Indicateur 1 Qualiopi : les 9 informations obligatoires et comment garder tout votre catalogue conforme

L’indicateur 1 est le premier que l’auditeur Qualiopi contrôle. Il est aussi celui qui génère le plus de non-conformités, non pas parce qu’il est complexe à comprendre, mais parce qu’il est difficile à maintenir dans le temps. Lister les 9 informations obligatoires sur une fiche formation, c’est faisable en une heure. S’assurer que ces 9 informations sont présentes, à jour et accessibles sur chaque formation de votre catalogue, semaine après semaine, c’est une autre affaire.

Ce guide couvre les deux dimensions : ce que le guide de lecture V9 exige précisément pour chaque item, et comment construire un système qui vous évite de vérifier manuellement chaque fiche formation avant chaque audit.

Ce que dit l’indicateur 1 du guide de lecture V9

L’indicateur 1 appartient au critère 1 du Référentiel National Qualité. Son énoncé officiel : “Le prestataire diffuse une information accessible au public, détaillée et vérifiable sur les prestations proposées : prérequis, objectifs, durée, modalités et délais d’accès, tarifs, contacts, méthodes mobilisées et modalités d’évaluation, accessibilité aux personnes handicapées.”

Il s’applique à toutes les catégories d’actions sans exception et fait partie des 22 indicateurs communs à tous les prestataires. Le guide V9 apporte deux précisions importantes. L’information doit être diffusée en amont de la contractualisation, quel que soit le support utilisé — site internet, proposition commerciale, plaquette, CGV. Et pour les prestations réalisées en sous-traitance, l’indicateur n’est pas applicable au sous-traitant car la diffusion relève du donneur d’ordres.

Les non-conformités possibles sont de deux niveaux. Une non-conformité mineure survient quand une information est partiellement accessible ou absente de façon ponctuelle et non répétitive sur certaines formations de l’échantillon audité. Une non-conformité majeure survient quand les informations sont inaccessibles, non exhaustives ou non actualisées de façon récurrente.

Les 9 items obligatoires, ce qu’ils signifient exactement

Chaque item a une définition précise dans le glossaire du guide de lecture V9. Voici ce que l’auditeur cherche pour chacun.

Les prérequis. Ce sont les préalables nécessaires ou indispensables pour bénéficier de la prestation. Ils doivent être formulés de façon objective et compréhensible par tout prospect. Quand il n’y en a pas, la mention “aucun prérequis” est obligatoire. L’absence totale de cette rubrique est relevée comme non-conformité. Note spécifique : les bilans de compétences n’ont pas à mentionner de prérequis.

Les objectifs. Il s’agit de l’énoncé des aptitudes et compétences visées et évaluables qui seront acquises au cours de la prestation. Des objectifs vagues du type “maîtriser les fondamentaux” ne suffisent pas. L’auditeur cherche des formulations opérationnelles et mesurables.

La durée. Elle peut être exprimée en heures ou en jours. Elle peut aussi être forfaitisée ou estimée pour les prestations individualisées. L’essentiel est qu’elle soit présente et cohérente avec le programme.

Les modalités et délais d’accès. Les modalités désignent les moyens permettant de s’inscrire à la formation. Les délais correspondent à la durée estimée entre la demande du bénéficiaire et le début de la prestation. C’est souvent l’item le plus oublié dans les fiches formation. L’auditeur le cherche systématiquement car il conditionne la capacité du prospect à se projeter.

Les tarifs. Le glossaire du guide V9 les définit comme le prix de la prestation ou les conditions tarifaires. Vous n’êtes pas obligé d’afficher un tarif fixe si vous travaillez sur devis, mais vous devez indiquer les conditions tarifaires ou a minima comment obtenir un devis.

Les contacts. Les coordonnées complètes des personnes de l’organisme doivent être accessibles : responsable pédagogique, service administratif et référent handicap au minimum. Un numéro de téléphone seul ne suffit pas si aucun nom ni rôle n’est associé.

