Génération de documents : les documents de toute une session, en un clic
Dernier jour de formation, douze stagiaires, douze attestations à produire avant leur départ. Ouvrir un fichier, changer le nom, la date, enregistrer, recommencer : c’est souvent là que l’erreur se glisse, et c’est toujours là que le temps file.
Avec Fresh Management, vous générez d’un coup les documents de tous les apprenants d’une session. Chacun reçoit le sien, à son nom, à partir de vos modèles, et vous pouvez ajuster n’importe lequel avant de l’envoyer.
Ce que fait la génération de documents dans Fresh Management
La génération s’appuie sur les informations déjà présentes dans la session : apprenants, dates, formation, lieu. Vous n’avez rien à ressaisir.
La création d’un modèle, en vidéo
Les documents à générer pour toute une session
Les attestations de fin de formation
À l’issue de la formation, l’organisme doit remettre à chaque stagiaire une attestation mentionnant les objectifs, la nature et la durée de l’action ainsi que les résultats de l’évaluation des acquis (article L. 6353-1 du Code du travail). Une seule génération produit les attestations de tout le groupe, chacune avec les bonnes informations. Pour le contenu attendu, consultez notre article sur l’attestation de formation.
Les convocations et les documents de début de session
Même principe avant la formation : une convocation par stagiaire, générée d’un coup à partir du même modèle, puis envoyée avec les modèles d’email.
Les certificats et diplômes
Pour les formations certifiantes, les certificats de tout le groupe se génèrent de la même façon, à partir du modèle prévu pour cette formation.
Du modèle au document envoyé
- Le modèle est prêt. Créé une fois dans les modèles de documents, avec ses champs variables.
- Vous lancez la génération. Depuis la session, pour tous les apprenants.
- Vous vérifiez. Si un document demande une correction, vous l’ajustez dans l’éditeur de document, sans toucher aux autres.
- Vous transmettez. Export en PDF, envoi par e-mail ou signature.
Le logo, l’en-tête, la signature et le cachet viennent des documents personnalisés : chaque document généré porte automatiquement l’identité de votre organisme.
Vos questions sur la génération de documents
Peut-on générer les documents de tous les apprenants en une fois ?
Oui. Depuis la session, une seule action produit un document par apprenant, par exemple toutes les attestations en fin de formation.
Chaque document est-il personnalisé ?
Oui. Les champs variables du modèle insèrent le nom de l’apprenant, les dates, la formation et le lieu dans chaque document.
Peut-on modifier un document généré ?
Oui, avant l’envoi, dans l’éditeur de document. La correction ne concerne que ce document.
Faut-il créer un modèle au préalable ?
Oui. La génération s’appuie sur vos modèles de documents, créés une fois pour toutes.
Comment transmettre les documents générés ?
Par export PDF, par e-mail depuis Fresh Management, ou en les soumettant à signature.
Générez les attestations d’une session pendant la démonstration
Partez d’une session récente. Vous lancez la génération de documents pour tout le groupe, vous corrigez un document si besoin, puis vous les envoyez.