Conflits comptables : repérez les inscriptions non facturées et les écarts de paiement
Un stagiaire inscrit dont la facture n’est jamais partie. Une entreprise facturée deux fois pour la même session. Un OPCO qui verse plus que le montant dû. Ces écarts se découvrent d’ordinaire au moment du bilan, quand il faut reconstituer ce qui s’est passé six mois plus tôt.
Fresh Management les repère au fil de l’eau et les regroupe sur une seule page, avec l’action de correction à portée de clic.
Ce que la page des conflits comptables regroupe
La page s’ouvre depuis l’onglet Comptabilité, rubrique Conflit comptable. Les trois parties se lisent dans cet ordre, du plus coûteux au plus délicat : ce que vous avez oublié de facturer, ce que vous avez facturé en trop, ce que vous avez encaissé en trop.
Des apprenants inscrits, mais jamais facturés
La première partie liste les inscriptions à une session sans facture associée. Le cas est plus fréquent qu’on ne le croit : une inscription ajoutée après la création du dossier, une session gérée dans l’urgence, un apprenant transféré depuis une autre date.
Trois actions se proposent directement sur la ligne concernée :
- Créer une facture pro forma du montant correspondant, quand le paiement doit précéder la prestation.
- Créer la facture officielle, qui ne pourra plus être modifiée une fois émise.
- Convertir une facture pro forma existante en facture officielle, quand le document existait déjà.
Ces documents sont détaillés sur les pages facture pro forma et facturation.
La résolution des conflits comptables, en vidéo
Facturé en trop, encaissé en trop
Une facturation supérieure au montant dû
Quand le montant facturé dépasse celui de la prestation, l’écart se corrige par un avoir créé depuis cette même page. La facture d’origine reste en place, comme l’explique la page émission d’avoirs. C’est ce couple de documents qui rend la correction vérifiable.
Un paiement supérieur à la facture
Quand les règlements reçus dépassent le montant facturé, l’excédent se régularise par un remboursement, créé lui aussi depuis la page. Le mouvement se retrouve ensuite dans le suivi des paiements et dans la gestion des remboursements.
En faire un rendez-vous, pas une urgence
Cette page gagne à être consultée régulièrement, une fois par semaine ou par quinzaine selon votre volume, plutôt qu’à l’approche de la clôture.
Deux avantages à ce rythme. D’abord, chaque écart est encore explicable : vous vous souvenez de l’inscription tardive ou de l’acompte versé deux fois. Ensuite, vos exports comptables partent au cabinet sans les écarts que votre comptable vous signalerait de toute façon, un mois plus tard.
Vos questions sur les conflits comptables
Où se trouve cette page ?
Dans l’onglet Comptabilité, rubrique Conflit comptable.
Quels écarts sont détectés ?
Les inscriptions sans facture, les montants facturés supérieurs au montant dû, et les paiements reçus supérieurs au montant facturé.
Faut-il quitter la page pour corriger ?
Non. La facture, la pro forma, l’avoir ou le remboursement se créent depuis la ligne concernée.
Peut-on modifier une facture officielle émise par erreur ?
Non. Une facture émise ne se modifie plus : la correction passe par un avoir.
À quelle fréquence consulter cette page ?
Une fois par semaine ou par quinzaine selon votre volume. Les écarts restent alors récents et explicables.
Regardez vos propres écarts pendant la démonstration
Demandez à voir cette page avec un jeu de données proche du vôtre. Vous verrez comment se présentent une inscription non facturée, une facturation excédentaire et un trop-perçu, et comment chacune se corrige.