Demande de financement France Travail : le modèle de devis (AIF, POEI, Kairos)

Un devis France Travail bien construit passe à la validation du premier coup en 7 à 10 jours ouvrés. Un devis approximatif est rejeté, réajusté, re-soumis, et le demandeur d’emploi vous attend pendant plusieurs semaines parfois. Dans un canal commercial où le délai de réponse compte autant que le contenu, savoir construire un devis France Travail conforme dès le premier envoi devient une compétence stratégique pour tout OF qui veut s’inscrire durablement sur le marché des demandeurs d’emploi.

Cet article décompose le circuit complet (AIF, POEI, CSP), liste les 8 mentions obligatoires d’un devis Kairos qui passe en 2026, identifie les 5 causes typiques de refus que l’on retrouve dans les notifications conseillers, et vous livre la check-list pré-soumission à appliquer systématiquement avant de transmettre.

Le cadre des financements France Travail accessibles via devis Kairos

AIF (Aide Individuelle à la Formation) : le dispositif principal

L’AIF est le dispositif phare de France Travail pour financer la formation d’un demandeur d’emploi qui a identifié seul son projet professionnel et l’OF qu’il souhaite intégrer. Le demandeur sollicite l’OF, l’OF saisit un devis dans Kairos, le demandeur valide dans son espace France Travail, le conseiller référent valide ou refuse. C’est l’AIF qui concentre la majorité des devis saisis dans Kairos pour les OF.

POEI (Préparation Opérationnelle à l’Emploi Individuelle) : version employeur

La POEI finance la formation préalable à l’embauche quand un employeur a identifié un demandeur d’emploi pour un poste précis mais que le candidat doit acquérir des compétences ciblées avant la prise de fonction. Le devis est créé dans Kairos NG (Nouvelle Génération), validé par l’employeur, transmis à France Travail pour validation, puis au demandeur d’emploi pour acceptation. C’est une variante triangulaire avec un cycle de validation plus long mais une marge plus stable pour l’OF.

CSP (Contrat de Sécurisation Professionnelle) : cas des salariés en reconversion

Le CSP s’adresse aux salariés licenciés pour motif économique qui acceptent le dispositif de reclassement renforcé. Pendant les 12 mois du CSP, le bénéficiaire peut mobiliser un financement formation via Kairos selon des modalités proches de l’AIF, avec un plafond et des conditions spécifiques. La saisie suit le même circuit qu’un devis AIF classique.

Pourquoi le CPF ne passe jamais par un devis Kairos

Erreur fréquente à éviter : un demandeur d’emploi qui souhaite mobiliser son CPF pour financer sa formation ne passe pas par Kairos, mais par l’application Mon Compte Formation. La proposition commerciale dans ce cas est saisie depuis EDOF, pas depuis Kairos. Saisir un devis AIF en parallèle d’un dossier CPF déjà ouvert sur MCF est une cause classique de rejet. Pour comprendre l’articulation, voir Pôle Emploi devenu France Travail et la politique tarifaire CPF d’un OF.

Le circuit complet d’un devis France Travail, étape par étape

Étape 1 : le demandeur d’emploi vous sollicite pour un devis

Le contact initial vient du demandeur. Soit par formulaire web sur votre site, soit par téléphone, soit par e-mail. Dès cette première prise de contact, qualifiez : identité complète, numéro France Travail (utile en aval), formation visée, projet professionnel sous-jacent, statut actuel (demandeur d’emploi indemnisé, ARE, ASS, CSP, autre). Sans projet professionnel cohérent et formulé, le dossier ne passera pas, quel que soit le soin apporté au devis.

Étape 2 : vous saisissez le devis dans Kairos

Connexion à Kairos via le portail-emploi.fr avec vos identifiants OF (NDA valide obligatoire). Sélection du demandeur dans la base, création du devis AIF, renseignement des champs obligatoires (intitulé formation, durée, dates, modalités, prix décomposé, certification visée). Transmission du devis dans Kairos. Pour le détail de la plateforme, voir le portail Kairos pour les OF chez France Travail et les nouvelles fonctionnalités Kairos en 2026.

