarations, et qu’il vaut mieux saisir une fois.
Les informations propres à votre organisation
Origine de la demande, service d’appartenance du salarié, contrainte d’aménagement : ce que votre équipe se transmet oralement gagne à figurer dans le dossier.
Pour les informations recueillies auprès du prospect avant son inscription, la personnalisation des formulaires répond au même besoin, côté demande.
Ce que deviennent ces informations
Une donnée saisie une fois sert plusieurs fois. Elle complète la fiche de l’apprenant ou de l’entreprise dans votre répertoire, et peut ensuite apparaître là où vous en avez besoin, par exemple sur la fiche d’information des apprenants d’une session, où des colonnes supplémentaires peuvent être ajoutées.
C’est aussi ce qui évite de recréer un tableur parallèle, celui que l’on tient « en plus du logiciel » parce qu’il manquait deux colonnes.
Vos questions sur les champs personnalisés
Sur quels formulaires peut-on ajouter un champ ?
Sur ceux de votre choix : apprenant, prospect, entreprise, ainsi que le formulaire d’ajout d’un apprenant dans une session.
Quels types de champs existent ?
Un champ de type nombre, une liste déroulante à choix multiples dont vous saisissez les valeurs, et les autres types proposés au paramétrage.
Un champ peut-il être obligatoire ?
Oui, vous l’indiquez à sa création, selon l’importance de l’information.
Peut-on limiter un champ à certaines formations ?
Oui. Vous sélectionnez les formations concernées, ou laissez le filtre vide pour l’appliquer à toutes.
Peut-on désactiver un champ sans le supprimer ?
Oui. Le champ est actif par défaut et se désactive par un interrupteur.
Créez vos champs pendant la démonstration
Pensez aux informations que vous notez aujourd’hui dans un commentaire ou dans un fichier à part. Vous les transformez en champs, ciblés sur les formations concernées, et les retrouvez à l’inscription.