Créer un catalogue de formation : la méthode pour vendre aux entreprises

Dans une PME, la personne qui prépare le plan de formation de l’année suivante ouvre rarement plus de trois ou quatre offres pour un même besoin. Elle les compare sur un tableau : durée, prix pour un groupe, dates possibles, prérequis, prise en charge par l’OPCO. Si votre fiche ne donne pas l’une de ces informations, votre formation sort du tableau avant même qu’on vous appelle.

Créer un catalogue de formation pour les entreprises, c’est donc moins une affaire de mise en page que de réponses. Ce guide part de la façon dont un employeur construit son plan de développement des compétences, puis remonte vers ce que votre catalogue doit contenir, comment le structurer, et comment le garder exact sans y passer vos soirées.

Un catalogue de formation, trois usages à la fois

Un catalogue de formation présente l’ensemble des actions qu’un organisme propose : intitulés, objectifs, programmes, durées, modalités, tarifs. Il sert à trois choses, et un bon catalogue les tient toutes les trois.

C’est d’abord un document commercial, lu par des responsables formation, des dirigeants de PME et des salariés qui cherchent une formation. C’est ensuite une obligation : le référentiel Qualiopi demande, à son indicateur 1, une information accessible au public, détaillée et vérifiable sur chaque prestation. C’est enfin la base des dossiers de financement, puisque l’OPCO ou l’entreprise rapprocheront la convention et la facture de ce que vous avez annoncé.

Ce que vos clients mettent dans leur plan de développement des compétences

Le code du travail charge l’employeur d’adapter ses salariés à leur poste et de veiller au maintien de leur capacité à occuper un emploi. Les actions de formation qui en découlent sont prévues, le cas échéant, par le plan de développement des compétences, dont l’élaboration peut tenir compte des conclusions des entretiens professionnels. Le même article prévoit que ces actions peuvent permettre d’obtenir un bloc de compétences d’une certification enregistrée au RNCP.

Formations obligatoires et formations choisies

Pour vous, la distinction la plus utile est celle-ci. Une partie du plan est contrainte : toute action de formation qui conditionne l’exercice d’une activité ou d’une fonction en application de dispositions légales ou réglementaires constitue un temps de travail effectif. Habilitation électrique, recyclages imposés par la réglementation d’un métier : ces formations reviennent à échéance fixe, et l’entreprise doit les racheter d’une période à l’autre. L’autre partie est choisie : management, outils numériques, relation client. Elle se discute, se reporte et se compare davantage.

Séparer clairement les deux dans votre catalogue aide l’acheteur. Pour les formations obligatoires, il cherche la date, le lieu et la validité du certificat délivré. Pour les formations choisies, il cherche ce que le salarié saura faire après, et pourquoi votre offre plutôt qu’une autre.

Le poids de l’OPCO dans les petites entreprises

Dans les entreprises de moins de 50 salariés, l’OPCO finance une partie du plan, sur dossier déposé avant le début de la formation et selon des barèmes fixés par branche. L’acheteur regarde donc votre fiche avec une question en tête : est-ce que ça passera chez mon OPCO ? Indiquer les modalités de financement possibles, et savoir à quel OPCO se rattache la branche de votre client, fait gagner un échange. Notre panorama des onze OPCO donne les périmètres et les démarches de chacun.

Repérer les besoins avant vos concurrents

Les besoins apparaissent dans trois endroits que vous pouvez écouter. Dans les échanges de fin de session, quand un responsable vous dit ce qui manque encore à son équipe. Dans vos questionnaires de satisfaction, surtout à froid, quand le salarié a repris son poste. Et dans les référentiels métiers de la branche, qui décrivent les compétences attendues : un référentiel de compétences vous donne les mots qu’emploiera l’employeur pour formuler son besoin.

Ce qu’une fiche de formation doit contenir pour être retenue

Le socle est fixé par l’indicateur 1 du référentiel Qualiopi. Pour chaque prestation, votre information doit préciser les prérequis, les objectifs, le type de reconnaissance de la formation, la durée, les modalités pédagogiques et de financement, les délais d’accès, les tarifs, les contacts, les méthodes et les modalités d’évaluation, et l’accessibilité aux personnes en situation de handicap. Notre article sur l’indicateur 1 et les informations obligatoires détaille chacune.

Un acheteur d’entreprise lit ensuite quatre choses que le référentiel ne demande pas toujours en ces termes. Le prix pour un groupe en intra, et pas seulement le prix par personne en inter. L’effectif maximal par session. Des objectifs écrits comme des capacités observables : « rédiger un compte rendu d’entretien annuel », plutôt que « comprendre l’entretien annuel ». Et la possibilité d’adapter le contenu au contexte de l’entreprise, avec ce que cela change au prix et au délai.

La liste ci-dessous reprend ces points. Ouvrez votre fiche la plus vendue à côté et cochez ce qui y figure vraiment.