Étape 3 : le demandeur valide dans son espace France Travail

Le demandeur reçoit une notification dans son espace France Travail (et sur l’application mobile Ma Formation) pour valider ou refuser le devis transmis. Sans validation du candidat, le dossier ne sera pas instruit par le conseiller. Cette étape passe parfois sous le radar : prévoyez un mail ou un SMS de rappel au demandeur 48 heures après la saisie Kairos pour qu’il aille valider.

Étape 4 : le conseiller France Travail valide, refuse ou demande complément

Une fois la validation candidat enregistrée, le conseiller référent reçoit le dossier complet. Il vérifie la cohérence avec le projet professionnel inscrit dans le Projet Personnalisé d’Accès à l’Emploi (PPAE), la conformité du devis aux Conditions Générales de Financement (CGF), la pertinence du tarif et la disponibilité du budget AIF de son agence. Trois décisions possibles : validation pleine et entière, demande de complément ou refus motivé.

Étape 5 : attestation d’inscription en stage (AIS) et entrée en formation

Validation conseiller donne lieu à l’émission automatique d’une AIS (Attestation d’Inscription en Stage). Le demandeur entre en formation à la date convenue. L’OF saisit alors l’entrée en formation dans Kairos, attestant chaque mois l’assiduité, déclare les éventuelles absences ou abandons, et clôture par un bilan en fin de formation.

Les 8 mentions obligatoires d’un devis France Travail qui passe

Mention 1 : identification complète de l’OF avec NDA et Qualiopi

Raison sociale exacte, SIRET, NDA en cours de validité, numéro de certificat Qualiopi avec date de fin de validité et nom du certificateur. France Travail exige Qualiopi depuis le 1er janvier 2022 pour tout financement formation (loi du 5 septembre 2018). Un Qualiopi expiré ou hors champ de la formation proposée est éliminatoire.

Mention 2 : intitulé exact aligné sur l’offre du Carif-Oref

L’intitulé doit correspondre à une offre référencée par votre Carif-Oref régional. Les intitulés génériques (« formation au numérique », « parcours développement personnel ») ne passent pas. Les intitulés précis qui matchent une fiche métier ROME et un référentiel reconnu (RNCP, RS, certificat de branche) passent.

Mention 3 : objectifs opérationnels alignés sur le projet professionnel

Les objectifs doivent être formulés en compétences mesurables que le demandeur saura mobiliser à l’issue de la formation, et alignés sur le projet professionnel inscrit dans son PPAE. Si le demandeur vise un poste d’assistant comptable et que vos objectifs portent sur le développement personnel, le conseiller refusera la cohérence projet/formation.

Mention 4 : durée en heures effectives d’accompagnement

Indiquez le nombre exact d’heures d’accompagnement effectif par le prestataire (présentiel et distanciel synchrone). Le temps de travail personnel du demandeur entre les sessions n’est pas comptabilisable. Cohérence à vérifier : prix divisé par nombre d’heures doit donner un taux horaire crédible (généralement entre 15 et 50 euros HT selon la spécialité).

Mention 5 : modalités pédagogiques détaillées

Précisez la répartition présentiel/distanciel synchrone/asynchrone, les modalités d’évaluation, les supports fournis, le rythme (intensif, mi-temps, étalé), et les conditions matérielles (salle, plateforme LMS, matériel mis à disposition). Une formation 100 % distancielle nécessite une attention particulière sur la justification du suivi pédagogique.

Mention 6 : prix décomposé (pédagogie, supports, certification)

Le prix global doit être décomposé entre les heures d’accompagnement pédagogique, les supports et les outils, et le passage de certification éventuel. Les frais d’examen pour les certifications RNCP ou RS sont éligibles au financement AIF dans la limite des plafonds. Les frais annexes (déplacement, repas) ne sont pas éligibles et ne doivent pas figurer dans le devis.