Les méthodes mobilisées. Vous devez décrire les techniques d’apprentissage utilisées — présentiel, distanciel, e-learning, classe virtuelle, mise en situation, cas pratiques. Cette rubrique est souvent rédigée en une ligne. L’auditeur vérifie qu’elle est présente et cohérente avec le programme décrit.

Les modalités d’évaluation. Comment évaluez-vous les acquis des apprenants ? Quiz, mise en situation, évaluation à chaud, évaluation à froid, certification finale ? Cette rubrique est directement liée à l’indicateur 2 et aux indicateurs du critère 3. Une fiche formation sans modalités d’évaluation est incomplète.

L’accessibilité aux personnes handicapées. Le glossaire V9 définit ce point comme les conditions d’accueil, d’accès et de sécurisation des parcours de formation des publics en situation de handicap, incluant les locaux et l’adaptation des moyens de la prestation. Cette rubrique doit préciser les coordonnées de votre référent handicap. Notre article sur la formation référent handicap Qualiopi détaille les obligations associées à ce rôle.

Le vrai problème : maintenir la conformité sur l’ensemble du catalogue

Comprendre les 9 items prend une heure. Les appliquer sur une formation prend une journée. Les maintenir conformes sur 30, 50 ou 200 formations sur trois ans, c’est le vrai défi opérationnel que personne ne mentionne dans les guides de l’indicateur 1.

Voici ce qui se passe en pratique. Un formateur change, les contacts ne sont plus à jour. Une formation passe de présentiel à distanciel, les modalités ne sont pas corrigées partout. Les tarifs évoluent, certaines fiches restent à l’ancien prix. Un nouveau délai d’accès s’applique suite à un changement de financement, personne ne pense à mettre à jour les plaquettes. L’auditeur arrive, consulte un échantillon de 5 à 10 formations, et trouve des incohérences sur 3 d’entre elles. Non-conformité mineure, voire majeure si le schéma est récurrent.

La question n’est donc pas “est-ce que mes fiches sont conformes aujourd’hui” mais “est-ce que j’ai un système qui garantit leur conformité en permanence”.

Comment construire ce système avec Fresh Management

Un système de conformité permanente pour l’indicateur 1 repose sur trois piliers : des modèles de fiches structurés avec tous les items, une source unique de vérité pour chaque information, et des alertes automatiques quand quelque chose change.

Les modèles de document de Fresh Management intègrent nativement les 9 items obligatoires de l’indicateur 1. Chaque nouvelle formation est créée sur la base d’un modèle préconfiguré qui rend impossible l’oubli d’un champ. Vous configurez la structure une fois, elle s’applique à toutes les créations suivantes. Accédez aux modèles de document depuis votre interface pour personnaliser chaque rubrique selon vos besoins.

Les programmes de formation centralisent toutes les informations de chaque formation dans un espace unique. Quand un tarif change, vous le modifiez en un endroit et la modification se propage partout où cette formation est référencée — catalogue en ligne, devis, conventions. Pas de doublon, pas de version obsolète sur un support oublié. Gérez l’ensemble de vos formations via la fonctionnalité programmes de formation.

Le catalogue en ligne synchronise en temps réel les informations de vos programmes directement sur votre site web. Quand vous modifiez une durée ou un délai d’accès dans Fresh Management, votre catalogue public est mis à jour instantanément sans intervention de votre webmaster. L’auditeur qui consulte votre site le jour de l’audit voit toujours la version à jour. Découvrez le fonctionnement du catalogue en ligne.

Les rappels et notifications envoient des alertes automatiques quand une information clé est susceptible d’être obsolète — expiration d’une certification formateur, changement de référent handicap, mise à jour annuelle du catalogue. C’est le filet de sécurité qui comble les oublis inévitables dans la gestion quotidienne. Configurez vos alertes via la fonctionnalité rappels et notifications.