Créer un catalogue de formation qui se lit comme un plan

Une action, deux déclinaisons

La plupart des formations vendues aux entreprises existent en deux versions. En inter, le salarié rejoint un groupe d’autres entreprises à des dates que vous fixez. En intra, vous formez un groupe d’une seule entreprise, dans ses locaux ou les vôtres, à ses dates. Présentez les deux sur la même fiche, avec deux prix et deux délais d’accès, plutôt que deux fiches qui se concurrencent.

Classer par public et par besoin, pas seulement par thème

Un responsable formation pense en métiers et en situations : les nouveaux managers, les équipes d’accueil, les salariés exposés à un risque. Un classement par public, en plus du classement par thème, lui évite de reconstituer lui-même le parcours. Les formations certifiantes demandent une mention à part : type de reconnaissance, niveau, date d’enregistrement, et les blocs de compétences quand vous préparez à une partie seulement de la certification.

Dire clairement le format

Présentiel, distanciel ou multimodal : le guide de lecture Qualiopi emploie désormais « multimodal » à la place de « mixte ». Pour une formation en tout ou partie à distance, indiquez la part de distanciel, de présentiel et d’asynchrone. Un acheteur qui organise le planning de son équipe en a besoin autant que l’auditeur.

Ce que l’auditeur Qualiopi regardera dans votre catalogue

L’indicateur 1 fait partie des indicateurs à gradation. Le guide de lecture caractérise la non-conformité mineure par une information partiellement accessible, pouvant induire en erreur, ou par l’absence ponctuelle de certains éléments. Quand l’attendu n’est pas du tout respecté, la non-conformité peut être majeure. Le référentiel interdit aussi toute mention de nature à induire le public en erreur, en particulier sur le financement : une fiche qui laisse croire à une prise en charge automatique, ou à une éligibilité que la formation n’a pas, expose davantage qu’une fiche incomplète.

Les résultats publiés au titre de l’indicateur 2, satisfaction ou taux de réalisation, gagnent à figurer sur la fiche de chaque formation plutôt que sur une page générale. C’est l’argument que l’acheteur lit en dernier, juste avant de décider. Notre page sur Qualiopi V10 détaille ce que le guide de lecture a changé pour ces deux indicateurs.

Garder un catalogue exact sans le retoucher à chaque date

Le défaut le plus fréquent d’un catalogue en ligne n’est pas une information manquante. C’est une date passée : la page Formations affiche encore la session de mars, et le visiteur conclut que l’offre n’est plus suivie. Le catalogue vieillit parce que le mettre à jour suppose de retoucher des pages une par une, à chaque nouvelle date. Créer un catalogue de formation exact une fois ne suffit pas : il faut qu’il le reste sans effort.

Le catalogue en ligne de Fresh Management part de l’autre bout : il s’alimente de vos formations et de vos sessions, et s’intègre à votre site par un code. Vous choisissez les formations qui paraissent et le nombre de prochaines dates affichées, vous pouvez créer un catalogue par public, et les demandes laissées par un visiteur arrivent dans votre suivi commercial. La fiche reste exacte parce qu’elle est tirée des formations et des sessions que vous planifiez déjà.

Catalogue de formation : vos questions

Qu’est-ce qu’un plan de développement des compétences ?

C’est l’ensemble des actions de formation qu’un employeur prévoit pour ses salariés, au titre de son obligation d’adapter les salariés à leur poste et de maintenir leur capacité à occuper un emploi. Son élaboration peut tenir compte des conclusions des entretiens professionnels. Il mêle des formations obligatoires, qui conditionnent l’exercice d’une activité, et des formations choisies par l’entreprise.

Comment identifier les besoins en formation des entreprises ?

En écoutant trois sources : les échanges de fin de session avec les responsables, les questionnaires de satisfaction à froid, et les référentiels métiers de la branche de vos clients. Les formations obligatoires, qui reviennent à échéance fixe, donnent en plus une base de besoins prévisibles.

Que doit contenir une fiche de formation ?

Au minimum ce que demande l’indicateur 1 de Qualiopi : prérequis, objectifs, type de reconnaissance, durée, modalités pédagogiques et de financement, délais d’accès, tarifs, contacts, méthodes et modalités d’évaluation, accessibilité aux personnes en situation de handicap. Pour un acheteur d’entreprise, ajoutez le prix en intra, l’effectif maximal et des objectifs formulés en capacités observables.

Un catalogue de formation est-il obligatoire pour Qualiopi ?

Le référentiel n’impose pas un document appelé catalogue. Il impose une information accessible au public, détaillée et vérifiable sur chaque prestation proposée. Un catalogue en ligne tenu à jour est la façon la plus simple d’y répondre.

Faut-il un catalogue différent pour les entreprises et pour les particuliers ?

Les formations peuvent être les mêmes, mais les informations attendues diffèrent : prix en intra, effectif et adaptation pour une entreprise, financement personnel et délais d’accès pour un particulier. Deux présentations d’une même offre évitent de noyer chaque lecteur sous ce qui ne le concerne pas.

Comment présenter son offre aux responsables formation ?

Avec une fiche par formation qui répond aux questions de leur tableau de comparaison, un classement par public en plus du classement par thème, et des dates à jour. Envoyez votre offre avant qu’ils arrêtent leur plan pour l’année suivante, pas après.