Mention 7 : références à la certification visée et son inscription RNCP ou RS

Si la formation vise une certification, indiquez son inscription au RNCP ou au RS, le code RNCP/RS, le niveau européen (3 à 7), la date de validité de l’enregistrement. Une certification non répertoriée à France Compétences fragilise considérablement le dossier. Une certification expirée le rend irrecevable.

Mention 8 : conditions de réussite et modalités d’évaluation

Indiquez explicitement les modalités d’évaluation des acquis (épreuve écrite, mise en situation, soutenance, examen final), les conditions de validation (seuil de réussite, durée de l’épreuve, jury). Le conseiller France Travail valorise la transparence sur ces conditions car cela démontre la sériosité pédagogique de l’OF.

Les 5 causes typiques de refus d’un devis France Travail

Une part significative des devis France Travail est refusée au premier passage, principalement pour des défauts évitables. Voici les cinq causes que nous observons régulièrement dans les notifications de refus.

Cause 1 : programme imprécis ou copié-collé d’un autre dispositif

Le programme transmis est trop générique, ne décrit pas les séquences pédagogiques détaillées, ou ressemble manifestement à une version copiée-collée d’un programme CPF ou OPCO. Les conseillers détectent immédiatement le manque de personnalisation et refusent.

Cause 2 : lien faible avec le projet professionnel du demandeur

L’objectif de la formation ne colle pas au projet professionnel inscrit dans le PPAE du demandeur. Exemple typique : un demandeur inscrit en projet « technicien logistique » qui demande une formation en webdesign sans démonstration du lien entre les deux. Le conseiller refuse pour incohérence projet/formation.

Cause 3 : incohérence prix/durée/contenu par rapport au marché

Un devis affichant 5 000 euros pour 30 heures de formation sur un thème courant (bureautique, anglais, etc.) sera retoqué pour prix manifestement excessif. À l’inverse, 800 euros pour 200 heures peut signaler une formation low-cost peu crédible. France Travail dispose de référentiels internes de prix marché par thématique. Restez dans la zone médiane de votre catégorie.

Cause 4 : non-respect des CGF (Conditions Générales de Financement)

Les Conditions Générales de Financement (CGF) sont accessibles directement dans les écrans Kairos. Elles encadrent les engagements pris par l’OF en acceptant un financement AIF/POEI : modalités de réalisation, traçabilité, sanctions en cas de non-conformité. Un devis qui propose des conditions hors CGF (par exemple, refus de fournir les feuilles d’émargement signées à la demande) est refusé.

Cause 5 : Qualiopi expirée ou hors champ de la formation proposée

Le Qualiopi de l’OF doit être valide à la date de saisie du devis ET couvrir la catégorie d’action concernée (formation, bilan de compétences, VAE, formation par apprentissage). Un Qualiopi « action de formation » ne permet pas de proposer un bilan de compétences. La vérification est immédiate côté France Travail via la base de France Compétences.

Check-list pré-soumission : les 6 vérifications à faire avant de transmettre

Avant de cliquer sur « transmettre » dans Kairos, passez systématiquement votre devis au filtre de ces six vérifications. Cinq minutes investies à ce stade évitent deux à quatre semaines de retard de validation.

Vérification 1 : votre Qualiopi est valide pour la catégorie d’action et la date prévue de fin de formation. Pas seulement le jour de saisie, mais aussi le jour de fin de session. Une expiration en cours de formation pose problème.

Vérification 2 : l’intitulé matche une offre Carif-Oref (recherche rapide sur le site du Carif-Oref de votre région avant saisie).

Vérification 3 : les objectifs sont des compétences mesurables alignées sur le projet professionnel formulé par le demandeur. Idéalement, reprenez le vocabulaire du PPAE (à demander au demandeur).

Vérification 4 : le taux horaire est dans la zone médiane du marché. Référence rapide : 20 à 40 euros HT par heure pour des thématiques classiques, 40 à 80 euros HT pour des spécialités techniques certifiantes.

Vérification 5 : le programme détaillé attaché contient au moins 8 séquences pédagogiques nommées avec durée et objectif spécifique. Pas de programme générique en une page.

Vérification 6 : la certification visée est référencée et valide à France Compétences. Vérification rapide sur francecompetences.fr.