Les documents personnalisés permettent de générer en un clic des fiches programme conformes, avec tous les items pré-remplis depuis les données de chaque formation. Pour les audits, vous exportez l’intégralité du catalogue mis à jour sans ressaisie. Utilisez les documents personnalisés pour créer vos modèles de programme sur mesure.

Ce que l’auditeur vérifie concrètement sur l’indicateur 1

L’auditeur sélectionne un échantillon de formations dans votre périmètre de certification, entre 3 et 10 selon la taille de votre catalogue. Pour chacune, il vérifie la présence des 9 items sur le support que vous présentez, site internet, programme PDF, plaquette ou proposition commerciale.

Il vérifie aussi la cohérence entre les supports. Si votre site affiche une durée de 2 jours et votre programme PDF mentionne 14 heures, l’auditeur note l’incohérence. Si votre contact référent handicap sur le site est une adresse e-mail générique mais qu’aucun nom n’est associé dans votre programme, il relève l’absence d’identification.

Il contrôle enfin l’actualisation. Une fiche sans date de mise à jour ni indication d’année expose à une non-conformité. Le guide de lecture V9 exige que l’information soit à jour. Un tableau de suivi interne — même simple — montrant les dates de dernière vérification de chaque fiche formation rassure systématiquement l’auditeur sur votre démarche.

Pour anticiper l’ensemble des vérifications d’un audit de bout en bout, notre article sur une journée type d’audit Qualiopi vous donne une vue complète du déroulement.

Cas particuliers selon votre catégorie d’action

Le guide V9 précise des adaptations selon la nature de votre activité.

Formations certifiantes RNCP ou RS. Votre fiche doit mentionner le libellé exact de la certification, son code RNCP ou RS, le nom du certificateur et la date d’enregistrement au répertoire. Ces éléments s’ajoutent aux 9 items standard. Un code RNCP expiré ou une date d’enregistrement incorrecte sont des non-conformités immédiates.

Bilans de compétences. Les prérequis ne sont pas exigés. Tous les autres items restent obligatoires. Le support doit rappeler le cadre légal et réglementaire du bilan de compétences, ses objectifs et ses modalités de financement.

VAE. Les contraintes et exigences de la démarche doivent être clairement formalisées et communiquées, notamment les modalités d’instruction et de faisabilité. Pour les diplômes de l’Éducation nationale, les modalités de l’étude personnalisée doivent être communiquées.

CFA. Toutes les informations standard s’appliquent. L’accessibilité aux personnes handicapées prend une importance particulière dans le contexte de l’apprentissage, avec des exigences spécifiques sur l’accompagnement des apprentis en situation de handicap.

Checklist — votre catalogue est-il conforme à l’indicateur 1 ?

Passez en revue chaque formation de votre catalogue avec ces 9 questions.

Les prérequis sont mentionnés explicitement, y compris “aucun” si c’est le cas. Les objectifs sont formulés de façon opérationnelle et évaluable. La durée est indiquée en heures ou en jours. Les modalités d’inscription et les délais d’accès sont précisés. Les tarifs ou conditions tarifaires sont accessibles. Les contacts incluent le référent pédagogique et le référent handicap. Les méthodes pédagogiques sont décrites. Les modalités d’évaluation sont explicitées. Les conditions d’accessibilité pour les personnes handicapées sont mentionnées avec les coordonnées du référent.

Si une seule case manque sur une formation de l’échantillon audité, c’est une non-conformité potentielle. Avec un catalogue de plusieurs dizaines de formations, vérifier manuellement chaque item avant chaque audit n’est pas tenable. C’est exactement le problème que Fresh Management résout en centralisant et en automatisant cette conformité au quotidien.

Découvrez comment Fresh Management vous aide à maintenir votre catalogue conforme à chaque indicateur du référentiel Qualiopi.

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Source principale : Guide de lecture du Référentiel National Qualité V9, Ministère du Travail, janvier 2024

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