Messagerie interne : échangez avec votre équipe sans quitter votre logiciel de formation
Une question sur une convention, un document à faire vérifier, une réunion à préparer avec un partenaire. Dans beaucoup d’organismes de formation, ces échanges passent par une application de messagerie personnelle, des e-mails qui s’empilent et des pièces jointes qu’on ne retrouve plus.
Fresh Management intègre une messagerie interne. Vous écrivez à un collègue ou à un groupe depuis l’écran sur lequel vous travaillez, avec pièces jointes, et la réponse arrive en temps réel.
Ce que fait la messagerie de Fresh Management
La messagerie est accessible depuis n’importe quel écran, par l’icône en forme de bulle en haut de la page. Elle s’ouvre en panneau latéral, sans vous faire perdre le dossier en cours.
Quand un message arrive, une pastille apparaît au-dessus de l’icône de la messagerie. Le destinataire ouvre le panneau et répond directement depuis son compte.
À quoi sert une messagerie interne dans un organisme de formation
Les questions rapides sur un dossier
« La convention de l’entreprise est-elle revenue signée ? » Posée par e-mail, cette question attend. Posée dans la messagerie, elle obtient souvent une réponse avant la fin de la pause. La personne qui répond a le dossier sous les yeux, dans le même logiciel.
Les documents à faire relire
Un devis à valider, un programme à corriger, une attestation à vérifier : le fichier part en pièce jointe du message, avec la question qui l’accompagne. Plus besoin de chercher dans quel e-mail il se trouvait.
Les groupes par projet ou par partenaire
Une conversation de groupe réunit les personnes qui travaillent sur un même sujet : la préparation d’une réunion avec France Travail, le lancement d’une nouvelle formation, l’organisation d’une session d’examen. Chaque groupe porte un nom, ce qui permet de retrouver l’historique des échanges plusieurs semaines après.
Les équipes réparties sur plusieurs sites
Quand l’accueil est au siège et le formateur sur un site client, la messagerie remplace le coup de téléphone qui dérange. Pour les organismes qui gèrent plusieurs établissements, elle complète la gestion multi-centres.
Démarrer une conversation dans Fresh Management
- Ouvrez la messagerie. Cliquez sur l’icône en forme de bulle en haut de l’écran.
- Créez une conversation. Cliquez sur le bouton « + ».
- Choisissez le destinataire. Dans la liste déroulante ou avec la barre de recherche, puis cliquez sur l’utilisateur.
- Rédigez le message. Ajoutez des pièces jointes si besoin : documents, images.
- Envoyez. Cliquez sur l’icône bleue d’envoi. Le destinataire est prévenu par une pastille et reçoit le message en temps réel.
Pour une conversation de groupe, choisissez l’option de nouvelle conversation de groupe, saisissez le nom du groupe, sélectionnez les membres puis cliquez sur « Créer le groupe ». Les échanges se font ensuite comme dans une conversation individuelle.
Une messagerie d’entreprise qui respecte vos accès
La messagerie fonctionne entre les utilisateurs de votre compte Fresh Management. Les droits des utilisateurs déterminent qui a accès à la plateforme, et donc qui peut être contacté.
Pour les alertes générées par le logiciel lui-même, comme une échéance ou une tâche à traiter, le centre de notifications prend le relais. La messagerie reste réservée aux échanges entre personnes.
Vos questions sur la messagerie interne
Comment ouvrir une nouvelle conversation ?
Cliquez sur l’icône en forme de bulle en haut de l’écran, puis sur le bouton « + ». Choisissez ensuite le destinataire dans la liste ou avec la barre de recherche.
Peut-on envoyer des pièces jointes ?
Oui. Documents, images et autres fichiers peuvent être joints au message avant l’envoi.
Comment sait-on qu’un message est arrivé ?
Une pastille apparaît au-dessus de l’icône de la messagerie. Les messages sont reçus en temps réel.
Peut-on créer une conversation de groupe ?
Oui. Donnez un nom au groupe, sélectionnez ses membres et cliquez sur « Créer le groupe ».
Faut-il installer une application de chat en plus ?
Non. La messagerie est intégrée à Fresh Management et accessible depuis tous les écrans du logiciel.
Qui peut utiliser la messagerie ?
Les utilisateurs de votre compte Fresh Management, selon les accès définis dans les droits des utilisateurs.
Essayez la messagerie interne pendant la démonstration
Pendant la démonstration, vous créez une conversation, envoyez un document en pièce jointe et montez un groupe pour un projet en cours. Vous voyez comment la messagerie interne s’insère dans votre journée de travail.