Que faire en cas de refus de France Travail

Lire attentivement le motif notifié

France Travail motive systématiquement les refus dans la notification. Le motif vous indique exactement ce qui pose problème : Qualiopi, programme, prix, projet, cohérence. Identifier précisément le motif est la première étape avant tout réajustement.

Re-soumettre une version corrigée

Trois options selon le motif. Première option : ajuster le devis (programme renforcé, prix recalibré, mentions complétées) et re-soumettre. Compte tenu du circuit complet, la re-soumission prend 7 à 10 jours supplémentaires. Deuxième option : aménager la durée ou les modalités pour rester sous les plafonds régionaux. Troisième option : retravailler avec le demandeur la cohérence projet/formation, en collaboration avec son conseiller référent.

Aménager la formation avec le demandeur d’emploi

Si le refus porte sur le prix, vous pouvez proposer au demandeur une version raccourcie ou simplifiée de la formation, ou un parcours en deux temps avec une première partie AIF et une seconde partie ultérieure. La négociation directe avec le conseiller référent est souvent productive sur ces cas, à condition de proposer des solutions concrètes.

Orienter vers d’autres dispositifs si l’AIF n’est plus accessible

Si l’AIF est définitivement refusée, plusieurs alternatives existent pour le demandeur : mobilisation du CPF si solde suffisant (et alors abandon du dossier Kairos), recherche d’un cofinancement Région via le Programme Régional de Formation, abondement CPF par l’employeur si une promesse d’embauche est en vue, ou aide individuelle dispositif spécifique selon la situation. Voir aussi les conditions de financement POEI en cas de basculement vers ce dispositif.

Industrialiser la production de devis France Travail dans votre OF

Au-delà de 20 à 30 devis Kairos par an, la saisie individuelle de chaque devis devient un travail à temps partiel. Reprendre manuellement les informations de l’OF, du programme, des tarifs, des modalités à chaque devis multiplie les risques d’erreur et de mention manquante. Un logiciel de gestion d’OF conforme Qualiopi qui intègre la création de devis professionnels en quelques clics permet de pré-remplir les mentions obligatoires depuis l’annuaire des formations et le catalogue de référence, et garantit la cohérence entre le devis, la convention, l’émargement et la facturation aval. Sur des OF qui produisent 50 à 100 devis France Travail par an, le temps gagné se compte en plusieurs dizaines d’heures par an, et le taux d’acceptation au premier passage tend à monter grâce à la standardisation des mentions sensibles. Pour le cadre réglementaire général, voir aussi la loi anti-fraude formation 2026.

Vos questions sur la demande de financement France Travail

Un devis France Travail bien construit est la première brique d’une relation durable avec votre agence référente

Un OF qui transmet régulièrement des devis France Travail propres et complets construit avec le temps une relation de confiance avec les conseillers de son agence référente. Les dossiers passent plus vite, les ajustements se règlent au téléphone plutôt qu’en re-soumission, les conseillers vous orientent même des demandeurs d’emploi en quête de formation cohérente avec votre catalogue. C’est la valeur cachée du sérieux administratif : un canal commercial silencieux mais récurrent, qui se construit dossier après dossier.

Investir dans la qualité de vos devis France Travail est donc autant un acte de conformité qu’un acte commercial. Les 8 mentions obligatoires, les 5 causes de refus et la check-list pré-soumission de cet article résument ce qui distingue les OF qui ratent régulièrement leurs dossiers de ceux qui passent du premier coup. Pour les OF qui veulent inscrire l’AIF Kairos comme canal récurrent, l’effort de standardisation sur les premières dizaines de dossiers se rentabilise très vite.

Sources et références

• France Travail : la saisie d’un devis dans Kairos
• Portail Emploi : accès Kairos pour les OF
• Conditions Générales de Financement (CGF) AIF et POEI, accessibles directement dans Kairos
• Loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel (obligation Qualiopi)
• Code du travail : article L.6313-1 (typologie des actions de formation), L.6326-1 et suivants (CSP)