Envoi de SMS groupé : prévenez tous vos stagiaires en un clic
La salle est inondée, le formateur est bloqué dans les transports, l’examen commence une heure plus tôt que prévu. Dans ces situations, un e-mail envoyé à 7 heures du matin a peu de chances d’être lu à temps. Un SMS, si.
Avec Fresh Management, vous envoyez un SMS groupé à tous les stagiaires d’une session en un clic, personnalisé au nom de chacun et signé du nom de votre organisme. Vous pouvez aussi programmer vos rappels pour qu’ils partent seuls, la veille de la session.
Ce que fait l’envoi de SMS dans Fresh Management
Le SMS s’appuie sur les informations déjà présentes dans vos sessions. Vous n’avez ni liste de numéros à exporter, ni message à retaper pour chaque stagiaire.
Les destinataires ne se limitent pas aux stagiaires. Vous pouvez écrire aux formateurs, par exemple pour confirmer un changement d’horaire, et aux entreprises clientes, par exemple pour prévenir le référent formation qu’une session est reportée.
Le nom d’expéditeur a aussi son importance. Un SMS signé du nom de votre organisme est reconnu immédiatement, là où un numéro inconnu risque d’être pris pour un démarchage et ignoré.
Quand un SMS vaut mieux qu’un e-mail dans un organisme de formation
L’e-mail reste le bon canal pour la convocation, la convention ou l’attestation, parce que ces messages portent des documents. Le SMS prend le relais quand le message est court et que le délai compte.
Le changement de dernière minute
Une salle indisponible, un formateur remplacé, un horaire décalé : ces informations arrivent souvent la veille au soir ou le matin même. Un SMS groupé envoyé depuis la session prévient tout le monde en quelques secondes, sans chercher les numéros un par un dans vos fichiers.
Le rappel avant la session ou l’examen
Un SMS programmé la veille rappelle l’heure et l’adresse. Pour une session d’examen, il rappelle aussi ce qu’il faut apporter, comme une pièce d’identité. Une fois le modèle enregistré, le rappel part pour chaque session sans que personne y pense.
La relance d’un document ou d’une réponse
Un stagiaire qui ne répond pas à ses e-mails lit souvent ses SMS. Un message court, avec le nom du document attendu, débloque parfois un dossier en une journée. Pour les relances qui doivent partir d’elles-mêmes, les relances automatiques de Fresh Management prennent le relais.
Envoyer un SMS groupé à une session
- Préparez le modèle. Rédigez le message une fois et insérez les champs variables : nom du stagiaire, date et lieu de la session.
- Choisissez les destinataires. Les stagiaires de la session, un formateur ou le référent d’une entreprise cliente.
- Envoyez ou programmez. Le SMS part tout de suite, ou au moment que vous avez fixé, par exemple la veille à 18 heures.
- Chaque destinataire reçoit son message. Individuel, à son nom, avec le nom de votre organisme comme expéditeur.
- Vous gardez la trace. Le SMS envoyé apparaît dans l’historique.
Le fonctionnement rejoint celui des modèles d’email : un texte rédigé une fois, personnalisé pour chacun au moment de l’envoi.
SMS d’information ou SMS de prospection : ce que dit la réglementation
Un SMS qui prévient un stagiaire inscrit d’un changement de salle concerne la formation qu’il suit. Il ne cherche pas à lui vendre quoi que ce soit.
Les règles changent dès que le SMS promeut une offre, par exemple une nouvelle formation ou un tarif préférentiel. La CNIL rappelle, sur le fondement de l’article L. 34-5 du Code des postes et des communications électroniques, que la prospection par SMS suppose le consentement préalable des particuliers, recueilli par une action positive comme une case à cocher non précochée. Les professionnels doivent être informés et pouvoir s’y opposer. Dans tous les cas, chaque message doit offrir un moyen simple de refuser les envois suivants.
Fresh Management gère la mention STOP, qui permet au destinataire de se désinscrire. Pour le reste de vos obligations, notre guide sur les bonnes pratiques RGPD pour les organismes de formation fait le point.
Vos questions sur l’envoi de SMS groupé
Comment envoyer un SMS groupé à des stagiaires ?
Depuis la session, choisissez un modèle de SMS ou rédigez votre message, puis envoyez-le à tous les stagiaires inscrits en un clic. Chacun reçoit un SMS individuel à son nom.
Les destinataires voient-ils les numéros des autres ?
Non. Chaque stagiaire reçoit un message individuel, et aucun numéro de participant n’apparaît aux autres.
Peut-on programmer un SMS de rappel ?
Oui. Vous fixez le moment de l’envoi, par exemple la veille de la session, et le SMS part automatiquement.
Le SMS peut-il être personnalisé au nom de chacun ?
Oui. Les champs variables insèrent le nom du stagiaire, la date et le lieu de la session dans chaque message.
Peut-on envoyer un SMS aux formateurs ou aux entreprises ?
Oui. Les SMS peuvent être adressés aux stagiaires, aux formateurs et aux entreprises clientes.
Faut-il le consentement du stagiaire pour lui envoyer un SMS ?
Les règles de la prospection visent les messages qui promeuvent une offre. Un rappel ou un changement de salle concerne la formation que suit le stagiaire. Pour un SMS promotionnel adressé à un particulier, son consentement préalable est nécessaire, et chaque message doit permettre de se désinscrire.
Envoyez un SMS de test pendant la démonstration
Partez d’une de vos prochaines sessions. Vous préparez un modèle de SMS, vous l’envoyez à un groupe de test et vous programmez le rappel de la veille. Vous voyez aussi comment l’envoi de SMS groupé s’articule avec vos e-mails.