Documents personnalisés : votre logo, votre en-tête, votre signature et votre cachet sur chaque document
Une convention envoyée avec l’ancien logo, une facture sans cachet, une attestation dont le pied de page affiche encore l’adresse du déménagement précédent. Ces détails passent inaperçus en interne, beaucoup moins chez un client ou un financeur.
Dans Fresh Management, vous paramétrez une fois votre logo, vos couleurs, vos coordonnées, votre signature et votre cachet. Ils s’appliquent ensuite à tous vos documents, des devis et factures aux conventions, convocations et attestations.
Ce que permettent les documents personnalisés de Fresh Management
La personnalisation se règle une fois, au niveau de l’organisme. Une modification se répercute partout.
Un document personnalisé, en vidéo
Un papier à en-tête numérique pour tous vos documents
Le papier à en-tête imprimé a longtemps servi à donner une identité aux courriers. Dans Fresh Management, cette identité est portée par les en-têtes et pieds de page que vous créez une fois, puis que vous choisissez dans chaque modèle de document.
Un en-tête reprend en général le logo et la raison sociale. Le pied de page accueille les mentions administratives : adresse, SIRET, numéro de déclaration d’activité, coordonnées de contact. Ces informations figurent ainsi sur chaque page, sans que personne ait à les recopier.
Une charte par centre
Si vous gérez plusieurs établissements, chaque centre peut avoir sa propre charte, avec ses en-têtes et pieds de page. Un stagiaire formé dans votre second centre reçoit des documents aux coordonnées de ce centre, sans risque de confusion avec le siège. Cette organisation s’appuie sur la gestion multi-centres.
Signature et cachet de l’organisme, insérés automatiquement
La signature du responsable et le cachet de l’organisme se paramètrent une fois dans la configuration. Ils s’insèrent ensuite automatiquement sur les documents qui en ont besoin, comme les attestations ou les conventions, sans scanner ni coller d’image à chaque fois.
Cette signature représente l’engagement de votre organisme sur le document. Pour recueillir la signature d’un client ou d’un stagiaire, Fresh Management propose la signature en ligne, par exemple sur le devis de formation ou lors de l’émargement.
Des devis aux attestations, une présentation cohérente
La personnalisation couvre l’ensemble des documents produits par Fresh Management : devis, factures et avoirs côté gestion, conventions, convocations et feuilles de présence côté administratif, attestations, certificats et diplômes côté pédagogique. Un client qui reçoit le devis, puis la convention, puis la facture retrouve la même identité du début à la fin.
Pour un ajustement ponctuel sur un document précis, l’éditeur de document prend le relais, sans modifier la charte.
Vos questions sur les documents personnalisés
Faut-il paramétrer le logo sur chaque document ?
Non. Le logo, les couleurs et les coordonnées se paramètrent une fois et s’appliquent à tous les documents.
La signature et le cachet sont-ils ajoutés automatiquement ?
Oui. Une fois paramétrés, ils s’insèrent automatiquement sur les documents concernés.
Peut-on avoir une charte différente par centre ?
Oui. En multi-centres, chaque centre peut avoir sa propre charte, avec ses en-têtes et pieds de page.
Les factures et les devis sont-ils concernés ?
Oui. La personnalisation s’applique à tous les documents, y compris les devis, les factures et les avoirs.
Que se passe-t-il si mon adresse change ?
Vous la modifiez dans le paramétrage. Les documents générés ensuite portent la nouvelle adresse.
Voyez vos documents personnalisés à vos couleurs
Apportez votre logo, votre signature et votre cachet à la démonstration. Vous les paramétrez une fois, puis vous générez un devis, une convention et une attestation pour vérifier le rendu.