Extranet formateur : planning, émargement et documents pour vos intervenants
Un formateur externe appelle le mardi pour savoir dans quelle salle il intervient jeudi. Un autre réclame la liste des participants, un troisième renvoie sa feuille d’émargement scannée trois semaines après la session. Chaque demande mobilise votre équipe pour une information qui existe déjà.
Avec l’extranet formateur de Fresh Management, chaque intervenant accède à ses sessions, à leur planning, aux apprenants, aux documents et aux émargements. Il peut aussi déclarer ses indisponibilités, ce qui vous évite de planifier à l’aveugle.
Ce que le formateur trouve dans son espace
Créer un formateur et lui ouvrir son extranet
- Créez la fiche du formateur. Onglet Ressources humaines, puis Formateur et Ajouter un formateur.
- Complétez le formulaire. Informations personnelles, coordonnées et éléments administratifs, jusqu’à l’enregistrement.
- Le formateur reçoit son invitation. Un courriel part automatiquement à l’enregistrement du profil.
- Il définit son mot de passe. Depuis le lien reçu. Son accès est alors ouvert.
Cette ouverture vaut pour les intervenants occasionnels comme pour les permanents. Ce sont souvent les formateurs externes, qui interviennent deux fois par an, qui génèrent le plus d’allers-retours par e-mail.
L’extranet formateur, en vidéo
Ce que le formateur fait depuis son espace
Faire signer et signer lui-même
La feuille d’émargement s’ouvre depuis la session : le formateur signe et fait signer les apprenants depuis un ordinateur ou une tablette en salle. Le déroulé pédagogique suit le même principe pour attester que chaque module a été réalisé. Les autres modes de signature figurent sur la page émargement électronique.
Consulter la fiche d’un apprenant
Historique des présences et des absences, coordonnées, informations de session, prérequis validés, et pour les formations certifiantes, le suivi d’insertion professionnelle. Un formateur qui connaît le profil de ses participants adapte sa séance.
Déposer les supports
L’onglet des documents permet de consulter les supports disponibles et d’en déposer d’autres, présentations, annexes ou exercices, pour les mettre à disposition dans le cadre de la formation. Voir la page supports pédagogiques.
Faire répondre à un questionnaire
Le formateur consulte les réponses déjà données et peut faire renseigner un questionnaire en séance, sur un poste ou une tablette.
La timeline pédagogique, une trace qui sert en audit
La timeline pédagogique enregistre le suivi de chaque apprenant sur une session. Le formateur choisit un libellé, ajoute une description et, si besoin, des pièces jointes. L’événement apparaît dans la fiche de l’apprenant, horodaté.
Cette trace répond à une question que pose souvent l’auditeur : comment démontrez-vous l’accompagnement individuel, et l’adaptation du parcours quand un apprenant rencontre une difficulté. Un historique renseigné au fil des séances vaut mieux qu’un souvenir reconstitué avant l’audit.
Des indisponibilités déclarées par le formateur
Depuis son planning, le formateur consulte ses sessions par mois, par semaine ou par jour, et déclare une indisponibilité en indiquant ses dates et, si besoin, un motif.
Cette déclaration remonte à votre centre et évite de le planifier sur cette période. Vous cessez ainsi de reconstituer les disponibilités de chacun par e-mail avant d’ouvrir une session, et le planning reflète la réalité.
Vos questions sur l’extranet formateur
Comment un formateur obtient-il son accès ?
À l’enregistrement de sa fiche, un courriel l’invite à créer son compte. Il définit son mot de passe depuis le lien reçu, et son extranet est ouvert.
Que voit le formateur ?
Ses sessions, leur planning détaillé avec salles, horaires et modules, les apprenants, les documents et les questionnaires qui le concernent.
Peut-il signer des documents depuis son espace ?
Oui. Les documents mis à disposition par le centre, contrats, ordres de mission ou conventions, peuvent être signés depuis l’extranet, sans traitement papier.
Peut-il déclarer ses indisponibilités ?
Oui, depuis son planning, en indiquant les dates de début et de fin. Le centre en tient compte lors de la planification.
Un formateur externe peut-il en bénéficier ?
Oui. C’est même le cas où le gain est le plus net, ces intervenants ayant peu de contacts avec votre équipe.
Et les apprenants ?
Ils disposent de leur propre espace, avec les ressources et documents de leur formation.
Ouvrez un accès formateur pendant la démonstration
Pensez à un intervenant qui vous sollicite souvent. Vous créez sa fiche, ouvrez son extranet et regardez ce qu’il verra : ses sessions, ses apprenants, ses documents à signer.