Export comptable : toutes vos factures et vos avoirs d’une période en un fichier
Chaque fin de mois, le cabinet comptable réclame les pièces. Il faut alors ouvrir les dossiers un par un, exporter les PDF, vérifier qu’aucune facture ne manque, et recommencer pour les avoirs.
Dans Fresh Management, vous choisissez une période et vous téléchargez en une fois toutes les factures et tous les avoirs correspondants, réunis dans un fichier ZIP.
Ce que fait l’export comptable de Fresh Management
Les raccourcis de période évitent de saisir des dates à la main : le mois dernier, ce mois, les six derniers mois. Pour un exercice ou un trimestre particulier, le filtre de dates permet de définir précisément le début et la fin.
Télécharger les factures et avoirs d’une période
- Ouvrez la rubrique Comptabilité. Puis cliquez sur Factures pour afficher les factures et les avoirs.
- Lancez le téléchargement. Avec l’option Télécharger les écritures comptables.
- Choisissez la période. Un raccourci, comme le mois dernier, ou des dates de début et de fin précises.
- Vérifiez la liste. Toutes les factures et tous les avoirs de la période doivent apparaître.
- Téléchargez le ZIP. Il contient l’ensemble des documents au format PDF.
Le dossier obtenu se transmet ensuite à votre comptable, par e-mail ou par le canal qu’il utilise habituellement.
Le téléchargement des écritures comptables, en vidéo
Quand un organisme de formation a besoin de cet export
La remise mensuelle au cabinet comptable
Un export par mois, transmis avec les relevés bancaires, suffit à couvrir les pièces de vente de votre activité. Vous ne cherchez plus les factures une par une dans les dossiers de session.
La clôture de l’exercice
En fin d’exercice, la période personnalisée permet de reprendre douze mois d’un coup, factures et avoirs compris. Les avoirs comptent autant que les factures : ce sont eux qui expliquent les écarts.
Un contrôle ou un audit
Lorsqu’un financeur ou un contrôleur demande les pièces d’une période, l’export les réunit sans qu’il faille reconstituer la liste. Pour les documents pédagogiques d’une session, c’est la génération de documents qui prend le relais.
Ce qui alimente vos exports comptables
La qualité de l’export dépend de ce qui se passe en amont. La facturation produit les factures depuis les dossiers de formation, l’émission d’avoirs corrige sans effacer, et le suivi des paiements indique ce qui a été encaissé. Trois fonctions, un même dossier.
Vos questions sur l’export comptable
Que contient l’export ?
Toutes les factures et tous les avoirs de la période choisie, au format PDF, réunis dans un fichier ZIP.
Comment choisir la période ?
Avec un raccourci (ce mois, le mois dernier, les six derniers mois) ou en saisissant des dates de début et de fin précises.
Les avoirs sont-ils inclus ?
Oui. Ils figurent dans le même export que les factures.
Peut-on vérifier avant de télécharger ?
Oui. La liste des factures et avoirs de la période s’affiche à l’écran avant le téléchargement.
Comment transmettre l’export à son comptable ?
Le fichier ZIP se télécharge sur votre ordinateur, puis se transmet par le canal habituel de votre cabinet.
Testez l’export comptable sur le mois dernier
Pendant la démonstration, choisissez le mois écoulé, vérifiez la liste affichée et téléchargez le ZIP. Vous verrez en quelques instants ce que votre cabinet recevra.