Devis formation : créez, faites signer et transformez vos devis en convention
Un devis de formation engage bien plus qu’un prix : une session, des apprenants, un financeur. Il doit ensuite devenir une convention et une facture sans que personne recopie les mêmes informations trois fois.
Dans Fresh Management, le devis se construit à partir de vos formations et de vos sessions, part par e-mail pour une signature électronique, puis sert de base à la convention et à la facture pro forma.
Ce que fait le logiciel de devis de Fresh Management
Le devis est rattaché à ce que vous vendez réellement : une session, ses apprenants, son financeur. Les informations se préremplissent, et vous gardez la main sur chaque ligne.
Un devis compte trois types de lignes. La ligne « formation session » rattache le devis à une formation, à ses dates et aux apprenants concernés. La ligne « produit » ajoute un produit ou un service complémentaire, comme des frais de déplacement ou un support. La ligne « libre » couvre tout le reste.
Ce qu’un devis de formation doit préciser
Le destinataire et le financeur
Particulier, entreprise ou organisme public : le type de destinataire change la suite du dossier. Le financeur se sélectionne dans une liste ou par recherche, ce qui évite d’adresser un devis pris en charge par un OPCO au nom de l’entreprise seule.
L’action de formation
Le libellé et la description de chaque ligne reprennent les informations de la formation, que vous complétez si besoin. Ces éléments comptent au-delà du devis : pour une action financée par un opérateur de compétences, l’article D. 6353-1 du Code du travail fixe le contenu de la convention (intitulé, objectif et contenu, moyens, durée et période de réalisation, modalités de déroulement, de suivi et de sanction, prix et modalités de règlement) et prévoit que, dans certains cas, un devis approuvé peut en tenir lieu.
Le prix et les conditions
Quantité, prix unitaire prérempli, taux de TVA et remise en euros ou en pourcentage se règlent ligne par ligne. Les pénalités de retard reprennent votre paramétrage, et le compte bancaire par défaut s’affiche tout seul, avec la possibilité d’en choisir un autre pour ce devis.
Du devis signé à la convention et à la pro forma
- Vous créez le devis. Onglet Comptabilité, puis Devis et Créer un devis. L’expéditeur est prérempli avec les informations de votre centre.
- Vous l’envoyez par e-mail. Le destinataire reçoit un lien vers la page numérique du devis.
- Il le signe en ligne. La signature dématérialisée se fait depuis cette page, sans impression ni scan.
- Vous générez la convention. Depuis le devis : numéro incrémenté automatiquement, modèle choisi dans votre base documentaire, formation, session et prix préremplis.
- Vous ajoutez les apprenants et les produits. Importés depuis la session ou saisis à la main, avec les produits complémentaires éventuels.
- Vous générez la facture pro forma. Depuis la convention, en un clic sur Générer.
En cas de refus, le financeur choisit une cause dans une liste puis la justifie. Le devis garde ainsi l’historique complet des actions, utile pour comprendre ce qui bloque et ajuster la proposition suivante.
Entre l’envoi et la signature, les relances automatiques relancent le devis resté sans réponse et s’arrêtent dès qu’il est signé. La convention obtenue suit ensuite le parcours décrit sur la page conventions de formation, et la facture pro forma prépare la demande de paiement.
Créer un devis de formation dans Fresh Management, en vidéo
La démonstration complète : création du devis, lignes, remise, envoi, signature, refus motivé, puis génération de la convention et de la facture pro forma.
Devis, formulaire de devis et modèles
Cette page décrit le devis que vous établissez. Pour recueillir la demande d’un prospect avant de chiffrer, le formulaire de devis collecte les informations nécessaires. Pour un financement par France Travail, notre article sur le devis France Travail détaille les attendus.
Vos questions sur le devis de formation
Comment créer un devis de formation dans Fresh Management ?
Onglet Comptabilité, puis Devis et Créer un devis. Choisissez le type de destinataire et le financeur, ajoutez vos lignes (formation session, produit ou libre), vérifiez prix, TVA et remise, puis cliquez sur Enregistrer.
Le client peut-il signer le devis en ligne ?
Oui. Il reçoit par e-mail un lien vers la page numérique du devis et le signe de manière dématérialisée depuis cette page.
Peut-on appliquer une remise ?
Oui, ligne par ligne, en euros ou en pourcentage, avec le montant exact de la remise.
Que se passe-t-il si le devis est refusé ?
Le refus se fait en choisissant une cause dans une liste déroulante, puis en la justifiant. L’historique complet des actions reste attaché au devis.
Comment transformer un devis en convention ?
Depuis le devis, cliquez sur Ajouter pour générer la convention. Le numéro s’incrémente seul, vous choisissez le modèle, et la formation, la session et le prix se préremplissent. Vous ajoutez ensuite les apprenants et cliquez sur Créer la convention.
Un devis signé peut-il remplacer la convention ?
Dans certains cas, pour des actions financées par un opérateur de compétences, l’article D. 6353-1 du Code du travail prévoit qu’un devis approuvé peut tenir lieu de convention. Vérifiez les exigences de votre financeur avant de vous en passer.
Établissez un vrai devis de formation pendant la démonstration
Partez d’une demande que vous avez reçue cette semaine. Vous construisez le devis sur une session réelle, l’envoyez pour signature et générez la convention et la pro forma, pour mesurer ce que ce logiciel de devis pour centre de formation change dans votre quotidien.