La facturation est la tâche administrative que les responsables d’organismes de formation redoutent le plus. Financeurs multiples, TVA sur exonération, relances impayées, exports comptables, BPF en fin d’année : chaque erreur coûte du temps et parfois des financements refusés.
Fresh Management automatise l’intégralité de votre cycle de facturation. Du devis à l’encaissement, en passant par la convention signée et la facture générée automatiquement, tout se passe dans le même outil. Zéro ressaisie, zéro oubli, zéro outil externe.
Le flux de facturation organisme de formation : de la convention à l’encaissement
Dans la plupart des organismes de formation, la facturation est fragmentée : la convention est dans Word, la facture dans un logiciel séparé, le suivi des paiements dans Excel. Chaque transfert de données entre ces outils est une source d’erreur.
Fresh Management connecte chaque étape dans un seul outil.
Étape 1 : le devis. Vous générez un devis professionnel depuis la fiche client en quelques clics. Les informations de la formation sont pré-remplies. Le devis part par e-mail directement depuis Fresh Management.
Étape 2 : la convention signée. Dès que le devis est accepté, la convention de formation est générée automatiquement à partir des données du devis. Elle est signée électroniquement par le client depuis son smartphone. Aucune ressaisie.
Étape 3 : la facture générée automatiquement. À l’issue de la session, Fresh Management génère la facture à partir des données de la session. Montant, TVA, mentions obligatoires, financeur : tout est pré-rempli. La facture part par e-mail en un clic.
Étape 4 : le suivi des paiements. Chaque facture est suivie en temps réel : envoyée, reçue, payée, en retard. Les relances automatiques partent sans intervention manuelle selon le délai que vous avez paramétré.
Facturation multi-financements : CPF, OPCO, Transitions Pro, particulier
Un organisme de formation gère rarement un seul type de financeur. Un même apprenant peut avoir une formation financée en partie par son OPCO, en partie par son employeur et en partie à titre personnel. Fresh Management gère cette complexité nativement.
Chaque dossier de financement génère la facture dans le bon format pour le bon destinataire. Les financements CPF passent par la synchronisation EDOF. Les financements OPCO et externes sont gérés avec les pièces justificatives requises. Vous ne ratez plus un remboursement par erreur de format ou de destinataire.
Les exports comptables sont générés dans le format attendu par votre comptable ou votre logiciel comptable. Le Bilan Pédagogique et Financier se remplit en temps réel à partir de vos données de facturation réelles.
Relances automatiques des impayés : zéro action manuelle
Les impayés sont la première source de perte de trésorerie pour un organisme de formation. La relance manuelle est chronophage et souvent oubliée quand l’activité s’accélère.
Fresh Management envoie des relances automatiques selon le calendrier que vous définissez : J+15, J+30, J+45 après l’échéance. Chaque relance part par e-mail avec le récapitulatif de la facture et les instructions de paiement. Vous êtes notifié si la facture reste impayée après la dernière relance.
Vous paramétrez les messages et les délais une seule fois. Fresh Management gère les relances à votre place, quelle que soit votre charge de travail.
Réforme de la facturation électronique 2026 : ce que ça change pour votre OF
À partir de septembre 2026, les organismes de formation devront émettre et recevoir leurs factures au format électronique structuré (Factur-X) via une plateforme agréée (PA) ou une solution compatible (SC). Les factures PDF ne seront plus suffisantes pour les transactions B2B.
Cette réforme concerne tous les organismes de formation assujettis à la TVA. Pour les OF exonérés de TVA en vertu de l’article 261-4 du CGI, des précisions réglementaires sont encore attendues — nous vous recommandons de vous rapprocher de votre comptable pour clarifier votre situation.
Fresh Management intègre cette évolution dans sa feuille de route. Nos clients seront accompagnés dans la transition vers la facturation électronique sans interruption de leur activité.
Toutes les fonctionnalités de facturation Fresh Management
Facturation automatisée. Vos factures sont générées depuis les données de vos sessions. Mentions obligatoires pré-remplies, TVA calculée automatiquement, envoi par e-mail en un clic.
Devis professionnels. Créez et envoyez vos devis depuis la fiche prospect. Transformez un devis accepté en convention, puis en facture sans ressaisie.
Factures proforma. Émettez des factures proforma pour vos clients qui ont besoin d’un document de préfacturation avant engagement.
Émission d’avoirs. Gérez les annulations et remboursements avec des avoirs générés automatiquement, liés à la facture d’origine.
Validation des paiements. Suivez l’état de chaque paiement en temps réel. Validez les encaissements et gardez une vue consolidée de votre trésorerie.
Relances automatiques. Paramétrez vos délais de relance une seule fois. Fresh Management envoie les relances impayées sans intervention manuelle.
Exports comptables. Exportez vos données dans le format attendu par votre comptable ou votre logiciel comptable.
Alertes conflits comptables. Fresh Management détecte les incohérences comptables et vous alerte avant qu’elles ne posent problème.
Ce que ça change concrètement pour votre OF
Un organisme de formation en ressources humaines, 3 utilisateurs administratifs, 200 apprenants par an. Avant Fresh Management, la responsable facturation passait deux jours par mois à éditer les factures sous Word, les envoyer une par une, noter les paiements dans Excel et relancer manuellement les retardataires.
Avec Fresh Management, la facturation du mois est générée en moins d’une heure. Les relances partent automatiquement. L’export comptable est prêt en un clic pour le comptable. Les deux jours sont récupérés pour le développement commercial.
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Ce que les organismes de formations disent de Fresh Management
Questions fréquentes sur la facturation
Comment automatiser la facturation d’un organisme de formation ?
Fresh Management génère vos factures automatiquement à partir des données de vos sessions de formation. Dès qu’une session est clôturée, la facture est créée avec les mentions obligatoires pré-remplies et envoyée au bon financeur. Les relances impayées partent automatiquement selon le calendrier que vous définissez.
Fresh Management est-il compatible avec mon logiciel comptable ?
Oui. Fresh Management génère des exports comptables dans les formats standards exploitables par les principaux logiciels comptables. Votre comptable reçoit les données directement sans ressaisie de sa part.
La TVA est-elle gérée automatiquement dans Fresh Management ?
Oui. Fresh Management calcule automatiquement la TVA applicable selon le paramétrage de votre organisme. Les organismes de formation exonérés de TVA en vertu de l’article 261-4 du CGI peuvent configurer leurs factures en conséquence. En cas de doute, consultez votre comptable.
Fresh Management gère-t-il les financements OPCO et CPF sur la facturation ?
Oui. Fresh Management gère les financements multiples nativement : CPF via la synchronisation EDOF, OPCO, Transitions Pro, employeur et particulier. Chaque financement génère la facture dans le bon format pour le bon destinataire.
Fresh Management est-il conforme à la réforme de la facturation électronique 2026 ?
La conformité à la réforme de la facturation électronique est intégrée dans la feuille de route de Fresh Management. La réforme entre en vigueur à partir de septembre 2026 pour les transactions B2B. Nos clients seront accompagnés dans la transition sans interruption d’activité.
Comment gérer les impayés dans un organisme de formation ?
Fresh Management envoie des relances automatiques selon le calendrier que vous définissez : J+15, J+30, J+45 après l’échéance. Chaque relance part par e-mail avec le récapitulatif de la facture. Vous êtes notifié si la facture reste impayée après la dernière relance.